Wat is dataverlies?
Men spreekt van dataverlies wanneer bestanden die opgeslagen staan op een schijf niet meer langer leesbaar zijn. Data hoeft niet altijd verdwenen te zijn. In sommige gevallen is de data nog wel aanwezig, maar alleen niet meer leesbaar. Toch spreken we dan wel van dataverlies. Dataverlies kan door allerlei oorzaken optreden en gaat vaak gepaard met vervelende gevolgen.
De gevolgen van dataverlies
Eén ding is zeker: het verliezen van bedrijfsdata leidt tot vervelende gevolgen. Deze kunnen ‘onschuldig’ zijn of uitlopen tot een grote ramp. Als medewerkers niet meer bij hun data kunnen komen, zal de productiviteit afnemen en dit zal resulteren in hoge kosten.
Daarnaast zal het bedrijf ook nog eens snel in waarde dalen, als data niet snel weer bereikbaar wordt. De bedrijfscontinuïteit komt op het spel te staan en imagoschade bij bestaande en potentiële klanten is niet uitgesloten.
Vooral tegenwoordig bewaren we al onze data online, daarom is het erg belangrijk vooraf een plan te hebben om dataverlies tegen te gaan. Zo kunnen rampen worden voorkomen.
De 7 belangrijkste oorzaken van dataverlies
Heel veel ondernemingen hebben al eens dataverlies geleden of krijgen hier ooit nog mee te maken. De oorzaken van dataverlies verschillen elke keer weer. Hieronder hebben we de 7 belangrijkste oorzaken van dataverlies beschreven:
1. Menselijke fout
Fouten maken we allemaal. Ook als het om onze data gaat. Denk aan het per ongeluk verwijderen van een bestand, belangrijke bestanden die we zonder besef overschrijven, waardoor essentiële informatie verloren gaat of een e-mail met gevoelige inhoud versturen naar een verkeerde ontvanger.
Maar ook fysieke schade is een oorzaak die vaak voorkomt: laptops die kapotvallen of het per ongeluk morsen van koffie over een laptop.
2. Hardware- of software-
problemen
Dataverlies kan ook ontstaan door hardware- of softwareproblemen. Bij hardware problemen kun je denken aan harde schijven die crashen, waardoor plotseling alles weg is. Dataverlies bij softwarematige problemen ontstaan vaak door systeemcrashes.
3. Digitale aanvallen
Uit het onderzoek van Dell ECM blijkt dat vele organisaties niet in staat zijn zich te beschermen tegen digitale bedreigingen. De meeste hackers en cybercriminelen willen met deze aanvallen bedrijven chanteren of afpersen, met als doel geld verdienen.
- Ransomeware: bij ransomware worden bestanden op de computer versleuteld. Tegen betaling kun je weer toegang krijgen tot de bestanden.
- Malware: bij malware wordt de computer besmet met een schadelijk software, denk aan een virus. Deze gaat zich vestigen in jouw computer, wat er voor kan zorgen dat de computer niet meer bruikbaar is.
- Phishing: misschien wel één van de bekendste vormen van cybercriminaliteit. Phishing is wanneer een kwaadwillende, die vaak betrouwbaar lijkt, een e-mail verstuurd en vraagt om persoonlijke gegevens.
4. Stroomstoring
Alle apparaten in IT-infrastructuren hebben stroom nodig. Indien de stroom plotseling uitvalt door een storing en er geen noodstroom is, kan dit de bedrijfsvoering behoorlijk onderbreken.
Doordat een werkomgeving zo abrupt wordt afgesloten kan dit ook nog eens leiden tot beschadigingen aan de bestanden. Als dit regelmatig plaatsvindt kan dit op lange termijn ook gevolgen hebben voor de levensduur van de hardware.
5. Rampen
Van overstromingen tot brand, het zijn gebeurtenissen die je van tevoren niet verwacht. Gelukkig gebeurt het niet vaak, maar als het wel gebeurt zijn de gevolgen niet te overzien. Rampen kunnen alle bedrijfsdata in één klap vernietigen.
Om gevolgen van rampen te beperken is het belangrijk jouw data op verschillende plekken op te slaan en regelmatig een back-up te maken.
