Altijd en overal kunnen (samen)werken is tegenwoordig een vereiste. Bedrijven die productiever en makkelijker willen werken maken steeds vaker gebruik van Microsoft 365. Microsoft 365 biedt vele voordelen. Maar wat zijn de voordelen van Microsoft 365 voor jouw onderneming?

De voordelen van Microsoft 365 

Als je overstapt met jouw onderneming naar Microsoft 365 ervaar je direct vele voordelen. Wij hebben alle voordelen van Microsoft 365 voor je op een rijtje gezet:

1. Bedrijfsdata veilig in de cloud
2. Uitgebreid pakket aan functionaliteiten
3. Goedkoper 
4. Online samenwerken in hetzelfde bestand
5. Online vergaderen met Microsoft Teams
6. Altijd en overal via het internet beschikbaar
7. Eenvoudig gebruikers toevoegen/verwijderen en abonnementen aanpassen
8. Microsoft 365 verbetert het werken in teamverband
9. Geen omkijken meer naar updates
10. Vertrouwde werkomgeving 
11. Onderweg ook productief dankzij mobiele apps
12. Toegang vanaf ieder apparaat

Voordeel 1: Bedrijfsdata veilig in de cloud

Microsoft 365 heeft een veilige werkomgeving voor al jouw bedrijfsdata. Alle bedrijfsdata wordt opgeslagen in de cloud en is dankzij allerlei veiligheidsmaatregelen niet toegankelijk voor indringers. Zo is bescherming tegen spam, malware en andere bedreigingen standaard inbegrepen.

Ook zorgt Microsoft 365 voor een generieke werkwijze binnen jouw onderneming. Iedereen werkt in dezelfde online omgeving, waar bestanden veilig worden opgeslagen. 

Voordeel 2: Uitgebreid pakket aan functionaliteiten

Microsoft 365 heeft verschillende abonnementen met bijbehorende functionaliteiten. Elk abonnement beschikt over de standaard Office-apps (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook Exchange, OneDrive en SharePoint). Bij uitgebreidere Microsoft 365 abonnementen kan je bijvoorbeeld gebruik maken van desktopversies, Access en Publisher. Ook is de beveiliging nog geavanceerder en de cloudopslag groter.

Voordeel 3: Goedkoper

Voor een vast maandbedrag per gebruiker maak je al gebruik van Microsoft 365. Doordat Microsoft 365 een cloudoplossing is hoeft er geen dure IT-apparatuur aangeschaft te worden. Ook worden updates en onderhoud uitgevoerd door Microsoft, waardoor een systeembeheerder niet nodig is.

Voordeel 4: Online samenwerken in hetzelfde bestand

Wanneer je met meerdere mensen in eenzelfde document werkt is automatisch versiebeheer geen overbodige luxe. Dankzij Microsoft 365 hoort het vergelijken van meerdere versies tot het verleden. Documenten worden automatisch opgeslagen bij wijzigingen.

Ook kunnen medewerkers tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken, hoeft een bestand niet meer te worden gemaild en wordt er niet meer in het verkeerde document verder gewerkt. 

Voordeel 5: Online vergaderen met Microsoft Teams

Microsoft Teams is inbegrepen bij een Microsoft 365 abonnement en is ideaal voor online vergaderingen. Organiseer gemakkelijk een teams-vergadering, neem meetings op om later terug te luisteren en deel presentaties, video’s of foto’s.

Naast online vergaderen heeft Teams nog veel meer te bieden. Zo kun je samen tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken, chatten met collega’s en bestanden opslaan. Vraag ons naar de mogelijkheden van Teams voor jouw onderneming.  

Voordeel 6: Altijd en overal via het internet beschikbaar

Een ander voordeel van Microsoft 365 is dat je altijd toegang hebt tot jouw werkomgeving. Het enige wat je nodig hebt is een stabiele internetverbinding. Het is met Microsoft 365 mogelijk om overal te werken. Of je nu onderweg bent en een internetverbinding realiseert middels een persoonlijke hotspot of aan het werk bent in het buitenland. De locatie maakt niet meer uit.

Met een Business Standaard abonnement is het wel mogelijk om bestanden aan te passen zonder een internetverbinding. Deze bestanden zullen, wanneer je weer een internetverbinding hebt, gesynchroniseerd worden.

Voordeel 7: Eenvoudig gebruikers toevoegen/-
verwijderen en abonnementen aanpassen

Een groot voordeel van Microsoft 365 is dat je betaalt per gebruiker. Hierdoor betaal je nooit te veel. Ook bepaal je zelf welk abonnement geschikt is voor welke medewerker. Deze kun je achteraf aanpassen of opzeggen.

Voordeel 8: Microsoft 365 verbetert het werken in teamverband

Met Microsoft 365 kun je makkelijk bestanden delen met collega’s, tegelijkertijd werken aan een bestand, agenda’s delen of vergaderen via Microsoft Teams.

Conclusie: Microsoft 365 is een perfect hulpmiddel voor jouw onderneming om sneller en makkelijker samen te werken.

Voordeel 9: Geen omkijken meer naar updates

Het werken in een verouderde werkomgeving is verleden tijd met Microsoft 365. Microsoft 365 wordt namelijk altijd automatisch geüpdatet. Zo werk je altijd met de meest recente versie en ben je niet verantwoordelijk voor het IT onderhoud. 

Voordeel 10: Vertrouwde werkomgeving

Een ander voordeel van Microsoft 365 is dat medewerkers vaak snel vertrouwd zijn met een Microsoft 365 omgeving. Veel mensen hebben al wel eens met één van de Office-programma’s gewerkt, zoals Word, PowerPoint of Excel.

Voordeel 11: Onderweg ook productief dankzij mobiele apps

Dankzij de Office-app, die te downloaden is voor Android en iOS, kun je altijd bij jouw data. De Office-app combineert Word, Excel en PowerPoint in één app.

Ook kun je gebruik maken van de Outlook-app voor e-mails en de OneDrive-app om vanaf elke locatie toegang te krijgen tot jouw bestanden.

Voordeel 12: Toegang vanaf ieder apparaat

Tot slot heb je met Microsoft 365 toegang vanaf ieder apparaat. Of je nu werkt vanaf je tablet, mobiel of computer. Het is door Microsoft 365 mogelijk om overal te werken. Ook als je werkt op een flexwerkplek of computer van iemand anders.

Tip: back-up een Microsoft 365 omgeving

Veel bedrijven gaan er vanuit dat de data die staat opgeslagen in een Microsoft 365 omgeving automatisch wordt geback-upt. Helaas is dit niet het geval. In de blog ‘8 belangrijke redenen om een Microsoft 365 back-up te maken.’ leggen we uit waarom het zo belangrijk is.

De voordelen van Microsoft 365 zelf ervaren?

Conclusie: Microsoft 365 biedt jouw onderneming vele voordelen. Zo kunnen medewerkers onderling makkelijker samenwerken, stijgt de productiviteit en hebben ze altijd en overal toegang tot hun werkbestanden. 

Microsoft 365 is helemaal aan te passen naar jouw onderneming. Door de verschillende mogelijkheden die Microsoft 365 heeft te bieden is het belangrijk om Microsoft 365 goed in te richten en ervoor te laten zorgen dat jouw medewerkers er graag mee willen werken. Een moderne online werkplek is met Microsoft 365 makkelijk te realiseren.

Lees ook

• Zo wordt digitaal samenwerken een succes
• Wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen

Meer informatie over Microsoft 365

Meer informatie

Dagelijks wordt er binnen jouw bedrijf veel data verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de uren die werknemers maken, het verloop van projecten en het versturen van facturen. Vaak worden hiervoor verschillende systemen gebruikt met als gevolg dat alle data lastig terug te vinden en te delen is. Kantoorautomatisering biedt hiervoor de oplossing.

Kantoorautomatisering is een onmisbaar onderdeel geworden in de bedrijfsvoering. Het continue optimaliseren van bedrijfsprocessen verhoogt de efficiëntie, verlaagt de kosten en verbetert de concurrentiepositie. In deze blog gaan we dieper in op wat kantoorautomatisering is, wat er onder valt en reiken we je oplossingen aan om jouw kantoor verder te automatiseren.  

In dit blog:

• Wat is kantoorautomatisering?
• Wat valt er onder kantoorautomatisering?
• De 5 belangrijkste voordelen
• Verschillende manieren van kantoorautomatisering
• Aandacht voor adoptie is essentieel
• Kantoorautomatisering in de praktijk

Wat is kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering is letterlijk processen automatiseren op kantoor. Denk hierbij aan het verwerken van mailings, het opstellen van offertes en het maken van presentaties. Hiermee bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar verhoog je ook de productiviteit. 

Kantoorautomatisering omvat vandaag de dag meer dan alleen het omzetten van fysieke data in digitale data. Het omvat de hele IT-omgeving van een bedrijf. Denk hierbij aan serverbeheer, werkplekbeheer en netwerkbeheer.

Wat valt er onder kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering bevat meerdere aspecten die bedrijfsprocessen eenvoudiger en efficiënter maken. Enkele aspecten hiervan zijn:

De 5 belangrijkste voordelen

Wij hebben de vijf belangrijkste voordelen van kantoorautomatisering voor je op een rijtje gezet:

1. Efficiënter werken en tijdswinst

Het automatiseren van handmatige en tijdrovende taken versnelt bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen hun tijd daardoor besteden aan andere belangrijke taken.  

2. Kosten besparen

Automatisering neemt taken over waardoor er minder personeel nodig is en werkzaamheden kunnen sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd.

3. Tevreden werknemers

Doordat taken zijn geautomatiseerd of door software makkelijker af te ronden zijn zorgt dit voor minder repetitieve taken bij medewerkers, wat weer bijdraagt aan de werknemerstevredenheid.  

4. Concurrentie-
voordeel

Automatisering bevordert de concurrentiepositie van bedrijven omdat zij een voorsprong hebben op hun concurrenten.

5. Een beveiligde IT-omgeving

De nieuwste hard- en software bevat geavanceerde beveiligingsfuncties, waardoor data beter beschermd is tegen digitale bedreigingen.

Verschillende manieren van kantoor-
automatisering

Processen automatiseren op kantoor kan op verschillende manieren. Overweeg dus goed welke het beste bij jouw bedrijf passen. Hieronder hebben we enkele manieren voor je op een rijtje gezet:

Werken in de cloud

Een van de meest opkomende ontwikkelingen in kantoorautomatisering is de verschuiving naar de cloud. Met een online werkplek hebben medewerkers toegang tot hun software en gegevens vanaf elke locatie met internettoegang. Dit maakt flexibel werken en samenwerken eenvoudiger dan ooit tevoren. Tools zoals Microsoft 365 en een werkplek in de cloud zijn zulke cloudoplossingen.

Solitas heeft ook over de overstap naar de cloud gemaakt. Eigenaar Gert-Jan Beltman: “Het werkt perfect. Je kunt er altijd en overal bij. Ook ons boekhoudsysteem en ERP-pakket hebben we daardoor altijd tot onze beschikking.”

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

Werkplekbeheer optimaliseren

De juiste hardware is essentieel om een optimale werkplek te creëren voor medewerkers. Het begint namelijk allemaal bij een goede basis. Denk aan een ingerichte werkplek wanneer er een nieuwe collega start, het beschikken over de juiste accounts of een werkplek bij je thuis. Het zijn allemaal aspecten die vallen onder werkplekbeheer en ondersteunend zijn aan de werkzaamheden van de medewerker.

E-mail online

Met Hosted Exchange, oftewel e-mail online, heb je altijd toegang tot jouw e-mail waardoor je overal ter wereld zaken kunt doen. Ook is het mogelijk om jouw mailboxen en agenda’s te delen met andere gebruikers, bijvoorbeeld je collega’s, waardoor je nog makkelijker en beter samenwerkt.

VoIP telefonie

VoIP telefonie, of bellen via het internet, heeft veel traditionele telefoonlijnen vervangen. Het biedt bedrijven vele voordelen, zoals flexibiliteit in het op- en afschalen van gebruikers, integratiemogelijkheden met andere software en het is een professionele communicatietool.  

Aandacht voor adoptie is essentieel

Processen automatiseren valt of staat met goede adoptie. De tools en systemen kunnen zo effectief zijn, als medewerkers niet weten hoe ze er mee moeten werken behaal je niet het beoogde resultaat. Daarom is het belangrijk om medewerkers de juiste training en ondersteuning te bieden.   

Kantoor-
automatisering in de praktijk

Kippers heeft ervoor gekozen om hun IT-omgeving onder te brengen bij Connectium en verder te automatiseren. Ze zijn gebruik gaan maken van Hosted Exchange, waardoor hun mailbox automatisch gesynchroniseerd wordt en collega’s niet meer tegelijkertijd dezelfde mail beantwoorden. Ook zijn ze overgestapt naar VoIP telefonie waardoor ze altijd bereikbaar zijn, zowel op de vaste telefoon als op de smartphone.

Meer weten wat kantoorautomatisering voor Kippers heeft betekend? Lees dan het hele klantverhaal van Kippers.  

Lees ook

• De moderne werkplek: veilig (samen)werken in de cloud
• Makkelijk thuiswerken met een cloud thuiswerkplek

Jouw kantoor automatiseren?

Neem contact op

Martijn Gerritsen (links), eigenaar van autobedrijf De Haar, vertelt in deze klantcase meer over de samenwerking met Connectium: “We werken nu al een langere tijd samen met Connectium en we zijn erg tevreden over de samenwerking. Ze bieden goede support en zijn erg snel, precies wat we zochten in een IT-partner.”

“Bij onze vorige IT-partner ervaarde ik een slechte service en bereikbaarheid. Problemen werden niet tijdig opgelost, waardoor we soms wel uren niet meer ons werk konden uitvoeren. Om deze reden zijn we gaan kijken naar andere IT-partijen. We waren al bekend met Connectium, daarom was het voor ons logisch om contact op te nemen met hen.”

Martijn vertelt verder: “We hebben besloten om onze hele ICT-omgeving onder te brengen bij Connectium. Onlangs hebben we het (WiFi) netwerk aangepakt en hebben we de overstap gemaakt naar werken in de cloud. Ook regelt Connectium de telefonie, alle hardware en voeren ze maandelijks onderhoud uit. Door dit allemaal in handen van Connectium te leggen kunnen wij ons volledig richten op onze werkzaamheden.”

Autobedrijf De Haar werkt al geruime tijd in de Connectium-cloud: “Hiervoor werkten we op een eigen server, maar we waren niet tevreden over de prestaties. De verbinding op afstand was onbetrouwbaar en we kregen regelmatig te maken met foutmeldingen.”

