Wat is kantoor-
automatisering?
Kantoorautomatisering is letterlijk processen automatiseren op kantoor. Denk hierbij aan het verwerken van mailings, het opstellen van offertes en het maken van presentaties. Hiermee bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar verhoog je ook de productiviteit.
Kantoorautomatisering omvat vandaag de dag meer dan alleen het omzetten van fysieke data in digitale data. Het omvat de hele IT-omgeving van een bedrijf. Denk hierbij aan serverbeheer, werkplekbeheer en netwerkbeheer.
Wat valt er onder kantoor-
automatisering?
Kantoorautomatisering bevat meerdere aspecten die bedrijfsprocessen eenvoudiger en efficiënter maken. Enkele aspecten hiervan zijn:
Een belangrijk onderdeel voor veel bedrijven is documentbeheer. Oftewel het kunnen opslaan en bewerken van bestanden. Ook de mogelijkheid om bestanden te delen met collega’s is onmisbaar. De juiste IT-tools maken dit mogelijk.
Kantoorautomatisering begint vaak met de juiste hardware. Ook wel de werkplek van de medewerkers. Het omvat onder andere computers, laptops, printers, scanners en andere apparatuur. Het doel is om de hardware zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de werkzaamheden.
Steeds meer bedrijven maken de overstap naar werken in de cloud. Het biedt bedrijven vele voordelen ten opzichte van on-premise werken, zo is de cloud altijd toegankelijk, is het schaalbaar en hoeft er geen eigen hardware aangeschaft te worden.
Het maken van een back-up is essentieel. Een online back-up zorgt ervoor dat er automatisch een back-up wordt gemaakt van al jouw data en veilig opgeslagen is in beveiligde datacenters. Bij verlies van data kan het eenvoudig worden hersteld, zonder data te verliezen.
De juiste software maakt het mogelijk om processen op kantoor te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan presentatiesoftware, klantsystemen (CRM) en planningtools.
Het beveiligen van je IT-omgeving valt ook onder kantoorautomatisering. Denk aan beveiligingssoftware, IT onderhoud en antivirusprogramma’s. Deze automatisering zorgt ervoor dat jouw bedrijf beter beschermd is tegen digitale bedreigingen.
Een betrouwbaar netwerk is essentieel voor kantoorautomatisering. Zonder een internetverbinding kan er niet gewerkt worden. Wil je een bedrijfsnetwerk aanleggen? Lees dan de blog ‘Bedrijfsnetwerk aanleggen: hier moet je op letten’.
De 5 belangrijkste voordelen
Wij hebben de vijf belangrijkste voordelen van kantoorautomatisering voor je op een rijtje gezet:
1. Efficiënter werken en tijdswinst
Het automatiseren van handmatige en tijdrovende taken versnelt bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen hun tijd daardoor besteden aan andere belangrijke taken.
2. Kosten besparen
Automatisering neemt taken over waardoor er minder personeel nodig is en werkzaamheden kunnen sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd.
3. Tevreden werknemers
Doordat taken zijn geautomatiseerd of door software makkelijker af te ronden zijn zorgt dit voor minder repetitieve taken bij medewerkers, wat weer bijdraagt aan de werknemerstevredenheid.
4. Concurrentie-
voordeel
Automatisering bevordert de concurrentiepositie van bedrijven omdat zij een voorsprong hebben op hun concurrenten.
5. Een beveiligde IT-omgeving
De nieuwste hard- en software bevat geavanceerde beveiligingsfuncties, waardoor data beter beschermd is tegen digitale bedreigingen.
Verschillende manieren van kantoor-
automatisering
Processen automatiseren op kantoor kan op verschillende manieren. Overweeg dus goed welke het beste bij jouw bedrijf passen. Hieronder hebben we enkele manieren voor je op een rijtje gezet:
Werken in de cloud
Een van de meest opkomende ontwikkelingen in kantoorautomatisering is de verschuiving naar de cloud. Met een online werkplek hebben medewerkers toegang tot hun software en gegevens vanaf elke locatie met internettoegang. Dit maakt flexibel werken en samenwerken eenvoudiger dan ooit tevoren. Tools zoals Microsoft 365 en een werkplek in de cloud zijn zulke cloudoplossingen.
Solitas heeft ook over de overstap naar de cloud gemaakt. Eigenaar Gert-Jan Beltman: “Het werkt perfect. Je kunt er altijd en overal bij. Ook ons boekhoudsysteem en ERP-pakket hebben we daardoor altijd tot onze beschikking.”
Kom alles te weten over de cloud
Download het e-book gratis en ontdek alle voordelen van werken in de cloud.
Werkplekbeheer optimaliseren
De juiste hardware is essentieel om een optimale werkplek te creëren voor medewerkers. Het begint namelijk allemaal bij een goede basis. Denk aan een ingerichte werkplek wanneer er een nieuwe collega start, het beschikken over de juiste accounts of een werkplek bij je thuis. Het zijn allemaal aspecten die vallen onder werkplekbeheer en ondersteunend zijn aan de werkzaamheden van de medewerker.
E-mail online
Met Hosted Exchange, oftewel e-mail online, heb je altijd toegang tot jouw e-mail waardoor je overal ter wereld zaken kunt doen. Ook is het mogelijk om jouw mailboxen en agenda’s te delen met andere gebruikers, bijvoorbeeld je collega’s, waardoor je nog makkelijker en beter samenwerkt.
VoIP telefonie
VoIP telefonie, of bellen via het internet, heeft veel traditionele telefoonlijnen vervangen. Het biedt bedrijven vele voordelen, zoals flexibiliteit in het op- en afschalen van gebruikers, integratiemogelijkheden met andere software en het is een professionele communicatietool.
Aandacht voor adoptie is essentieel
Processen automatiseren valt of staat met goede adoptie. De tools en systemen kunnen zo effectief zijn, als medewerkers niet weten hoe ze er mee moeten werken behaal je niet het beoogde resultaat. Daarom is het belangrijk om medewerkers de juiste training en ondersteuning te bieden.
Kantoor-
automatisering in de praktijk
Kippers heeft ervoor gekozen om hun IT-omgeving onder te brengen bij Connectium en verder te automatiseren. Ze zijn gebruik gaan maken van Hosted Exchange, waardoor hun mailbox automatisch gesynchroniseerd wordt en collega’s niet meer tegelijkertijd dezelfde mail beantwoorden. Ook zijn ze overgestapt naar VoIP telefonie waardoor ze altijd bereikbaar zijn, zowel op de vaste telefoon als op de smartphone.
Meer weten wat kantoorautomatisering voor Kippers heeft betekend? Lees dan het hele klantverhaal van Kippers.
Lees ook
Jouw kantoor automatiseren?
Kantoorautomatisering stelt bedrijven in staat om sneller, slimmer en efficiënter te werken. Of het nu gaat om de werkplekken, het netwerk of dataopslag, de juiste hardware en IT oplossingen maken het mogelijk.
Wil je meer weten over kantoorautomatisering voor jouw bedrijf? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. We leggen je graag uit hoe onze cloud en IT-beheer oplossingen jouw werkzaamheden kunnen vereenvoudigen.