6. Onjuist back-up uitvoeren
Bedrijven die al gebruik maken van back-ups, zijn per definitie niet ‘veilig’. Door verschillende reden wordt vaak niet de juiste data geback-upt, terwijl collega’s hier wel vanuit gingen. Ook wordt vaak vergeten de back-up te maken en deze vervolgens te controleren. In geval van nood kan niet alle data worden teruggehaald.
7. Diefstal
We werken vanuit huis, in de trein of in het buitenland. Onze werkplek wordt steeds mobieler. De kans op diefstal is daardoor een stuk groter geworden en daarmee ook de kans op dataverlies. Maar niet alleen onderweg kun je te maken krijgen met diefstal. Ook op kantoor komt het vaker voor dan je zou denken. Goede beveiliging op kantoor moet daarom niet worden vergeten.
Tips om dataverlies te voorkomen
Voorkomen is beter dan genezen. Een uitspraak die zeker geldt als het gaat om dataverlies. En zoals je hierboven al hebt kunnen lezen kunnen de gevolgen groot zijn. Lees hieronder een aantal tips om dataverlies te voorkomen:
1. Disaster recovery plan
Allereerst een disaster recovery plan. Wat is een disaster recovery plan? Een disaster recovery plan is een document dat door een bedrijf wordt opgesteld en instructies bevat hoe te reageren bij ongeplande incidenten zoals natuurrampen, stroomuitval, cyberaanvallen en andere storende gebeurtenissen. Tijdens de ontwikkeling van dit plan wordt alle data in kaart gebracht, zodat niks wordt vergeten.
Het plan treedt in werking zodra er een noodsituatie is. Doordat vooraf alles goed is uitgedacht, weet iedereen wat hij of zij moet doen en kunnen alle werkzaamheden weer snel worden hervat.
2. Back-up data
Ten tweede is het maken van een back-up essentieel om definitief dataverlies te voorkomen. Er zijn allerlei back-up methodes.
Online back-up in de cloud is een methode waar vaak gebruik van wordt gemaakt. Bij online back-up wordt bedrijfsdata door middel van een netwerkverbinding opgeslagen op een externe server of computer. Bij verlies van data kan de back-up worden geraadpleegd en kan de data worden teruggezet.
3. Collega's inlichten over verdachte e-mails en phising
We worden dagelijks overspoeld met e-mails. Belangrijk is om collega’s in te lichten over de gevaren van phising. Helemaal met de komst van artificiële intelligentie (AI) is het nog lastiger te herkennen.
Een phising e-mail is onder andere te herkennen aan een onduidelijk e-mailadres, vragen om persoonlijke gegevens en foutief taalgebruik. Al is dat tegenwoordig niet altijd meer het geval.
Tip: Wil je jouw medewerkers weerbaar maken tegen digitale dreigingen? Wij hebben de oplossing. Door middel van een security awareness platform gevuld met allerlei e-learning modules zorg je ervoor dat medewerkers digitaal veilig en informatiebewust werken. Vraag een gratis demo aan of neem contact met ons op voor meer informatie.
4. Antivirussoftware
Antivirus is een programma dat geïnstalleerd kan worden op digitale apparaten, zoals een laptop, om deze te beschermen tegen malware. Deze software spoort continue virussen op en stopt deze vervolgens, met als doel ernstige schade te voorkomen.
5. Houd hardware en software up-to-date
Het is belangrijk om apparatuur en software up-to-date te houden en te onderhouden. Met updates worden beveiligingslekken gedicht. Indien er geen updates worden uitgevoerd veroudert de hardware en software. Cybercriminelen houden dit in de gaten en kunnen via deze kwetsbaarheden binnen komen.
6. UPS (stroom back-up)
Stroomuitval van apparatuur is te voorkomen met een Uninterruptible Power Supply (UPS). Een UPS komt in actie wanneer stroomuitval optreedt en voorziet de apparatuur onmiddellijk van stroom. Daarmee wordt voorkomen dat apparatuur uitvalt, data verloren gaat en er niet doorgewerkt kan worden.
Goed om te weten: een UPS is geen back-up. Een UPS kan apparatuur maar enkele minuten voorzien van stroom. Daarom moet naast een UPS ook altijd een back-up worden gemaakt.