“Toen we besloten om onze ICT bij Connectium onder te brengen, hebben we direct de overstap gemaakt naar de cloud. En het werkt super. Zolang ik een internetverbinding en een computer heb, kan ik mijn werk doen. Al onze bedrijfsapplicaties zijn geïntegreerd in de cloud en werken vanaf afstand gaat nu perfect.” 

“We kunnen altijd rekenen op de support van Connectium. Als er zich problemen voordoen, kunnen we contact opnemen met de supportafdeling en worden we snel geholpen of teruggebeld. We worden niet meer tegen gehouden door IT-problemen die ons werk stilleggen. Ik zou Connectium daarom zeker aanbevelen. Sterker nog, ik heb dit al een aantal keer gedaan.” aldus Martijn.

Kennismaken?

Neem contact op

Op 12 april 2023 verdwijnt de gratis klassieke versie van Microsoft Teams. Bedrijven die hun chatgeschiedenis, bestanden en andere data willen behouden moeten voor deze datum overstappen naar een betaalde versie of de nieuwe gratis versie.

Maakt jouw bedrijf op dit moment gebruik van de gratis versie van Microsoft Teams? Dan is het raadzaam om onderstaande informatie goed door te lezen.

De opties om Teams te blijven gebruiken

De klassieke versie van Microsoft Teams wordt buiten werking gesteld en daar kunnen bedrijven hinder van ondervinden.

Ten eerste omdat niet alle functionaliteiten meer gratis te gebruiken zijn en ten tweede omdat chatgeschiedenis, bestanden en allerlei andere data per 12 april definitief worden verwijderd. Het is daarom essentieel om over te stappen naar een andere versie van Teams. Er zijn twee opties mogelijk:

1. Upgraden naar een betaald Teams abonnement
2. Gebruik maken van een nieuwe gratis Teams versie

Optie 1: Upgraden naar een betaald Teams abonnement

Om gebruik te kunnen blijven maken van de functionaliteiten van Teams, is een upgrade naar een betaalde versie in sommige gevallen nodig. Microsoft biedt verschillende abonnementen aan:

Teams Essentials

De goedkoopste optie is Microsoft Teams Essentials, voor €3,70 exclusief BTW per maand per gebruiker maak je al gebruik van Teams. Met deze optie beschik je over alle basis functionaliteiten van Teams, waaronder:

• Onbeperkt groepsvergaderingen van maximaal 30 uur;
• 10 GB clouopslag per gebruiker;
• Maximaal 3000 deelnemers per vergadering.

Business Basic

Als je nog meer uit Microsoft Teams wil halen is het Microsoft Business Basic abonnement een goed alternatief. Met dit abonnement krijg je naast Microsoft Teams, ook toegang tot alle Microsoft 365 diensten zoals Word, Outlook, PowerPoint en Excel.

Het Business Basic abonnement kost €5,60 exclusief BTW per maand per gebruiker.

Enkele verschillen tussen Teams Essentials en Business Basic zijn:

• 1 TB cloudopslag per gebruiker;
• Opnamen en transcripties van vergaderingen;
• Samenwerkingsgericht aantekening maken in Teams waarmee deelnemers bijdragen kunnen leveren aan gedeelde inhoud.

Business Standard

Een opvolger van Business Basic is Business Standard. Het abonnement biedt net als Business Basic toegang tot alle Microsoft 365 diensten, waaronder Teams.

Het abonnement kost €11,70 exclusief BTW per maand per gebruiker en heeft meer Teams-functionaliteiten waar je gebruik van kan maken: 

• Hosten van webinars
• Registratie- en rapportagehulpprogramma’s voor deelnemers

Optie 2: Gebruik maken van een nieuwe gratis versie van Teams

Het blijft gelukkig nog mogelijk om Teams gratis te gebruiken. Het is wel noodzakelijk om voor 12 april 2023 over te stappen, anders verlies je jouw data en chatgesprekken.

Dit zijn de belangrijkste details van de gratis Teams versie:

• Onbeperkt één-op-éen vergaderingen van maximaal 30 uur
• Onbeperkte groepsvergaderingen van maximaal 60 minuten
• Maximaal 100 deelnemers per vergadering
• 5 GB cloudopslag per gebruiker

Let op: Microsoft zet alleen chatgeschiedenis, bestanden en data over wanneer je overstapt naar een betaald abonnement. Kies je voor de nieuwe gratis versie van Teams dan moet je zelf deze data overzetten. 

Maak ik gebruik van de gratis versie van Teams?

Weet je niet (zeker) of je gebruik maakt van de klassieke versie van Teams? Dit kan je op de volgende manier eenvoudig controleren:

1. Open Microsoft Teams en klik op je profielfoto in de rechterbovenhoek van de app.
2. Als je gebruik maakt van de klassieke versie zie je bovenaan het menu staan ‘Gratis versie van Microsoft Teams (klassieke versie)’.

Bovendien krijgen gebruikers met de klassieke versie ook bovenaan in Teams te zien dat de gratis versie komt te vervallen.

Hulp nodig bij de overstap naar een nieuwe Teams versie?

Expert spreken

Tegenwoordig werken we waar en wanneer we willen. Dit zal de komende jaren steeds meer de standaard gaan worden. Het is daarom raadzaam om werkplekken en de IT-omgeving hierop in te richten, echter is dit vaak nog niet altijd gedaan. Hoe richt je als organisatie een moderne werkplek in voor jouw medewerkers en welke IT oplossingen ondersteunen het?

In deze blog staat beschreven welke oplossingen jouw organisatie nodig heeft om de moderne werkplek te realiseren.

• Wat is een moderne werkplek?
• De voordelen
• Hoe ziet een moderne werkplek eruit?
• Gebruik de juiste hardware
• De veiligheid van modern werken
• De moderne werkplek in de praktijk

Wat is een moderne werkplek?

Een moderne werkplek, ook wel een cloud werkplek genoemd, is een werkomgeving die bestaat uit diensten en producten die het werk voor medewerkers effectiever, makkelijker en veiliger maken. Bovendien maakt werken in de cloud het mogelijk om op elke locatie te kunnen werken en altijd toegang te hebben tot data en software.

De voordelen

Er zijn verschillende voordelen van een moderne werkplek. We hebben alle voordelen op een rijtje gezet:

Hoe ziet een moderne werkplek eruit?

Een moderne werkplek beschikt over de nieuwste technologieën en bestaat vaak uit een cloudomgeving. Data en applicaties worden op afstand bewaard en draaien in grote datacenters. Dit biedt veel voordelen, zoals overal toegang hebben tot data, de flexibiliteit en het makkelijker kunnen samenwerken met collega’s.

Maar hoe ziet een moderne werkplek er in de praktijk uit? Het bestaat uit verschillende producten en diensten. Welke dit zijn, is erg afhankelijk van de wensen en eisen die een organisatie heeft. Hieronder staan een aantal mogelijkheden beschreven hoe modern werken gerealiseerd kan worden: 

Online werkplek in de cloud

Prijzen werkplek in de cloud

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

Modern werken met Microsoft 365

Prijzen Microsoft 365

Een moderne werkplek met VoIP

Prijzen VoIP telefonie

Gebruik de juiste hardware

Als we kijken naar een moderne werkplek is alleen de juiste software niet voldoende. Hardware is een essentieel onderdeel voor het creëren van een goede werkplek. Denk bijvoorbeeld aan laptops met voldoende vermogen, de juiste docking stations zodat medewerkers overal in het pand kunnen werken en verstelbare monitoren in verband met ergonomie.

Hulp nodig bij het inrichten van een moderne werkplek als het gaat om hardware? Neem vrijblijvend contact met ons op. 

De veiligheid van modern werken

De veiligheid van een moderne werkplek is een belangrijk aandachtspunt. Een moderne werkplek is erop gericht om gebruikers op een zo’n veilige mogelijke manier te laten werken.

Het voordeel van het afnemen van werken in de cloud is dat je als ondernemer geen omkijken meer hebt naar de veiligheid van de werkplekken. Dagelijks zijn er namelijk IT specialisten bezig met het optimaliseren van de cloud veiligheid.

Veilige toegang

Bij een moderne werkplek wordt er zorgvuldig gekeken naar het proces van toegang. Er wordt daarom vaak tweefactor authenticatie ingezet. Via een extra stap in het aanmeldingsproces moet een gebruiker aantonen dat hij of zij deze gebruiker is.

Een voorbeeld van tweefactor authenticatie is dat een gebruiker na het inloggen (met gebruikersnaam en wachtwoord), een pushmelding ontvangt op zijn of haar telefoon of smartwatch en deze eerst moet accepteren voordat diegene toegang krijgt tot de werkplek.

Optimale veiligheid en beschikbaarheid

Moderne werkplekken draaien vaak in grote datacenters. Deze datacenters zijn fysiek goed beveiligd, voorzien van de juiste (back-up) stroomvoorzieningen en zijn brandveilig.

Daarnaast zorgen leveranciers ervoor dat de werkplekken in meerdere datacenters draaien om risico’s te spreiden. Dit wordt ook wel redundantie genoemd. Indien er een storing plaatsvindt in één van de datacenters, kan een andere het overnemen. Hierdoor kan een hoge beschikbaarheid worden gegarandeerd.

Bewustwording

De moderne werkplek alleen technisch beveiligen is niet voldoende. Goede informatiebeveiliging is alleen mogelijk bij een goede balans tussen beleid, techniek en de mens. Er is vaak gebleken dat de mens de zwakste schakel is en dat de handelingen van gebruikers steeds belangrijker worden. Denk bijvoorbeeld aan het klikken op een link in een phishing mail.

Het is daarom raadzaam om medewerkers te trainen op het gebied van security awareness. Hoe gaan zij om met belangrijke bedrijfsdata en -systemen? Zijn ze zich bewust van de gevaren op het internet? En herkennen ze een phishing mail? 

Bij Connectium hebben we een security awareness programma waar medewerkers op een leerzame en interactieve manier aan de slag gaan met security awareness en regelmatig getest worden middels phishing simulatie. Meer informatie over het programma? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of download de factsheet.

De moderne werkplek in de praktijk

Wij hebben al meerdere klanten mogen helpen bij het realiseren van een moderne werkplek. Zo maakt Kippers al geruime tijd gebruik van onze online werkplek.

Arne Eertink, bedrijfsleider bij Kippers, vertelt: "We willen flexibel zijn. Dus ook op meerdere plekken in het pand kunnen inloggen of vanuit huis kunnen werken. Sinds we in de cloud werken is dit mogelijk. Daarnaast vinden we het ook erg fijn om een eigen omgeving te hebben waar we alle bestanden kunnen opslaan en deze met elkaar te kunnen delen. En natuurlijk dat we ons geen zorgen meer hoeven te maken over back-ups. Tot nu toe bevalt ons werken in de cloud erg goed.”

Lees ook

• Wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen
• 7 oorzaken van dataverlies en tips om deze te voorkomen

Werken met een moderne werkplek?

Adviesgesprek aanvragen

Een digitale werkplek zorgt ervoor dat medewerkers makkelijker en effectiever kunnen werken. Zo kan er samen in hetzelfde bestand worden gewerkt en geeft het medewerkers de vrijheid om locatie onafhankelijk te werken. In dit blog leggen wij uit hoe je een digitale werkplek in kan richten voor jouw medewerkers.

• Wat is een digitale werkplek?
• Voordelen van een digitale werkplek
• Vragen bij het inrichten van een digitale werkomgeving
• Manieren om een digitale werkplek in te richten
• Een digitale werkomgeving op maat
• Adoptie van een digitale werkomgeving bij medewerkers
• Onze aanpak voor een digitale werkplek

Wat is een digitale werkplek?

Bij digitaal werken gebruik je digitale applicaties, apparatuur en gegevens voor het uitvoeren van taken en processen. Hierdoor kunnen medewerkers bijvoorbeeld samen op hetzelfde moment in een document werken, zien welke collega’s op kantoor zijn en kantoorruimtes reserveren voor vergaderingen.

Om digitaal te kunnen werken is er een digitale werkplek nodig. Dit is een volledig virtueel ingerichte werkplek met toegang tot alle applicaties en documenten binnen de organisatie. Medewerkers kunnen deze vanuit iedere locatie benaderen. Hierdoor is een digitale werkomgeving ideaal voor hybride werken.

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om een digitale werkplek in te richten. Digitaal werken heeft namelijk veel voordelen welke wij hieronder hebben uitgewerkt.

Voordelen van een digitale werkplek

1. Locatie onafhankelijk werken:Zoals hierboven al gezegd is een digitale werkomgeving ideaal voor hybride werken. Omdat alle documenten en applicaties digitaal te benaderen zijn kunnen medewerkers werken waar en wanneer ze maar willen.
2. Tijdwinst realiseren: Er zijn geen grote archieven meer nodig en medewerkers hoeven niet meer handmatig gegevens op te vragen. Documenten zijn met één druk op de knop beschikbaar waardoor medewerkers meer tijd hebben voor hun werkzaamheden.
3. Beter samenwerken: Bij digitaal werken kunnen medewerkers samenwerken in hetzelfde document en is er makkelijker contact met collega’s via interne apps.
4. Papier besparen:Documenten zijn te vinden in een digitale werkomgeving waardoor er minder geprint hoeft te worden. Dit bespaart niet alleen papier, maar is ook nog eens beter voor het milieu!
5. Menselijke fouten voorkomen: Het is bij handmatige handelingen makkelijker om snel kleine foutjes te maken. Bij een digitale werkplek zijn routinehandelingen en automatische controles gedigitaliseerd.
6. Betere perceptie als organisatie: Wanneer je als organisatie digitaal gaat werken toon je aan dat je toekomstgericht bent en meegaat met de tijd. Vooral voor de jongere generatie heeft dit meerwaarde. 

Vragen bij het inrichten van een digitale werkomgeving

Voor je een digitale werkplek inricht heb je misschien wel wat vragen. Hieronder geven wij antwoord op enkele om je meer zekerheid te bieden:

1. Zijn mijn applicaties en data overal toegankelijk?In een digitale werkomgeving zijn alle applicaties en data binnen jouw organisatie op iedere locatie te benaderen.
2. Is een digitale werkplek veilig?De digitale werkplek is veilig door bijvoorbeeld de mogelijkheid tot tweefactorauthenticatie welke voor een veilige toegang zorgt. Tip:Door een digitale werkomgeving in te richten in de cloud ben je er zeker van dat deze veilig is.
3. Zijn alle devices in de digitale werkplek goed te beheren?Medewerkers voeren werkzaamheden uit op verschillende devices. Zo kunnen ze zowel laptops als smartphones gebruiken. Bij een digitale werkomgeving kan jij of de IT-beheerder apparaten voorzien van patches en updates.
4. Kan er support op afstand worden verleend?Bij een digitale werkplek kan er support van afstand worden verleend. Zo kan een IT-beheerder een apparaat op afstand overnemen om problemen op te lossen.

Manieren om een digitale werkplek in te richten

Wil je als organisatie een digitale werkplek inrichten? Dit kan gemakkelijk met de juiste ICT tools zoals de cloud en Microsoft 365. Daarnaast is verschillende software uitstekend te combineren met een digitale werkomgeving. Hieronder een korte beschrijving van een aantal tools:

Een digitale werkomgeving op maat

Een digitale werkplek kan gepersonaliseerd worden voor elke organisatie. Als organisatie gebruik je verschillende software en deze kan gecombineerd worden met de cloud. Zo kan 95% van de software gewoon geïnstalleerd worden in de cloud. Hierdoor ziet de cloudomgeving er per organisatie anders uit.

Bij sommige software kan er meer (maat)werk bij komen kijken. Hierbij gaat de cloudleverancier in gesprek met de softwareleverancier om te kijken wat er gedaan moet worden om het te realiseren.

Tip:Hulp nodig met het op maat maken van jouw digitale werkplek? Mail of bel ons gerust. Veel bekende software hebben wij al eens bij ons in de cloud geïnstalleerd.

Adoptie van een digitale werkomgeving bij medewerkers

Met alleen een digitale werkplek inrichten ben je er nog niet. Je moet zorgen voor een goede adoptie ervan bij medewerkers. Alleen dan kan een digitale werkplek succesvol zijn.

Een goede adoptie begint bij het centraal zetten van de medewerkers. Breng in kaart wat hun functies, werkzaamheden en werkstijlen zijn. Vervolgens kan er gekeken worden welke ICT-oplossingen, devices en apps er nodig zijn om alle medewerkers zo veilig, efficiënt en prettig mogelijk te laten werken. Belangrijk is om hierbij niemand buiten te sluiten. Bijvoorbeeld medewerkers die digitaal minder behendig zijn of niet goed kunnen lezen of zien. Zo kun je een spraakfunctionaliteit toevoegen en het mogelijk maken om teksten groter te maken. Ook mag het inlichten van medewerkers over digitale veiligheid niet worden vergeten. 

Onze aanpak voor een digitale werkplek

Wij hebben al vele klanten mogen helpen met het inrichten van hun digitale werkomgeving. Dit doen wij onder andere met onze cloudoplossingen en Microsoft 365 abonnementen. Zo is Solitas in de cloud gaan werken en dit bevalt goed. Eigenaar Gert-Jan Beltman: “Het werkt perfect. Je kunt er altijd en overal bij. Ook ons boekhoudsysteem en ERP-pakket hebben we daardoor altijd tot onze beschikking.”

Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.

HOE KAN CONNECTIUM JOUW ORGANISATIE HELPEN MET HET INRICHTEN VAN EEN DIGITALE WERKOMGEVING?

Neem contact op

Bedrijven met een flexibel bedrijfsmodel, oftewel hybride werken, krijgen te maken met nieuwe kansen maar ook extra uitdagingen. Een hybride team moet goed kunnen samenwerken – waar men zich ook bevindt.

Stel jouw team in staat om overal hun beste werk te leveren

Teamwork en samenwerking zijn van fundamenteel belang voor je mensen, teams en organisatie, ongeacht of iedereen op dezelfde fysieke locatie is. Geef mensen flexibele manieren om met bijvoorbeeld Office 365 of Microsoft 365 en Microsoft Teams te werken, zodat ze productief kunnen zijn en veilig kunnen werken.

Houd mensen en teams verbonden

Met de juiste tools kunnen werknemers in staat gesteld worden hun beste werk te leveren, waar zij zich ook bevinden. Houd mensen en teams verbonden, productief en veilig met oplossingen voor extern en lokaal (samen)werken.

In 6 stappen naar een hogere productiviteit met Office 365

Hierbij delen we graag alvast 6 tips waarop Office 365 de productiviteit van een team kan verhogen.

Wil je meer tips? Download dan de volledige handleiding.

De oplossing voor onder andere bovenstaande stappen in Office 365

Met de Office 365-applicaties kan het hele team in contact blijven, worden samenwerkingen geoptimaliseerd en is alle informatie binnen handbereik – waar ze ook zijn.

Wil je weten of Office 365, of een andere oplossing van Microsoft, ook voor jouw hybride organisatie kan werken?

Neem contact met ons op, wij helpen graag!

Bekijk ook

• 12 voordelen van Microsoft 365 voor jouw onderneming
• Microsoft 365 back-up: waarom is het nodig?
• Hybride werken faciliteren

De oplossing voor onder andere bovenstaande stappen in Office 365

Neem contact op

Download de handleiding “Hybride teamwork: een handleiding voor flexibel werken”

Met de stappen uit deze handleiding ga jij voor een goed functionerende moderne werkomgeving. Download de volledige handleiding en maak teamwork mogelijk, altijd & overal!

ICT uitbesteden of toch zelf blijven doen? Het volgende zal je bekend voorkomen: als ondernemer ben je verantwoordelijk voor allerlei zaken binnen jouw bedrijf, waaronder ICT. De ICT-werkzaamheden heb je altijd zelf gedaan omdat het niet veel werk was en je de kennis had. Alleen merk je de laatste tijd dat je drukker bent geworden met andere belangrijke werkzaamheden waardoor je het er ‘even’ tussendoor doet, ICT-gerelateerde vragen ingewikkelder beginnen te worden en de kwaliteit van je ICT-omgeving achteruit gaat.

Herkenbaar? Lees dan vooral verder. In deze blog leggen we je alle voor- en nadelen uit. Ook lees je meer over de kosten. Dit alles leggen we uit aan de hand van de volgende punten: 

• Wat is ICT beheer?
• ICT in eigen beheer
• Redenen voor ICT uitbesteden
• De voordelen
• De nadelen
• Gedeeltelijk of volledig ICT uitbesteden  
• Wat zijn de kosten?
• Conclusie

Wat is ICT beheer?

Voordat we uitleggen welke redenen er zijn om ICT in eigen beheer uit te voeren of toch ICT uit te besteden willen we je graag eerst uitleggen wat ICT beheer precies inhoudt.

Onder ICT beheer vallen alle activiteiten die te maken hebben met ICT in een bedrijf. Dat kan gaan om hardware voor werkplekken, telefonie, cloudoplossingen tot camerabeveiliging. De ICT-infrastructuur moet zo ingericht zijn dat medewerkers er optimaal gebruik van kunnen maken.

ICT in eigen beheer

Veel kleine (mkb) bedrijven kiezen ervoor om hun ICT in eigen beheer te nemen. En dat is vaak in de beginperiode behapbaar omdat de ICT-omgeving nog niet zo ingewikkeld is.  

ICT in eigen beheer heeft veel voordelen, zoals het hebben van controle, de interne communicatie loopt soepeler en medewerkers kunnen binnenlopen bij de ICT-afdeling.

Echter zit aan ICT in eigen beheer ook nadelen, zoals loonkosten voor personeel, grote investeringen in eigen hardware, het onderhoud daarvan en de kennis van medewerkers op peil houden. Het is daarom ook vaak onmogelijk dat één medewerker alle ICT-kennis heeft van de omgeving.

Redenen voor ICT beheer uitbesteden

Zoals eerder beschreven is het hebben van ICT in eigen beheer niet altijd de beste oplossing voor bedrijven. Daarom kiezen bedrijven ervoor om hun ICT beheer uit te besteden. Er zijn verschillende redenen voor het uitbesteden van ICT beheer. Toch zijn de meest voorkomende redenen:

• Gebrek aan (interne) kennis;
• Het vinden van goede ICT-medewerkers is lastig;
• Geen IT-personeel in dienst willen nemen;
• Alle focus op de core business willen hebben;
• Geen (kostbare) tijd meer besteden aan IT;
• Eén aanspreekpunt voor medewerkers;
• Zelf niet de kennis en het vermogen hebben om de ICT-omgeving optimaal te beveiligen (cybersecurity).

Voordelen van ICT beheer uitbesteden

Niet voor niets besteden vele bedrijven hun ICT beheer uit aan externe ICT-partijen. Het uitbesteden van ICT levert vele voordelen op, namelijk:

• Geen personeel nodig
• Aanvulling op ICT-afdeling
• Geen grote investeringen
• Nieuwste technologieën 
• Focus volledig op jouw bedrijf
• Goede beveiligde werkomgeving
• Goedkoper
• 24x7 bereikbaarheid

Voordeel 1: Geen personeel nodig

Zodra de ICT-infrastructuur volledig wordt uitbesteed aan een ICT-partij, hoeft er geen ICT-personeel aangenomen te worden. Daarmee bespaar je kosten, zoals loonkosten, het inrichten van een werkplek of het investeren in trainingen.

Voordeel 2: Aanvulling op ICT-afdeling

Het gedeeltelijk uitbesteden van ICT kan ook een aanvulling zijn op de ICT-afdeling. Daarmee hoeft niet alle kennis (en extra personeel) in huis te worden gehaald. Ook hoeft ICT-personeel niet meer klaar te staan voor medewerkers met kleine problemen en is het voor hen mogelijk om verder te werken aan grotere IT-projecten binnen de organisatie.

Voordeel 3: Geen grote investeringen

Als er gebruik wordt gemaakt van cloudoplossingen zijn grote investeringen in de ICT-infrastructuur niet meer nodig. Jouw bedrijf maakt alleen gebruik van de dienst(en) en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud, de aanschaf en het positioneren van de hardware.

Voordeel 4: Nieuwste technologieën

ICT-partijen zijn altijd bezig met de nieuwste technologieën en daar profiteer jij direct van als klant.

Voordeel 5: Focus volledig op jouw bedrijf

Het uitbesteden van ICT-beheer kan kostbare tijd besparen, aangezien het inrichten en beveiligen van de IT-omgeving, het uitzoeken van zaken, het onderhouden van de IT-omgeving en het opleiden van personeel veel tijd in beslag nemen. Als ondernemer kun je deze tijd gebruiken om je te concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf wanneer je ervoor kiest om ICT uit te besteden.

Voordeel 6: Goed beveiligde werkomgeving

ICT-partijen zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van cybersecurity, waardoor je verzekerd bent dat de ICT-infrastructuur goed is beveiligd.

Voordeel 7: Goedkoper

Voor veel (kleine) mkb-bedrijven is het goedkoper om ICT uit te besteden dan personeel in dienst te nemen.

Voordeel 8: 24x7 bereikbaarheid

Voor sommige bedrijven, zoals in de transport of zorginstellingen, is het belangrijk dat de IT-omgeving 24/7 operationeel is en dat geldt natuurlijk ook voor de IT-helpdesk. ICT-partijen bieden supportcontracten aan waar zij de mogelijkheid bieden tot het 24x7 bereikbaar zijn.

Nadelen van ICT beheer uitbesteden

Naast voordelen zitten er natuurlijk ook nadelen verbonden aan ICT uitbesteden. Hieronder hebben we deze nadelen uitgewerkt:

Nadeel 1: Afhankelijk

Sommige bedrijven vinden de afhankelijkheid van een ICT-partij een nadeel van ICT uitbesteden. Verlies van controle en erop moeten vertrouwen dat ICT-partij alles goed uitvoert kan als vervelend worden ervaren. Toch zien ook veel bedrijven dit niet als een nadeel. Zij hebben bij het uitbesteden van hun ICT beheer er geen omkijken meer naar.

Nadeel 2: Geen ICT-kennis in huis

Er is geen directe ICT-kennis binnen het bedrijf beschikbaar. Het fysiek binnen wandelen bij een ICT-afdeling zit bij ICT uitbesteden er niet in. Er moet eerst contact opgenomen worden met de externe ICT-partij. Vaak hebben goede ICT-partijen een supportafdeling beschikbaar voor klanten met vragen.

Gedeeltelijk ICT uitbesteden

Het is ook mogelijk om een gedeelte van de ICT uit te besteden. Vaak zien we dat bedrijven die kiezen voor gedeeltelijk ICT beheer uitbesteden een eigen ICT-afdeling hebben en het uitbesteden zien als een aanvulling op hun eigen ICT-afdeling. Bedrijven houden daarmee de kennis op peil en kunnen het ICT-bedrijf inschakelen wanneer zij er zelf niet meer uitkomen.

Verduidelijking met een voorbeeld

Eenzelfde constructie hebben wij als ICT-partij met Van Buuren Groep. Zij hebben een eigen ICT-afdeling waar zij alles oppakken op IT-gebied, denk aan werkplek, -applicatie- en serverbeheer.

ICT-medewerker Robertjan Gerritsen: ‘Toch kun en heb je niet altijd alle kennis in huis. Zodra wij vragen hebben of er zelf niet uitkomen schakelen we Connectium in. Bijvoorbeeld voor de cloudomgeving. Deze is destijds ingericht door Connectium en wordt momenteel ook nog beheerd door ze. Sander komt dan als consultant bij ons op kantoor waardoor we meteen stappen kunnen zetten.’ Lees meer over de samenwerking met Van Buuren Groep.

Wat zijn de kosten van ICT beheer uitbesteden?

Bij Connectium werken we met verschillende supportcontracten. Voor een vast maandbedrag ben je verzekerd van maandelijks onderhoud, telefonische bereikbaarheid en monitoring. Op deze manier kunnen wij jouw organisatie het beste ondersteunen op IT-gebied. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Conclusie

Er is geen duidelijk antwoord te geven op of je wel of niet ICT beheer moet uitbesteden. Het hangt van meerdere factoren af en aan welke factoren jij als ondernemer waarde hecht. Hieronder hebben wij de blog kort samengevat:

Waarom ICT beheer uitsteden:

• Geen personeel en de bijbehorende kosten;
• Altijd de nieuwste ICT-kennis en technologie beschikbaar;
• IT-omgeving optimaal beveiligd;
• IT-gerelateerde vragen stellen aan de helpdesk van het ICT-bedrijf;
• Volledige focus op jouw bedrijf.

Waarom ICT beheer niet uitbesteden:

• Afhankelijk van een ICT-partij;
• Controleverlies;
• Geen fysieke IT-afdeling op het kantoor.

ICT uitbesteden aan Connectium

Adviesgesprek aanvragen

Stel dat jouw bedrijf besloten heeft om te migreren naar de cloud, wil je in dat geval alles zelf in huis houden of liever uitbesteden? En kunnen alle bedrijfsprocessen wel naar de cloud worden gemigreerd? Dit zijn enkele belangrijke punten om van tevoren een antwoord op te hebben. Een goed ontworpen cloudstrategie biedt jouw bedrijf een duidelijke visie op het beheer van de IT-omgeving en de cloud.

In deze blog bespreken we wat een cloudstrategie is, wat de voorwaarden zijn voor een goede strategie en bieden we je de handvatten voor het opstellen ervan.

De cloud en haar verschillende typen

De cloud is een breed begrip en het vinden van de juiste cloudoplossing voor jouw bedrijf is zeker niet eenvoudig. Voordat we dieper ingaan op een cloudstrategie is het goed om te weten welke verschillende cloudtypen er zijn:

• Private cloud: Bij een private cloud gebruik je je eigen hardware, die zich ofwel op je bedrijfslocatie bevindt of in een datacenter dat je zelf beheert of huurt. Dit type biedt controle en beveiliging, aangezien alleen jouw organisatie toegang heeft tot de infrastructuur. Het is ideaal voor bedrijven die moeten voldoen aan strikte regelgeving of specifieke veiligheidsvereisten.
• Public cloud: In een public cloud worden jouw data en applicaties gehost in de cloudomgeving van een extern bedrijf, zoals Microsoft of Google Cloud. Dit model biedt kostenvoordelen omdat je betaalt voor het gebruik in plaats van voor de aanschaf en het onderhoud van hardware. Je kunt ook gebruik maken van onze eigen public Connectium cloud.
• Hybrid cloud: Een hybrid cloud combineert de voordelen van zowel private als public clouds. Je kunt bijvoorbeeld gevoelige data opslaan in de private cloud voor extra beveiliging, terwijl je minder kritische applicaties en diensten uit de public cloud gebruikt.

Lees ook:IaaS, PaaS, SaaS: betekenis en voordelen

Wat is een cloudstrategie?

Een cloudstrategie is een gedetailleerd plan waarin staat hoe jouw organisatie de cloud wil gebruiken om haar doelen te bereiken. Dit plan omvat keuzes over welke cloudmodellen en -diensten worden gebruikt, hoe data en applicaties worden gemigreerd en hoe de cloudinfrastructuur wordt beheerd en beveiligd.

Daarnaast is het belangrijk dat het plan beschrijft hoe medewerkers worden meegenomen in de veranderingen om de implementatie van de cloud te laten slagen. Een cloudstrategie dat alleen gericht is op ICT, is geen goede strategie. Een goede cloudstrategie sluit aan op de doelen van jouw organisatie en houdt deze rekening met de specifieke behoeften en uitdagingen.

Een cloudstrategie in 9 stappen

Een cloudstrategie hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. We hebben de 9 belangrijkste aandachtspunten voor je op een rijtje gezet om je te helpen bij het ontwikkelen van een succesvolle cloudstrategie.

1. Stem cloud-
doelstellingen af op de bedrijfs-
strategische doelen

Het is belangrijk om eerst te bepalen waarom je de overstap naar de cloud wil maken en welke voordelen dit jouw organisatie oplevert. Mogelijk wil je meer flexibiliteit creëren of de IT-werkdruk verlagen.

2. Stel een cloudstrategie-
team samen

Wij raden aan om een cloudstrategieteam samen te stellen met medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie. Dit team helpt met het in kaart brengen van de huidige manier van werken, de redenen en doelstellingen voor een eventuele cloudmigratie. Zo kun je de cloudstrategie zo compleet mogelijk maken.

3. Breng de huidige IT-omgeving in kaart

Analyseer de huidige IT-infrastructuur, inclusief de gebruikte applicaties en systemen. Kom erachter hoe er momenteel wordt gewerkt om een eventuele migratie soepel te laten verlopen. Wellicht loop je nog tegen bedrijfsprocessen of applicaties aan die niet helemaal geschikt zijn voor de cloud en moet je uitwijken naar een hybride oplossing. Het kan ook zijn dat er naar een andere manier van werken gekeken moet worden.

4. Denk na over de beveiliging van data in de cloud

Bij elke cloudoplossing is het essentieel om de beveiliging van data goed te regelen. Veel bedrijven plaatsen bedrijfskritische data liever niet in een public cloud. Daarom kiezen zij ervoor om gevoelige data in een private cloud te plaatsen en applicaties in de public cloud te hosten.

Breng eventuele risico’s van dataverlies in beeld en ontwikkel een plan om data in de cloud te beveiligen. Dit plan, ook wel een disaster recovery plan genoemd, beschrijft alle scenario’s, de getroffen maatregelen om dataverlies te voorkomen en de te ondernemen stappen bij een incident. Voorbeeldscenario’s kunnen zijn een plots gecrasht systeem, een hack of een menselijke fout.  

5. Geschiktheid van bedrijfsprocessen voor de cloud

Niet alle systemen en applicaties zijn geschikt voor de cloud. Dit kan komen door oudere applicaties die niet ontworpen zijn voor een cloudomgeving of vanwege prestatie-eisen van systemen die moeilijk in de cloud te realiseren zijn. Identificeer daarom eerst welke applicaties jouw bedrijf gebruikt en bepaal welke processen gemigreerd kunnen worden naar de cloud. Denk daarbij ook na waar je over een paar jaar wilt staan en welke applicaties misschien dan al wel verdwenen zijn of er juist bijgekomen zijn.

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

6. Kies een cloudleverancier die past bij jouw organisatie

Als je wil overstappen naar de cloud en dit wil uitbesteden aan een cloudleverancier, is het belangrijk om een leverancier te selecteren die past bij de behoeften van jouw organisatie. Hier zijn enkele aandachtspunten om op te letten en vragen die je jezelf bij deze punten kan stellen:

• Dienstenaanbod: Kan de leverancier alle diensten leveren die je nodig hebt?
• Bereikbaarheid en ondersteuning: Hoe snel kan het bedrijf storingen oplossen? Zijn ze 24/7 bereikbaar voor ondersteuning?
• Betrouwbaarheid en uptime: Wat is de gegarandeerde uptime? Hoe lang mag je bedrijf offline zijn zonder grote gevolgen?
• Beveiliging: Welke beveiligingsmaatregelen biedt de leverancier? Voldoen ze aan de benodigde regelgevingseisen?
• Schaalbaarheid: Kan de leverancier meegroeien met jouw bedrijf en toekomstige behoeften ondersteunen?
• Kosten: Wat zullen de kosten zijn? Zijn er nog verborgen kosten?

Door na te denken over deze aandachtspunten, kun je een cloudleverancier kiezen die het beste aansluit bij de eisen en doelen van jouw organisatie.

7. Breng de vaste en variabele kosten in beeld

Het mooie aan de cloud is de flexibiliteit en schaalbaarheid, echter brengt dat ook uitdagingen met zich mee. In de cloud is er veel mogelijk op het gebied van extra licenties, denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om gebruik te maken van Teams. Hierdoor is het kostenbeheer wat ingewikkelder. IT managers moeten daarom goed overwegen welke clouduitgaven noodzakelijk zijn.       

Maak een gedetailleerd overzicht van de kosten van de nieuwe cloud omgeving in vergelijking met de oude infrastructuur. Zorg ervoor dat de kosten passen bij de verwachte voordelen.

8. Implementatie van de nieuwe omgeving

Bij het plannen van de migratie moet rekening worden gehouden met de impact op verschillende afdelingen en medewerkers. Betrek daarom de medewerkers actief bij de implementatie van de nieuwe cloud omgeving. Zorg ervoor dat trainingen onderdeel worden van de cloudstrategie. Dit helpt verstoringen voorkomen en vergroot de acceptatie van de nieuwe cloud omgeving.

9. Evalueer en optimaliseer continu

Na de implementatie is het essentieel om de werking van de nieuwe cloudomgeving te evalueren. Voer regelmatig evaluaties uit om te bepalen of de beoogde doelen en voordelen worden behaald. Verzamel feedback van gebruikers en analyseer prestatiegegevens. Pas waar nodig zaken aan om de effectiviteit van de omgeving te verbeteren.

Door een cultuur van continue evaluatie en aanpassing te omarmen, zorg je ervoor dat de cloudomgeving steeds beter presteert en blijft voldoen aan de veranderende behoeften van de organisatie.

Cloudstrategie in de partijk 

Solitas heeft ervoor gekozen om de hele ICT-omgeving onder te brengen bij Connectium. Onderdeel hiervan was een duidelijk plan voor de toekomst. Inmiddels werken ze al geruime tijd in de cloud en zijn alle bedrijfsapplicaties geïntegreerd.

Meer weten over de overstap naar de cloud? Lees dan het hele klantverhaal.

Lees ook

• Migreren naar de cloud in 6 stappen
• Cloud vs on-premise: wat is voordeliger?

Overstappen naar de cloud met een cloudstrategie

Neem contact op

Of het nu gaat om een start-up, een MKB-bedrijf of een multinational, ieder bedrijf is tegenwoordig afhankelijk van een solide en betrouwbare IT infrastructuur. Het is de basis van een bedrijf en bevordert een efficiënte bedrijfsvoering, concurrentievoordeel en nog veel meer.

In deze blog leggen we de betekenis uit van een IT infrastructuur en waarom het essentieel is voor elk bedrijf.

• Wat is IT infrastructuur?
• Wat valt er onder een IT infrastructuur?
• De voordelen
• Verschillende typen IT infrastructuur, inclusief voorbeelden
• Welke ICT infrastructuur past bij jouw bedrijf?

Wat is IT infrastructuur?

Een IT infrastructuur omvat alle IT voorzieningen die een bedrijf nodig heeft om bedrijfsprocessen uit te voeren. Het bestaat uit verschillende componenten die een organisatie ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. Het doel van een infrastructuur IT is om een veilige en betrouwbare IT omgeving te creëren waarin wordt gezorgd voor de juiste werking van systemen, applicaties en dataopslag. 

Wat valt er onder IT infrastructuur?

De vraag 'Wat valt er allemaal onder IT?' is eigenlijk eenvoudig te beantwoorden: alles wat binnen een organisatie met IT te maken valt onder de ICT infrastructuur. Wanneer deze juist is ingericht creëert dit overzicht en biedt het houvast. Een infrastructuur IT is opgebouwd uit de volgende componenten:

• Hardware
• Software
• Netwerken
• Beveiliging
• Locatie

Hardware

Dit omvat alle fysieke apparaten zoals servers, computers, laptops, routers en switches. Deze fysieke apparaten ondersteunen de uitvoering van software en gegevensopslag.

Software

Dit omvat alle softwaretoepassingen, zoals applicaties, databases en besturingssystemen. Software zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd waardoor er dagelijks grote hoeveelheden informatie verwerkt kunnen worden.

Netwerken

Dit zijn alle verbindingslijnen tussen verschillende apparaten en systemen binnen een bedrijf. De juiste netwerkinfrastructuur maakt snelle en betrouwbare gegevensuitwisseling mogelijk en ondersteunt de interne en externe communicatie. Denk hierbij aan routers, switches en firewalls.

Beveiliging

Een ander belangrijk onderdeel van een ICT infrastructuur is de beveiliging. Het bevat alle IT maatregelen die worden genomen om zo veilig mogelijk te werken en dataverlies, cyberaanvallen of ongeautoriseerde toegang tegen te gaan. Hierbij kun je denken aan toegangscontrole, MFA, firewalls en antivirussoftware.

Locatie

Tot slot is de locatie waar servers of andere hardware worden ondergebracht ook een onderdeel van de infrastructuur ICT. Dit kan een datacenter zijn, maar ook gebouwen of kantoren waar hardware wordt geplaatst.

De voordelen van ICT infrastructuur

Een goede en overzichtelijke ICT infrastructuur levert een bedrijf vele voordelen op, waaronder:

Verschillende typen IT infrastructuur, inclusief voorbeelden

Er zijn verschillende typen IT infrastructuur. Wij hebben de meest voorkomende op een rijtje gezet:

On-premise

Dit wordt ook wel de traditionele IT infrastructuur genoemd. Alle IT benodigdheden worden lokaal, oftewel binnen het bedrijf, geïnstalleerd. On-premise werken is geschikt voor bedrijven die met specifieke software of grote databestanden werken en graag zicht willen hebben op hun eigen IT omgeving. Maar er zijn nog meer voor- en nadelen. 

Haase Bouw heeft gekozen voor de on-premise oplossing. Eigenaar Cor van Dijke: “Onze ICT-omgeving met bijbehorende programmatuur moet gewoon werken. Als hier verstoringen in zijn zorgt dit al gauw voor frustratie en tijdsverlies. Met de investering in de nieuwe hard- en software zijn we voorzien van een veilige en stabiele omgeving, welke ook nog eens toekomstproof is.”

Cloud

De cloud is ook wel een verzamelnaam voor het (extern) online opslaan en ophalen van bestanden. De dienst of IT omgeving waar men gebruik van maakt wordt gehost door een externe serviceprovider en kan door het internet worden benaderd. In de cloud werken is ideaal voor bedrijven die geen omkijk meer willen hebben naar hun IT omgeving. Diensten die hierop aansluiten zijn een werkplek in de cloud of Microsoft 365 werkplek.

Kippers Rijssen is een klant die al jaren gebruikt maakt van de cloud. “We willen flexibel zijn. Met de cloud is dit mogelijk. We hoeven ons geen zorgen meer te maken over onze IT infrastructuur.’

Overweeg je werken in de cloud? Lees dan eens het blog In 9 stappen een succesvolle cloudstrategie voor meer informatie. 

Hybride

Bedrijven die om wat voor reden ook nog niet helemaal de overstap willen of kunnen maken naar cloud kunnen een hybride IT infrastructuur overwegen. Een hybride ICT infrastructuur is een combinatie van cloud en on-premise. Bedrijven met deze combinatie profiteren van het beste van twee werelden. In de blog ‘een eigen server of cloud’ leggen we beide opties uit.

Akor maakt gebruik van zowel on-premise als cloud oplossingen. Lees meer over hun IT omgeving in de klantcase.

Colocatie

Een andere mogelijkheid is colocatie. Bij colocatie wordt de server geplaatst in een datacenter. Als bedrijf profiteer je van de voordelen van een professioneel datacenter, zonder het gedoe wat bij het beheren van een datacenter komt kijken.

OWK Ramen & Deuren heeft ervoor gekozen om hun eigen server te plaatsen in ons datacenter. Eigenaresse Kim over het traject: “Tijdens de gesprekken die wij hebben gehad met Connectium hebben wij aangegeven hoe wij het graag wilden hebben. Je kan en hoeft niet altijd alles te weten. Toch was het voor ons gedurende het traject altijd duidelijk. Het technische gedeelte werd goed uitgelegd en vaak toegelicht met een schets. Dat was erg prettig.”

Welke IT infrastructuur past bij jouw bedrijf?

Het kiezen van de juiste IT infrastructuur hangt af van verschillende factoren, waaronder de wensen en eisen, het budget, de bedrijfsapplicaties, de mate van schaalbaarheid, beveiligingsbehoeften en capaciteit. Daarom is het raadzaam om allereerst een overzicht te maken van de huidige IT oplossingen, om vervolgens de doelen te bepalen. De inzichten die hieruit voortkomen helpen bij het verbeteren van je ICT omgeving.

Het eindresultaat? Een IT infrastructuur dat de communicatie binnen het bedrijf verbetert, een bedrijf dat beter beveiligd is tegen online bedreigingen en kan inspelen op de snelle veranderingen door de flexibiliteit die is ingebouwd.

Lees ook

• Bedrijfsnetwerk aanleggen? Hier moet je op letten
• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen

Advies nodig?

Adviesgesprek aanvragen

We horen het regelmatig tijdens gesprekken: “Wij gebruiken Microsoft 365. Alles staat in de cloud. Een Microsoft 365 back-up is toch niet nodig?”. Maar is dit wel zo?

Microsoft is verantwoordelijk voor de infrastructuur, maar niet voor jouw data. Je bent er dus als gebruiker zelf verantwoordelijk voor wat er met je data gebeurt. Maar wat houdt dit precies in?

Steeds meer bedrijven maken gebruik van Microsoft 365. Het is de perfecte tool voor flexibele organisaties en is eenvoudig te installeren en te beheren. Microsoft 365 heeft vele voordelen, waaronder dat het altijd voorzien is van de laatste softwareversie en je zelf niet hoeft te investeren in IT-apparatuur. 

Veel van deze gebruikers gaan ervan uit dat wanneer zij Microsoft 365 afnemen automatisch hun data wordt geback-upt. Helaas is dit dus niet het geval. In deze blog leggen we je alles uit over de Microsoft 365 back-up en waarom het zo belangrijk is.

• Wat is een Microsoft 365 back-up?
• Waarom het zo belangrijk is
• 8 redenen waarom een Microsoft 365 back-up nodig is
• Hoe werkt de Microsoft 365 back-up van Connectium?
• Wat kost het?

Wat is een Microsoft 365 back-up?

Een back-up is ook wel een reservekopie. Met een Microsoft 365 Back-up maak je dus eigenlijk een kopie van alle data binnen Microsoft 365. Deze back-up wordt in de cloud gezet en kan worden teruggezet wanneer jij daarom vraagt. Hierdoor is het kwijtraken van data verleden tijd.

Waarom het zo belangrijk is

Zoals eerder aangegeven zijn veel gebruikers van mening dat wanneer zij in de cloud werken een back-up niet langer nodig is. Daarom zijn veel gebruikers ook verbaasd wanneer zij niet meer hun data kunnen terughalen na een incident. Hieronder zullen wij je uitleggen waar deze verwarring ontstaat.

Een bewaartermijn is geen back-up

Microsoft 365 werkt met bewaartermijnen van 30 tot 60 dagen. Vaak wordt gedacht dat een bewaartermijn hetzelfde is als een back-up. Dit is niet het geval. Er zit namelijk een wezenlijk verschil tussen deze twee termen.

Een back-up is ook wel een reservekopie en bevat meerdere versies. Dit zorgt ervoor dat je altijd je data kan terughalen. Microsoft 365 werkt met standaard bewaartermijnen. Nadat deze bewaartermijnen zijn verstreken, worden bestanden voorgoed verwijderd. Er is geen mogelijkheid om ze terug te krijgen, in tegenstelling tot een back-up.

Conclusie: het maken van een Microsoft 365 back-up is daarom erg belangrijk.  

8 redenen waarom een Microsoft 365 back-up nodig is

Dit zijn de 8 redenen waarom een Microsoft 365 back-up noodzakelijk is:

1. Verantwoordelijk voor eigen data
2. Per ongeluk verwijderen van data
3. Malware, virussen, hackers
4. Niet alle data op één plek
5. Retentieperiode is beperkt
6. Grote gevolgen na dataverlies
7. Regelgeving en wettelijke vereisten
8. Minimale downtime

1. Verantwoordelijk voor eigen data

Microsoft werkt volgens het principe ‘gedeelde verantwoordelijkheid in de cloud’. Dat houdt in dat Microsoft verantwoordelijk is voor het draaiende houden van de IT-infrastructuur en de klant verantwoordelijk is voor het beveiligen van zijn eigen bedrijfsgegevens. De wijze waarop dit gebeurt ligt volledig bij de klant.

2. Per ongeluk verwijderen van data

Of het per ongeluk gebeurt of niet, het verwijderen van bestanden of gebruikers gebeurt vaker dan je zou denken. Deze wil je uiteraard na verwijdering graag terug. Microsoft 365 bewaart data tussen de 30 en 60 dagen. Wil je na deze periode data behouden, dan is een andere oplossing nodig.

3. Malware, virussen, hackers

Malware, virussen en hackers kunnen ook toetreden tot jouw Microsoft 365 omgeving en vervelende situaties veroorzaken. De Microsoft 365 back-up die Connectium aanbiedt zorgt niet alleen voor een back-up, maar beschermt ook bestanden tegen malware, virussen en hackers.

4. Niet alle data op één plek

Al jouw bedrijfsdata wordt opgeslagen bij Microsoft. Gaat er wat mis bij Microsoft, dan betekent dat dit ook (grote) gevolgen heeft voor jouw bedrijf. Met online back-up bij een derde partij zorg je naast de back-up er ook voor dat al jouw data staat opgeslagen op een andere plek. Indien er problemen bij Microsoft zijn, dan ben je in ieder geval niet alle data kwijt.

5. Retentieperiode is beperkt

Zoals eerder benoemd zijn de bewaartermijnen van Microsoft 365 beperkt. Wil je bestanden langer dan bijvoorbeeld 30 dagen bewaren? Dan moet je op zoek naar een andere tool. Met Microsoft 365 back-up van Connectium bepaal je zelf de frequentie en hoelang data bewaard moet blijven.

6. Grote gevolgen na dataverlies

Dataverlies moet ten aller tijde worden voorkomen. Het kan namelijk grote gevolgen hebben voor jouw organisatie. Denk aan imagoschade bij bestaande en potentiële klanten, afname van productiviteit en hoge kosten. Het kan zelfs de bedrijfscontinuïteit op het spel zetten.

7. Regelgeving en wettelijke vereisten

Er kan worden voldaan aan de bewaarplicht en bewaartermijnen die worden gevraagd. De standaard bewaartermijnen zijn daar niet geschikt voor.

8. Minimale downtime

Downtime zet de organisatie stil, veroorzaakt gegevensverlies en kost geld. Door middel van de back-up worden hele werkomgevingen en data met een aantal klikken weer teruggezet.

Hoe werkt de Microsoft 365 back-up van Connectium?

Met de Microsoft 365 back-up van Connectium hoef je je geen zorgen meer te maken om je data. 

Maar hoe werkt het eigenlijk? Het enige wat wij van je nodig hebben is je beheerdersaccount. Daarna kunnen wij aan de slag met het inrichten. Wij zorgen ervoor dat jouw data dubbel en veilig staat opgeslagen. Alle data wordt meegenomen en is opgeslagen op onze eigen servers in datacenters in Nederland.

Wij snappen dat je een beheerdersaccount niet zomaar afgeeft. Daarom plannen wij altijd eerst een gesprek met je in, online of op locatie. Zo leer je onze organisatie en werkwijze beter kennen.

Wat kost het?

Voor een vast bedrag per maand ben je ervan verzekerd dat je nooit meer data verliest. Alles wordt dagelijks geback-upt, denk aan jouw e-mail, OneDrive, Teams en SharePoint.

Lees ook

• Wat is een back-up en waarom is het nodig?
• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen

Ook data veiligstellen?

Back-up aanvragen

Met Microsoft 365 heb je overal ter wereld altijd toegang tot jouw e-mail, agenda en bestanden. Of je nu in de trein zit, bij klanten aan het werk bent of thuis nog snel iets wil checken. Met Microsoft 365 kun je altijd en overal werken. Op elk apparaat.

Je beschikt over de vertrouwde Office applicaties, zoals Word, PowerPoint en Excel. Ook het onderling communiceren wordt een stuk gemakkelijker: chat via Teams, verstuur en plan vergaderingen in via Outlook of werk tegelijkertijd aan dezelfde documenten in Word. Kortom: Microsoft 365 is ideaal voor bedrijven. 

Bekijk hieronder de Microsoft Office 365 zakelijke abonnementen en bijbehorende specificaties en prijzen. Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op. 

Business Basic

Business Standard

Business Premium

Business Enterprise E3

*Bovenstaande prijzen zijn per maand per gebruiker exclusief BTW. Jaarabonnement, wordt automatisch verlengd.

• 24/7 bereikbaar op elk gewenst device
• Altijd voorzien van de laatste versie
• Efficiënt samenwerken
• Geen investering in dure IT-apparatuur
• Eenvoudig te installeren en beheren
• Makkelijk op- en afschalen aantal gebruikers
• En nog meer... 

Microsoft 365 is geschikt voor zowel eenmanszaken als MKB bedrijven met 300 medewerkers. Dit is ook één van de redenen dat Microsoft 365 zoveel verschillende abonnementen heeft.

Voor elk type bedrijf is er wel een passend Microsoft 365 abonnement. Wij geven je hierover graag een vrijblijvend advies.

Kies je voor Microsoft 365 zakelijk? Vergeet dan geen back-up te maken. Microsoft 365 werkt namelijk met vaste retentieperiodes. Nadat deze periodes zijn verstreken is data voorgoed verwijderd. Met een Microsoft 365 back-up zorg je ervoor dat data altijd teruggehaald kan worden. Zo wordt data verliezen verleden tijd. 

Meer informatie? Bekijk de Microsoft 365 back-up pagina en/of neem contact met ons op.

Ben je klaar voor Microsoft 365? Neem dan eens vrijblijvend contact op om een afspraak te maken.

Wij, van Connectium, helpen jouw bedrijf graag met de overstap naar Microsoft 365.

Benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Maak dan een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Bij steeds meer organisaties krijgen medewerkers de vrijheid om te werken waar en wanneer ze maar willen. Ze zijn niet langer gebonden aan kantoor en werken bijvoorbeeld thuis, in een café of terwijl ze onderweg zijn naar een klant. Een positieve ontwikkeling want mobiel werken levert bedrijven vele voordelen op.

In deze blog beschrijven we wat mobiel werken precies is en welke voordelen het jouw organisatie kan bieden.

• Wat is mobiel werken?
• De voordelen van mobiel werken
• De nadelen van mobiel werken
• Wat is er nodig voor een mobiele werkplek?

Wat is mobiel werken? 

Mobiel werken wordt ook wel het nieuwe werken of flexibel werken genoemd. Bij organisaties die deze werkwijze hanteren zijn medewerkers niet langer gebonden aan kantoor en vaste werktijden. Zij kunnen overal aan de slag wanneer ze zelf willen. Zolang ze het aantal uren van hun contract maar halen.

Mobiel werken maakt het daarnaast mogelijk om verloren uurtjes makkelijk in te halen. Stel je voor dat een werknemer moet wachten tussen twee afspraken. Hij of zij kan dankzij mobiel werken in de tijd die gewacht wordt gewoon doorwerken. Mobiel werk biedt zowel de organisatie als de medewerker voordelen.

De voordelen van mobiel werken 

We zijn door de jaren heen gewend geraakt aan het traditionele werken op kantoor. Sinds 3 jaar zijn wij ook grotendeels thuis gaan werken. Aan het begin van de coronapandemie zijn wij “in het diepe gegooid” voor wat betreft thuiswerken. De voordelen zijn toen wellicht ook wel zichtbaar geworden. De belangrijkste lichten wij kort toe:

De nadelen van mobiel werken 

Mobiel werken heeft vanzelfsprekend niet alleen voordelen maar ook enkele nadelen. We zetten enkele op een rijtje:

Wat is er nodig voor een mobiele werkplek? 

Denk je erover na om mobiele werkplekken in te richten voor jouw medewerkers? Dan is het goed om te weten waar je rekening mee moet houden. Bij mobiel werken is het belangrijk dat medewerkers de juiste apparatuur tot hun beschikking hebben. Denk hierbij aan een laptop, mobiel, extra monitor en een goede koptelefoon.

Daarnaast moet een mobiele werkplek toegang hebben tot alle bestanden, gegevens en omgevingen van jouw organisatie. Zo kunnen ze overal en altijd bij deze zaken. Daarnaast moeten ze makkelijk met collega’s kunnen communiceren. Belangrijk is dat alle middelen en data wel goed beveiligd zijn, zodat echt alleen medewerkers hierbij kunnen. Een goede oplossing hiervoor is een werkplek in de cloud of een Microsoft 365 werkplek. 

Een mobiele werkplek in de cloud

Prijzen werkplek in de cloud

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

Een Microsoft 365 werkplek

Teams

SharePoint

OneDrive

Lees ook 

• Digitale werkplek - Tips & tools om slimmer te werken
• Makkelijk thuiswerken met een cloud thuiswerkplek

Wil je als organisatie mobiel werken faciliteren?

Adviesgesprek aanvragen

Bij Povag draait alles online, met de webshop als belangrijkste onderdeel. Daarom zijn betrouwbare IT-oplossingen die ervoor zorgen dat zij kunnen bouwen op hun IT-omgeving essentieel. Blaine Rikhof is mede-eigenaar van Povag en vertelt in deze klantcase waarom zij daarom juist met Connectium zijn gaan samenwerken.

Blaine vertelt: “Ik ben ervan overtuigd dat je niet alles zelf moet willen doen. Er zijn professionals die het veel beter en sneller kunnen. Daarom hebben we in 2021 besloten om onze ICT-omgeving volledig in de handen van Connectium te leggen. Hierdoor kan ik mij richten op de werkzaamheden van het bedrijf, in plaats van het beheren van onze ICT-omgeving. En dat is een hele goede keuze geweest.” 

“Connectium is voor mij een ontzorgende factor. Zij zijn verantwoordelijkheid voor het werkplekbeheer, de dagelijkse IT-support en het onderhoud van onze omgeving. Ik wil er zelf zo min mogelijk werk mee hebben. Een perfect voorbeeld hiervan is wanneer er een nieuwe medewerker begint. Zodra HR een e-mail stuurt naar Connectium, regelen zij de werkplek en alle andere benodigdheden.”

Binnenkort wordt het bedrijfspand van Povag verbouwd en Blaine wil Connectium daar graag bij hebben. “Voor het aanleggen van het netwerk en de camerabeveiliging schakelen we Connectium in. Zij hebben hier alles in beheer, waardoor zij gemakkelijk kunnen uitbreiden op het huidige netwerk. Zo hebben we de installatie en het onderhoud onder één dak.”

"Wat ik erg fijn vind aan de samenwerking met Connectium is het complete plaatje dat ze bieden. Ze gaan verder dan alleen het leveren van hardware en internet. Ze bieden ook oplossingen op het gebied van telefonie en zorgen voor een betrouwbaar WiFi-netwerk met optimale dekking. Kortom; ze kunnen ons voorzien van alles wat we nodig hebben op het gebied van IT.” aldus Blaine.

Kennismaken?

Neem contact op

De afgelopen maanden hebben we samen met Pultrum hard gewerkt aan het ontwikkelen en implementeren van een toekomstbestendige en veilige IT-infrastructuur. In deze klantcase vertellen we hoe we deze nieuwe IT-omgeving hebben gerealiseerd en het verhaal van onze langdurige samenwerking.

De samenwerking tussen Pultrum en Connectium begon ruim 20 jaar geleden. Ronald, mede-eigenaar van Connectium, vertelt: “Vanaf het begin van mijn ICT-carrière kom ik al bij Pultrum, toen waren ze nog met een man of tien op kantoor. Pultrum is dus een klant van het eerste uur. Nu zijn ze uitgegroeid tot een grote, professionele organisatie. Mooi om voor te werken!”

Ate, eigenaar van Pultrum, vult aan: “Onze groei zorgde ervoor dat Connectium als onze ICT-partner ook moest meebewegen. Voor hen de taak om op het gebied van professionaliteit en capaciteit met ons mee te groeien. Dit hebben ze met verve gedaan.”

Door de groei van Pultrum in de afgelopen jaren, waaronder het uitbreiden van locaties en de overname van Westdijk, was het duidelijk dat de huidige IT-omgeving vernieuwd moest worden om aan de steeds groeiende wensen en eisen te voldoen.

Nadèshe, procesmanager bij Pultrum, vertelt: "Samen met mijn collega's en Connectium hebben we grondig onderzocht welke punten cruciaal waren voor de nieuwe IT-omgeving. Schaalbaarheid stond daarbij bovenaan. De nieuwe IT-infrastructuur moest flexibel genoeg zijn om op korte termijn eenvoudig op te schalen in het aantal gebruikers. Maar ook aansluiten bij onze wensen en eisen, zoals het online werken via Microsoft Teams. Andere belangrijke punten waren het verbeteren van de prestaties van de nieuwe omgeving en werken in een eigen cloud omgeving vanwege de veiligheid.”

Kort daarna zijn we aan de slag gegaan met het inrichten van de nieuwe omgeving. Nadèshe: “We hebben de huidige IT-omgeving in kaart gebracht, van de data- en rechtenstructuur tot aan alle applicaties. Tegelijkertijd waren de medewerkers van Connectium op de achtergrond druk bezig met de migratie. Gedurende de migratie hadden we regelmatig contact met Willem Jan. Samen hebben we bepaald wat van belang was voor de medewerkers van Pultrum en hield hij ons op de hoogte van de voortgang.”

"Op de dag van de livegang functioneerden de belangrijkste systemen zoals gepland. Daarnaast waren medewerkers van Connectium meerdere dagen aanwezig op locatie voor eventuele vragen. De migratie is dus soepel verlopen.”

Nadèshe vervolgt: "De nieuwe werkomgeving is op verschillende vlakken verbeterd. De beschikbaarheid via Teams is beter geïntegreerd en we proberen meer gebruik te maken van de chatfuncties. Ook is de IT-omgeving veiliger omdat we nu werken op een private cloud omgeving. Dankzij een overzicht van het applicatielandschap konden de meesten direct aan de slag tijdens de livegang. Uiteraard waren er nog enkele punten die verbeterd konden worden, maar deze werden snel opgepakt door Connectium.”

“De service en het snelle contact vind ik erg prettig aan de samenwerking met Connectium. Vaak krijgen we nog dezelfde dag een antwoord of wordt het probleem direct opgepakt. Bij grote partijen moet je vaak via tickets werken, wat ook prima is, maar bij Pultrum geven we de voorkeur aan samenwerkingen met partners die net zo gericht zijn op snel handelen als wij. Hier sluit Connectium perfect bij aan." aldus Nadèshe.

Kennismaken?

Neem contact op

Microsoft 365 biedt meerdere opties om de online samenwerking, communicatie en documentbeheer binnen jouw bedrijf te verbeteren. Drie van de meest gebruikte tools hiervoor zijn SharePoint, OneDrive en Teams.

Een van de meest gestelde vragen aan onze IT-experts is dan ook om het verschil tussen SharePoint, Onedrive en Teams uit te leggen. Begrijpelijk, want alle drie worden gebruikt voor onderlinge samenwerking en het opslaan van informatie. Toch zijn het geheel verschillende platformen. Maar wat zijn nu precies de verschillen en wanneer gebruik je welke tool? In deze blog leggen we het uit.

In dit blog:

• Wat is SharePoint?
• Wanneer gebruik je SharePoint?
• Wat is OneDrive?
• Wanneer gebruik je OneDrive?
• Wat is Teams?
• Wanneer gebruik je Teams?
• SharePoint, OneDrive, Teams: een overzicht

Wat is SharePoint?

SharePoint biedt teams, afdelingen en projectgroepen de mogelijkheid om gemakkelijk met elkaar online samen te werken. Bestanden uit bijvoorbeeld Excel, PowerPoint of Word kunnen centraal worden opgeslagen en gedeeld. Vaak zien we dat SharePoint de traditionele gedeelde F-schijf vervangt.

SharePoint biedt daarnaast de mogelijkheid om realtime samen te werken, waarbij werknemers gelijktijdig aan documenten kunnen werken. Binnen SharePoint kun je ook sites aanmaken om de interne communicatie te verbeteren, vergelijk het met een intranet. Gebruikers kunnen via deze site eenvoudig belangrijke informatie delen met collega’s.  

Wanneer gebruik je SharePoint?

SharePoint wordt gebruikt wanneer meerdere personen, zoals een team of organisatie, online willen samenwerken. De tool biedt de volgende mogelijkheden:

• Documentbeheer: SharePoint is ideaal voor het beheren van documenten die door meerdere mensen moeten worden bewerkt en gedeeld.
• Leden toevoegen: Voeg gemakkelijk collega’s toe aan gedeelde bestanden en mappen. Daarnaast is het mogelijk om de juiste rechten toe te wijzen aan gebruikers, bijvoorbeeld ‘alleen lezen’ of ‘bewerken’ van bestanden.
• Centrale opslag: SharePoint biedt een centrale opslag voor projecten waarbij teamleden samenwerken aan documenten, taken en planningen.
• Sites: SharePoint kan worden gebruikt om interne omgevingen en intranetten/sites te maken voor het delen van bedrijfsinformatie.  

Wat is OneDrive?

Zoals hierboven genoemd wordt SharePoint gebruikt als samenwerkingsplatform. Als iemand bestanden privé wil opslaan, is SharePoint niet de beste keuze. Gelukkig is OneDrive hiervoor de oplossing. OneDrive is een persoonlijke opslagplaats voor een gebruiker. Aan elk Microsoft-account is een OneDrive-opslagruimte gekoppeld. Het vervangt eigenlijk de traditionele persoonlijke schijf. Alle bestanden staan opgeslagen in de cloud, waardoor gebruikers altijd en overal toegang hebben, ongeacht het apparaat of de locatie.

Bovendien biedt OneDrive de mogelijkheid om bestanden te delen met anderen. Met slechts een link kunnen gebruikers gemakkelijk andere personen uitnodigen om bestanden te bekijken of te bewerken. Goed om te weten is dat het gedeelde bestand altijd blijft opgeslagen in de OneDrive van de gebruiker, waardoor deze de controle en privacy kan behouden.

Wanneer gebruik je OneDrive?

OneDrive wordt voornamelijk gebruikt om bestanden privé op te slaan en om deze te delen met één persoon of een kleine groep. OneDrive biedt de volgende mogelijkheden:

• Persoonlijke opslag: OneDrive is ideaal voor het opslaan van persoonlijke bestanden zoals documenten, foto's en video's.
• Bestanden delen met anderen: OneDrive biedt opties voor het delen van bestanden met enkele gebruikers via links of uitnodigingen.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform waarin teams kunnen chatten, vergaderen, bestanden kunnen delen en hierin samen kunnen werken. Teams maakt het gemakkelijker om snel met elkaar contact te leggen, zowel via beeld, audio en per chat. Door bestanden te plaatsen in een Team, wordt ervoor gezorgd dat iedereen toegang heeft tot deze gegevens.

Goed om te weten is dat wanneer Teams wordt gebruikt, de gebruiker eigenlijk SharePoint of OneDrive gebruikt. Deze applicaties draaien achter Teams en worden alleen via interface benaderd. SharePoint is een opslag tool achter een Team kanaal in Teams. Deze wordt automatisch aangemaakt als een Team wordt aangemaakt. OneDrive wordt gebruikt als een gebruiker een document deelt in een privé chat. Aangeraden wordt wel om documenten te delen in een Team kanaal, zo worden deze bestanden niet verwijderd indien een collega de organisatie verlaat. Dit gebeurt wel wanneer documenten in een privé chat worden gedeeld.

Wanneer gebruik je Teams?

Microsoft Teams kan voor twee opties worden gebruikt:

1. Samenwerken met een grote groep: Wil je met meerdere personen en collega’s bestanden delen en eenvoudig met elkaar communiceren op afstand? Maak dan in Teams een Team kanaal aan. Werk gestructureerd samen met collega’s in één omgeving. Chat, plan vergaderingen in en deel en werk tegelijkertijd in documenten.
2. Samenwerken met één persoon of een kleine (tijdelijke) groep: Wil je liever contact hebben en/of een bestand delen met één persoon of een kleinere groep? Maak dan gebruik van de privé chat in Teams.

Uiteraard is het ook mogelijk om deze twee opties door elkaar te gebruiken. Bijvoorbeeld als je wil communiceren met één persoon buiten het Team kanaal.

Microsoft Teams biedt de volgende mogelijkheden:

• Realtime communicatie: Gebruik Teams voor snelle chatberichten, zowel één op één als in groepschats.
• Samenwerking in projectteams: Voor projectgerichte communicatie en samenwerking, inclusief het delen van bestanden en het plannen van vergaderingen.
• Videovergaderingen en -gesprekken: Teams biedt uitgebreide functies voor online vergaderingen en gesprekken, waaronder scherm delen en het opnemen van vergaderingen.

SharePoint, OneDrive, Teams: een overzicht

OneDrive, SharePoint en Teams lijken op het eerste gezicht erg op elkaar, maar ze hebben elk hun eigen unieke kenmerken. De keuze voor welke je gebruikt hangt sterk af van hoe je online wil (samen)werken. We hebben alles samengevat in onderstaand overzicht:  

Lees ook

• Wat is Microsoft 365 en hoe werkt het?
• 12 voordelen van Microsoft 365 voor jouw onderneming

Ontdek wat SharePoint, OneDrive en Teams voor jouw bedrijf kan betekenen

Download de handleiding “Hybride teamwork: een handleiding voor flexibel werken”

Met de stappen uit deze handleiding ga jij voor een goed functionerende moderne werkomgeving. Download de volledige handleiding en maak teamwork mogelijk, altijd & overal!

Niek Meijer, IT-Manager bij Toelevering Online, vertelt in deze klantcase meer over de samenwerking met Connectium. “We zochten een partij die onze volledige ICT-omgeving in beheer kon nemen zodat wij ons bezig kunnen houden met de bedrijfsvoering en groei van Toelevering Online. Connectium was de IT-partij die we zochten. Ze zijn flexibel, informeel en denken graag met ons mee. Deze werkwijze sluit perfect aan bij ons bedrijf.”

Een jaar geleden heeft Connectium de volledige ICT-omgeving van Toelevering Online overgenomen. Van Office 365, werkplekbeheer tot het leveren van dagelijkse IT-support. Dit alles om Toelevering Online zoveel mogelijk te ontlasten.

“Wat ik erg fijn vind is dat Connectium met ons meedenkt en de dienstverlening hierop aanpast. Zo hebben we onlangs licentiemanagement aan Connectium overgedragen. Een dienst waar Connectium niet direct bekend om staat, maar wat toch snel en moeiteloos wordt opgepakt.”

Niek vervolgt: “Voor mij is het belangrijk dat collega’s bij Toelevering Online een goede en fijne werkplek hebben en dat het allemaal functioneert. Nu alles bij Connectium in beheer is, kan ik mij focussen op andere werkzaamheden. En als er toch iets is, kunnen we altijd terugvallen op de supportafdeling van Connectium, waar onze vragen snel worden behandeld en opgelost.”

“De informele samenwerking die we met Connectium hebben is erg prettig. De service is altijd optimaal en tijdens onze evaluatiegesprekken ligt de nadruk daarom nooit op KPI’s en SLA’s.” aldus Niek.

Niek vertelt verder over de ambities van Toelevering Online: “Onze doelstelling is met Toelevering Online verder te internationaliseren. Afgelopen jaar hebben we al een vestiging in België geopend en onze ambitie is om ieder jaar een land daaraan toe te voegen. Connectium is bereid ons bij de eerste stappen naar internationalisering te ondersteunen. Met name in het begin is dit voor ons een zorg minder."

Kennismaken?

Neem contact op

Transport & Lifting Twenthe (TLT) is al jaren klant bij Connectium. Johan ten Hove, Operationeel Manager bij TLT en verantwoordelijk voor IT, vertelt in deze klantcase meer over de samenwerking, de uitdagingen die ze hadden met hun oude IT-omgeving en hoe de nieuwe omgeving hen nu veilig en flexibel laat werken.”

Enkele jaren geleden stapte TLT over naar de hosted desktop. Destijds was dit een goede oplossing om overal te kunnen werken en bestanden veilig op te slaan. Door de jaren heen begon TLT andere software te gebruiken en hebben ze het werk op een andere manier ingericht, waardoor het werken in de hosted desktop omgeving minder geschikt werd.

"De nieuwe software was te zwaar voor de hosted desktop omgeving, waardoor medewerkers zowel in de hosted desktop als lokaal op hun laptop of computer werkten. Dit was niet langer de juiste oplossing voor ons, vooral omdat bestanden op verschillende locaties werden opgeslagen en de veiligheid niet gewaarborgd kon blijven. Daarom hebben we samen met Connectium naar alternatieven gekeken.” vertelt Johan.

Johan: “We hebben meerdere sessies met Connectium gehad om de juiste IT-omgeving te creëren die toekomstbestendig is. Na goedkeuring is Connectium direct aan de slag gegaan en in december 2023 zijn we definitief overgestapt naar de nieuwe omgeving. De implementatie verliep soepel; ze zijn zelfs een dag eerder begonnen. Op donderdagavond kwamen ze bij ons op kantoor en tegen middernacht waren alle computers al in de nieuwe omgeving geïntegreerd. De volgende dag hoefden er alleen nog wat kleine zaken afgehandeld te worden. De nieuwe omgeving werkt uitstekend en ook thuiswerken gaat nu perfect.”

Ronald Vrijenhoek, mede-eigenaar Connectium, licht de vernieuwde IT-omgeving toe: “TLT werkt nu met een Microsoft 365 werkplek en een IaaS-oplossing. Dit houdt in dat de applicaties hybride gekoppeld zijn aan Microsoft 365. De nieuwe omgeving is meer toegespitst op de wensen en eisen van TLT. Zo wordt de rekenkracht van de huidige werkplekken beter benut, waardoor de software optimaal werkt. Bovendien wordt er dagelijks een back-up gemaakt, zowel in de cloud als op tape.”

Met de nieuw geïmplementeerde IT-omgeving hecht TLT veel waarde aan een veilige werkomgeving. Hier valt ook cybersecurity onder. Johan vertelt waarom: "Een verkeerde klik op een link in een phishingmail kan al schadelijke gevolgen hebben voor ons bedrijf. We kunnen onze medewerkers dit niet kwalijk nemen als ze niet op de hoogte zijn van de risico's. Daarom zijn we na de implementatie van de nieuwe IT-omgeving gestart met security awareness trainingen. Tijdens interactieve sessies werden onze collega’s vertrouwd gemaakt met de wereld van cybersecurity en werd er een phishing test verstuurd.”

Johan is zeer tevreden over de samenwerking met Connectium: "De samenwerking met Connectium is goed. Er zijn korte lijnen, wat snelle communicatie mogelijk maakt. Wanneer je belt met Connectium, krijg je direct mensen aan de lijn die weten waar ze het over hebben."

Johan vertelt verder: "Vertrouwen in je IT-partner is cruciaal, want je geeft hen de controle over alles. We nemen niet zomaar een IT-partner in de arm. Connectium is een stabiele en betrouwbare IT-partner, en tot nu toe is mijn vertrouwen in hen nooit beschaamd."

Kennismaken?

Neem contact op

Wist je dat steeds meer bedrijven de overstap maken naar een virtuele werkplek? Met slechts een internetverbinding en een device, kun je eenvoudig bij al je e-mail, gedeelde bestanden en essentiële programma's. Hierdoor ben je niet langer gebonden aan een bureau en kun je werken waar en wanneer je maar wilt.

In deze blog lichten we toe wat een virtuele werkplek precies inhoudt. Ontdek de voordelen die het biedt, maar ook de mogelijke nadelen waar je rekening mee moet houden.

 In dit blog:

• Wat is een virtuele werkplek?
• De belangrijkste kenmerken van een virtuele werkplek
• De voordelen van een virtuele werkomgeving
• De nadelen van een virtuele werkomgeving
• Overstappen naar een virtuele werkplek? Let hierop
• Voorbeelden van een virtuele werkomgeving

Wat is een virtuele werkplek?

Een virtuele werkomgeving is een digitale werkplek welke vanaf elke locatie toegankelijk is. Het beval alle tools, applicaties en gegevens die nodig zijn om het werk uit te voeren of met elkaar samen te werken. Denk hierbij aan het versturen van e-mails, het opslaan van bestanden in SharePoint of het online vergaderen via Teams. Om dit mogelijk te maken wordt er gewerkt in de cloud in plaats van lokaal zoals bij een traditionele werkplek. Een virtuele werkplek wordt daarom ook wel een online werkplek genoemd.

De belangrijkste kenmerken van een virtuele werkplek

• Een virtuele werkplek is geschikt voor samenwerking met collega's of externe partijen. Documenten kunnen eenvoudig worden gedeeld en het is mogelijk om gelijktijdig in hetzelfde bestand te werken.
• Het is overal en altijd mogelijk om gebruik te maken van de virtuele werkplek, aangezien alles staat opgeslagen in de cloud. Het enige wat nodig is, is een internetverbinding en een apparaat om mee in te loggen.
• Alle tools, programma's en gegevens worden gecentraliseerd beheerd door de IT-afdeling of een IT-partner. Werkplekken zijn allemaal verbonden met één domein op een virtuele server.
• Alle gebruikers werken binnen dezelfde omgeving, waardoor bestanden op één centrale locatie worden opgeslagen.

De voordelen van een virtuele werkomgeving

Door als bedrijf te werken in een virtuele werkplek, profiteer je van verschillende voordelen. We hebben de belangrijksten hieronder voor je op een rijtje gezet:

1: Efficiënter samenwerken

Eén van de grootse voordelen van een virtuele werkplek is de mogelijkheid om efficiënter samen te werken. Collega’s kunnen eenvoudig documenten met elkaar delen en hier gelijktijdig in werken.

2: Kosten besparen

Omdat een virtuele werkomgeving vaak als een dienst wordt afgenomen, hoef je als bedrijf zelf geen prijzige hardware aan te schaffen en te onderhouden. Daarnaast wordt thuiswerken gemakkelijker, wat ervoor zorgt dat kantoorruimtes minder worden gebruikt of zelfs komen te vervallen.

3: Goede beveiliging

Virtuele werkplekken beschikken over beveiligingsfuncties en worden voortdurend gemonitord op mogelijke kwetsbaarheden. Regelmatig worden er updates uitgevoerd door de IT-partij. Daarnaast wordt er vaak extra beveiliging, zoals tweefactorauthenticatie, toegepast voor een nog betere bescherming van gegevens.

4: Schaalbaarheid

Het aantal werkplekken kan snel en gemakkelijk worden op- en afgeschaald. Dit is ideaal wanneer jouw bedrijf veel waarde hecht aan flexibiliteit, te maken heeft met veranderingen in het personeelsbestand of zelf geen hardware aan wil schaffen.

5: Centraal beheer en opslag

Omdat alle werkplekken vanuit één centrale locatie worden beheerd, behoudt jouw bedrijf met een virtuele werkplek de volledige controle over de IT-omgeving. Dit voorkomt dat bestanden lokaal worden opgeslagen en vermindert het risico op gegevensverlies. Daarnaast kunnen updates centraal worden uitgevoerd om potentiële beveiligingslekken te dichten.

6: Flexibiliteit  

Dankzij een virtuele werkplek kunnen medewerkers altijd en overal werken, waardoor jouw bedrijf flexibeler wordt en beter kan inspelen op veranderende omstandigheden. Of het nu gaat om onverwachte gebeurtenissen zoals de coronapandemie die thuiswerken noodzakelijk maakte, of om files te vermijden door eerst thuis te werken en vervolgens naar kantoor te gaan, een virtuele werkplek zorgt voor meer flexibiliteit binnen jouw organisatie.

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

De nadelen van een virtuele werkomgeving

Helaas zitten er ook enkele nadelen aan een virtuele werkplek. We beschrijven ze hieronder:

1: Adoptie

Veranderingen brengen altijd uitdagingen met zich mee. Hoewel een virtuele werkplek steeds bekender wordt en er niet veel verandert, is het voor eindgebruikers altijd even wennen. Daarom is het belangrijk om medewerkers mee te nemen in de veranderingen door de nieuwe IT-omgeving uit te leggen en één werkmethode te hanteren in het bedrijf. Zo zorg je ervoor dat iedereen alle functionaliteiten benut van de virtuele werkplek.

2: Een goede internetverbinding

Een goede internetverbinding is essentieel. Denk er daarom aan dat, zowel in het pand als thuis, er wordt gezorgd voor een stabiele en een veilige internetverbinding.

3: Aanschaf hardware

Wanneer een bedrijf nog helemaal ingericht is op een fysieke werkplek, zien we vaak dat er nog beeldschermen en fysieke computerkasten aanwezig zijn. Om de virtuele werkplek optimaal te benutten, waar en wanneer je wilt, is het aanschaffen van flexibele hardware zoals een laptop essentieel.

Overstappen naar een virtuele werkplek? Let hierop

Misschien lijkt alles op ‘groen’ te staan voor de overstap naar een virtuele werkplek. Toch zijn er enkele zaken die vooraf moeten worden onderzocht of waarover moet worden nagedacht:

• Hoewel een snelle implementatie mogelijk is, zijn de medewerkers van jouw bedrijf er wellicht nog niet klaar voor. Een verandering in de manier van werken vereist ook training en acceptatie van het personeel.
• Een migratie naar de cloud is een intensief proces, zelfs als je dit uitbesteedt aan een IT-bedrijf. Om het optimaal in te richten, heeft het IT-bedrijf jouw input nodig. Denk hierbij aan de structuur van mappen of rechten voor data, het in kaart brengen van de huidige softwareleveranciers en gebruikers, en het trainen van eindgebruikers. Er moet veel geregeld worden, dus tijd en aandacht zijn essentieel voor een succesvolle overstap.
• Een ander belangrijk aspect is het huidigenetwerk. Voldoet dit aan de nieuwe eisen voor virtuele werkplekken? Denk bijvoorbeeld aan de juiste internettoevoer, materialen en beveiliging. Het is verstandig dit vooraf te onderzoeken, zodat eventuele verbeteringen op tijd kunnen worden doorgevoerd.

Het kan zijn dat jouw bedrijf nog niet klaar is voor de overstap. Desondanks is het belangrijk om een plan te maken. Tegenwoordig wordt werken in de cloud steeds meer de norm. We staan klaar om je te helpen bij het inzichtelijk maken van de uitdagingen, zodat jouw bedrijf goed voorbereid is.

Voorbeelden van een virtuele werkomgeving

Een virtuele werkplek kan op verschillende manieren worden opgezet. Een voorbeeld hiervan is een Microsoft 365 werkplek of een cloud werkplek. Beide zijn online werkplekken die via het internet toegankelijk zijn. Deze softwarepakketten draaien op een public cloud. In de public cloud maak je gebruik van een gedeelde online infrastructuur voor je applicaties en gegevens. Deze infrastructuur wordt beheerd door een IT bedrijf en staat op hun locatie. De hardware, software en alle benodigde ondersteunende systemen zijn eigendom van het IT-bedrijf. Hoewel jouw gegevens alleen toegankelijk zijn voor jou, delen andere organisaties ook dezelfde infrastructuur, inclusief applicaties en servers.

Als alternatief kun je ervoor kiezen om jouw virtuele werkplekken te laten draaien op een private cloud. Dit betekent dat er een specifieke infrastructuur wordt gebruikt die alleen is voor jouw bedrijf. Dit wordt vaak gebruikt wanneer een bedrijf specifieke software gebruikt of zeer gevoelige data heeft, waarvoor extra controle en beveiliging nodig is.

Daarnaast is het mogelijk om van beide werelden gebruik te maken, wat ook wel een hybrid cloud wordt genoemd. Hierbij draaien bedrijfsapplicaties op de private cloud, waar extra controle en beveiliging mogelijk is, terwijl bestanden worden opgeslagen in SharePoint of een andere cloudservice.

Lees ook

• De moderne werkplek: veilig (samen)werken in de cloud
• 8 voordelen van werken in de cloud
• Wat is Microsoft 365 en hoe werkt het?

Virtuele werkplek: werk waar en wanneer je wilt

Neem contact op

Microsoft 365 is een populaire cloudoplossing voor bedrijven en sinds 2020 de nieuwe naam voor Office 365. De software bevat alles wat je al kent van Office 365 en meer. Dankzij de tool heb je altijd en overal toegang tot alle belangrijke programma’s en data. Hierdoor kan er gewerkt worden waar en wanneer jij dat wilt.

Maar wat is Microsoft 365 nu precies? In dit blog vertellen we je alles wat je over de software moet weten en beantwoorden we de meest gestelde vragen.

In dit blog:

• Wat is Microsoft 365?
• 8 voordelen van Microsoft 365
• Wat kost Microsoft 365?

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is een cloudoplossing die door steeds meer bedrijven wordt gebruikt. De tool geeft medewerkers altijd en overal ter wereld toegang tot hun e-mail, agenda en bestanden. Of dit nu in de trein is, fysiek bij klanten of thuis. Microsoft 365 maakt het bedrijven makkelijker om hybride werken te faciliteren.

Wat is het verschil tussen Office 365 en Microsoft 365?

Het Office 365 pakket bevatte onder andere Word, PowerPoint en Excel, waardoor deze naam onder velen bekend is. In 2020 heeft Microsoft echter voor een naamswijziging gekozen. Sindsdien staat Office 365 bekend als Microsoft 365. Hiermee hoopt Microsoft duidelijker te maken dat de tool niet alleen om de lokale office apps gaat, maar veel breder is dan dat.

Welke functionaliteiten bevat Microsoft 365?

Microsoft 365 beschikt over alle applicaties die je gewend bent van Office 365. Daarnaast beschikt de tool over aanvullende applicaties zoals Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint, Microsoft Yammer, OneNote, Access en Publisher.

Niet alleen beschikt Microsoft 365 over verschillende applicaties. De tool biedt ook ruimte voor cloudopslag, beveiligingsoplossingen, koppelingen met bedrijfsapplicaties en Microsoft Azure.

Het is goed om te weten dat de functies die beschikbaar zijn en de grootte van de cloudopslag afhangen van het abonnement dat gekozen wordt. Zo bevat het basispakket minder functionaliteiten dan de premium versie.

Lees ook:Sharepoint, OneDrive, Teams: Wanneer gebruik je welke tool?

Voor wie is Microsoft 365?

Microsoft 365 beschikt over veel verschillende abonnementen waardoor er voor elk soort bedrijf wel een passend abonnement beschikbaar is. Dit maakt de tool geschikt voor zowel eenmanszaken als MKB bedrijven met veel werknemers. Microsoft 365 is daarnaast ook als particulier te gebruiken.

Hoe veilig is Microsoft 365?

Microsoft heeft veel beveiligingsmaatregelen getroffen. Zo bevat Microsoft 365 inbraakdetectie, spam- en virusbescherming en encryptie van gegevens. Daarnaast is er de mogelijkheid om via Azure Information Protection e-mails te versleutelen.

Houd er wel rekening mee dat Microsoft 365 werkt met vaste retentieperiodes. Wanneer deze verstreken zijn wordt alle data voorgoed verwijderd. Maak daarom regelmatig een Microsoft 365 back-up om altijd je data terug te kunnen halen.

8 voordelen van Microsoft 365

Dankzij Microsoft 365 kunnen medewerkers altijd en overal samenwerken. Maar dat is niet het enige voordeel dat Microsoft 365 biedt. Hieronder hebben wij de belangrijkste voordelen van Microsoft 365 voor je op een rijtje gezet.

1. Alle bedrijfsdata wordt veilig opgeslagen in de cloud.
2. Er is geen investering in dure IT-apparatuur nodig.
3. Updates en onderhoud worden door Microsoft zelf uitgevoerd.
4. Medewerkers kunnen tegelijk in dezelfde bestanden werken.
5. Dankzij Microsoft Teams, dat inbegrepen is bij elk abonnement, kan er gemakkelijk online vergaderd worden.
6. Het aantal gebruikers is gemakkelijk op en af te schalen.
7. Efficiëntere samenwerking.
8. Altijd toegankelijk op elk gewenst apparaat.

Wat kost Microsoft 365? 

De kosten van Microsoft 365 hangen af van jouw specifieke behoeften en eisen. Bij Connectium bieden wij vier verschillende zakelijke abonnementen aan voor Microsoft 365. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende offerte.

Welk abonnement van Microsoft 365 is geschikt voor mijn bedrijf?

Bij Connectium beschikken wij over de Business Basic, Business Standard, Business Premium en Business Enterprise E3 abonnementen.

Microsoft 365 Business Basic is zeer geschikt voor bedrijven met medewerkers die veel onderweg zijn en die volledig online willen werken. Microsoft 365 Business Standard en Premium passen bij bedrijven die zowel op kantoor als daarbuiten willen werken. Als laatste is Microsoft 365 Business Enterprise E3 aan te raden voor grote bedrijven.

Onze experts adviseren je graag over welk Microsoft 365 abonnement het meest passend is voor jouw bedrijf en specifieke wensen.

Microsoft 365 in de praktijk

Transport & Lifting Twenthe (TLT) is al jarenlang klant bij Connectium. Samen hebben wij een nieuwe IT-omgeving die toekomstbestendig is gecreëerd. TLT werkt nu met een Microsoft 365 werkplek en een IaaS-oplossing. Hierbij zijn de applicaties hybride gekoppeld aan Microsoft 365. 

Meer weten over de nieuwe Microsoft 365 omgeving van TLT? Lees dan het heleklantverhaal.

Lees ook

• • Zo wordt digitaal samenwerken een succes
  • Virtuele werkplek: veilig en flexibel werken

Ontdek wat Microsoft 365 voor jou kan betekenen

Adviesgesprek aanvragen

Online vergaderen, samenwerken in digitale platforms en communiceren via chats. Het is niet meer weg te denken en steeds meer bedrijven stappen over naar digitaal samenwerken. Deze manier van werken zorgt voor meer flexibiliteit, productiviteit en een slimme ingerichte IT-werkomgeving.

Wil je met jouw bedrijf gaan starten met digitaal samenwerken, maar weet je niet waar je moet beginnen? Lees dan snel verder. In deze blog vertellen wij je welke stappen je kan zetten om van digitaal samenwerken een succes te maken.    

• Wat is digitaal samenwerken?
• Waarom digitaal samenwerken?
• Starten met digitaal samenwerken
• Handige tools voor digitaal samenwerken
• Thuiswerken faciliteren

Wat is digitaal samenwerken?

Digitaal samenwerken is samenwerken op afstand met behulp van technologie en digitale hulpmiddelen. Vaak wordt hiervoor het internet gebruikt. Er wordt op afstand gewerkt aan nieuwe en lopende projecten, informatie gedeeld met elkaar en online gecommuniceerd. Dit alles verloopt via digitale middelen, zoals online samenwerkingsplatformen, videoconferentie oplossingen, e-mail en cloudopslagplatformen.  

Digitaal samenwerken maakt het mogelijk om over de hele wereld te communiceren met andere mensen, zonder fysiek contact te hebben.  

Waarom digitaal samenwerken?

Digitaal samenwerken levert organisaties vele voordelen op, waaronder:

Starten met digitaal samenwerken

Er zijn verschillende stappen die bedrijven kunnen nemen om het online samenwerken te laten slagen:  

Stap 1: Gebruik de juiste tool(s)

Ga na welke online samenwerkingstools het beste aansluiten bij jullie werkwijze en behoeften. Zorg ervoor dat de tool voor alle gebruikers eenvoudig te gebruiken is.  

Stap 2: Stel duidelijke afspraken op

Stel duidelijke afspraken op omtrent het digitaal samenwerken. De volgende punten kunnen daarbij ondersteunen:

• Bespreek waar documenten moeten worden opgeslagen.
• Stel regels op omtrent digitaal vergaderen.
• Stel een maximaal aantal gebruikers in per online vergadering.
• Laat de camera aan tijdens een vergadering.
• Maak een duidelijke rolverdeling tijdens een vergadering.

Stap 3: Blijf elkaar (online) ontmoeten

Hoewel iedereen elkaar niet meer dagelijks fysiek ziet, is het raadzaam om met elkaar te blijven communiceren. Een kort wekelijks overleg kan gebruikt worden om de voortgang met elkaar te spreken en om hulp van collega’s te vragen als dit nodig is. Zo worden werkzaamheden op tijd afgerond en wordt het teamgevoel behouden, ondanks de afstand.  

Stap 4: Adoptie

Een goede adoptie bij medewerkers is essentieel. Alleen dan kan het digitaal samenwerken een succes worden. Zet de medewerkers centraal,  leg hen de regels omtrent digitaal samenwerken uit en loop de digitale tools door.

Stap 5: Nazorg

Zorg ervoor dat medewerkers met vragen terecht kunnen bij hun manager of IT-afdeling. Creëer bovendien een cultuur waarbij online samenwerken hetzelfde voelt als fysiek samenwerken en iedereen zich betrokken voelt bij zijn of haar werkzaamheden. 

Handige tools voor digitaal samenwerken

Wil je digitaal samenwerken stimuleren? Dan zijn de juiste tools een must. Ook uit onderzoek is gebleken dat de tools een positief effect hebben op het samenwerken. 67% zegt te zien dat mensen die normaal minder van zich lieten horen nu actiever deelnemen. 

Er zijn veel Microsoft 365 tools beschikbaar om digitaal samenwerken makkelijker te maken, enkele opties hebben wij hieronder uitgewerkt:

Lees ook:Wat is Microsoft 365 en hoe werkt het?

Teams

Meer informatie

SharePoint

Meer informatie

OneDrive

Meer informatie

OneNote

Meer informatie

Thuiswerken faciliteren

Thuiswerken en digitaal samenwerken zijn nauw verwant aan elkaar en voor steeds meer bedrijven wordt dit een standaard werkwijze.

Als bedrijven met digitale tools gaan werken, maakt dit het vaak mogelijk om thuis te kunnen werken. Thuiswerken zorgt voor meer flexibiliteit, productiviteit en maakt het mogelijk om met iedereen contact te hebben. Toch is het digitaal thuiswerken niet altijd perfect, zo is het raadzaam om op zoek te gaan naar de juiste werk- privé balans, moet je leren communiceren met collega’s op afstand en is het handig de online tools onder de knie te krijgen.

Thuiswerken kan een succes worden wanneer iedereen(online) met elkaar blijft communiceren, er met de juiste digitale samenwerkingstools wordt gewerkt en er duidelijke richtlijnen zijn.

Een voorbeeld van zo’n digitale samenwerkingstool is een online werkplek. Via het internet heb je altijd toegang tot de werkplek. Thuiswerken met een online werkplek is daarom zeker geschikt. Een andere goede optie is samenwerken in Microsoft 365. 

Lees ook

• Wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen
• 12 voordelen van Microsoft 365 voor jouw onderneming

Is jouw organisatie al klaar voor digitaal samenwerken?

Adviesgesprek aanvragen

Ben je niet tevreden over jouw huidige IT-partner en overweeg je om over te stappen? Dit klinkt al snel als iets complex en een ‘gedoe’. In deze blog vertellen wij je dat het lang niet zo ingewikkeld hoeft te zijn als je denkt.

Wij nemen je mee in de mogelijke redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner, tips voor het wisselen van IT-partner en we vertellen je kort iets over onze ervaring en aanpak bij overstaptrajecten.

• Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner
• 6 tips voor het wisselen van IT-partner
• Onze aanpak en ervaringen
• Overstappen naar de cloud

Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner

Er zijn verschillende redenen waarom je zou kunnen overwegen om afscheid te nemen van je IT-partner. Hier zijn enkele mogelijke redenen:

1. De service
2. Expertiseniveau
3. Communicatie
4. Prijs-kwaliteithouding
5. Veel last van storingen
6. Proactieve houding
7. Te weinig cloud ervaring

Hieronder lichten wij alle redenen voor het verlaten van een IT-partner verder toe: 

1. De service

Als je niet tevreden bent met de service die je van jouw huidige IT-partner ontvangt, zoals lange wachttijden voor problemen die moeten worden opgelost, onvoldoende ondersteuning of slechte bereikbaarheid, kan het overwegen van een andere IT-partner een goed idee zijn.

2. Expertiseniveau

Een andere redenen voor het verlaten van een IT-partner kan zijn dat je bedrijf erg hard gegroeid is en je meer op IT-gebied nodig hebt, maar de IT-partner niet kan voldoen aan de behoeften.  

3. Communicatie

Sterke communicatie tussen de klant en IT-partner draagt bij aan een optimale samenwerking. Is deze er niet dan kan dit problemen veroorzaken bij het oplossen van storingen of bij het instellen van nieuwe systemen.  

4. Prijs-kwaliteitverhouding

Heb je het idee dat je te veel betaalt voor de diensten die je ontvangt? Dan kan het overwegen van een andere IT-partner je helpen om geld te besparen.

5. Veel last van storingen

Het kan zijn dat jouw bedrijf veel last heeft van storingen en dat de huidige IT-partner deze niet voorkomt of tijdig oplost. Hierdoor komen bedrijfsprocessen stil te liggen en loopt jouw bedrijf omzet mis.

6. Proactieve houding

Jouw verwachting van een IT-partner is dat deze zich proactief opstelt: de IT-omgeving in de gaten houdt, met innovatieve ideeën komt en strategisch meedenkt. Als de huidige IT-partner hier niet over beschikt, is het kijken naar een andere IT-partner die deze vaardigheden wel heeft een goed idee.

7. Te weinig cloud ervaring

Als organisatie wil je meer gebruik maken van clouddiensten, echter heeft de huidige IT-partner te weinig kennis en ervaring met de cloud, waardoor jouw bedrijf niet kan profiteren van de gemakken van verschillende cloudoplossingen.

6 tips voor het wisselen van IT-partner

Overstappen naar een andere IT-partner doe je niet zomaar. Het is vaak een proces dat tijdrovend en ingewikkeld is. Wij hebben hieronder 6 tips om je te helpen bij het proces:

1. De punten die ontbreken bij de huidige IT-partner

Als je wil wisselen van IT-partner zijn hier vaak meerdere redenen voor. Het is goed om deze redenen inzichtelijk te maken. Wat waren punten die je tijdens de samenwerking met de huidige IT-partner mistte of niet goed verliepen? Schrijf deze op en jouw eerste behoeften worden meteen duidelijk.

2. Behoeften inzichtelijk

Voordat je start met het zoeken naar een nieuwe IT-partner, is het belangrijk om duidelijk te hebben waar je naar op zoek bent. Maak een lijst met jouw huidige behoeften en wat je van een nieuwe IT-partner verwacht. Voeg hieraan de punten toe die ontbraken bij de huidige IT-partner. Deze lijst helpt je gerichter te zoeken naar de juiste IT-partner.

3. Referenties nakijken/opvragen

Het opvragen van referenties van ICT-bedrijven kan je helpen bij het maken van de juiste keuze. Door middel van ervaringen van klanten krijg je een beeld van de kwaliteit van de diensten, de service en hoe het contact met de IT-partner is.

4. Offertes aanvragen

Zodra de behoeften inzichtelijk zijn gemaakt en referenties van verschillende ICT-bedrijven zijn bekeken, is het tijd om offertes aan te vragen voor de diensten waar je naar op zoek bent. Dit kan helpen bij het vergelijken en om te bepalen welke IT-partner het beste bij jouw budget past.

5. Neem de tijd om te beslissen

Maak geen overhaaste beslissing. Neem de tijd om de verschillende opties te overwegen en ga na welke IT-partner kan voldoen aan jouw behoeften.

6. Maak duidelijke afspraken

De laatste tip voor het overstappen naar een andere IT-partner: maak duidelijke afspraken, zodat er geen verwarring of problemen ontstaan tijdens de samenwerking.  

Onze aanpak en ervaringen

Het in kaart brengen van de behoeften en de huidige IT-omgeving is altijd één van onze eerste stappen. Alleen met deze kennis kunnen wij een klant voorzien van een waardevol advies. Wij doen altijd ons uiterste best om zo veel mogelijk werk uit handen te nemen en het migratietraject zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Ervaring met migratietrajecten hebben we zeker. Zo hebben we onlangs De Sterkerij gemigreerd van hun vorige IT-partner naar onze systemen.

Vestigingsmanager Marco vertelt hoe hij de migratie heeft ervaren: “Wij vielen altijd onder een grote zorgaanbieder waar wij werden ondersteund door een grote ICT-afdeling. Doordat wij zelfstandig verder zijn gegaan, moesten wij op zoek naar een nieuwe ICT-partner. In overleg met Connectium hebben we de migratie naar onze nieuwe omgeving ’s avonds gepland zodat we overdag konden doorwerken. Dat was erg prettig. Die avond hebben de medewerkers van Connectium hard doorgewerkt want de volgende ochtend was alles omgezet en niemand die het door heeft gehad. Eigenlijk wel bizar.”

Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.

Overstappen naar de cloud

Op zoek naar een moderne werkplek met de nieuwste technologieën? Dan is een werkplek in de cloud ideaal. Een werkplek in de cloud is een eigen computer ‘in de cloud’, welke vanaf elke locatie bereikbaar is. Het overstappen met jouw bedrijf naar een werkplek in de cloud hebben wij uitgebreid beschreven in de blog ‘In 6 stappen migreren naar de cloud’.

Lees ook

• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen
• Wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen

OVERSTAPPEN NAAR IT-PARTNER CONNECTIUM

Ik wil overstappen