Wat is een moderne werkplek?
Een moderne werkplek, ook wel een cloud werkplek genoemd, is een werkomgeving die bestaat uit diensten en producten die het werk voor medewerkers effectiever, makkelijker en veiliger maken. Bovendien maakt werken in de cloud het mogelijk om op elke locatie te kunnen werken en altijd toegang te hebben tot data en software.
De voordelen
Er zijn verschillende voordelen van een moderne werkplek. We hebben alle voordelen op een rijtje gezet:
-
De productiviteit neemt toe omdat IT-technologieën ervoor zorgen dat medewerkers effectiever kunnen werken.
-
Een ander voordeel is dat het makkelijker is om samen te werken (vanaf afstand) met collega’s en klanten.
-
Met een cloud werkplek is het mogelijk overal te werken. De werkplek is vanaf elke locatie toegankelijk, waardoor je flexibeler bent.
-
Pas het aantal werkplekken eenvoudig aan. De schaalbaarheid van een online werkplek is ideaal voor bedrijven.
-
Integreer applicaties en licenties en creëer zo een werkplek op maat.
-
Als ondernemer heb je geen omkijken meer naar het onderhoud van een IT-omgeving.
-
Tot slot bevordert een moderne werkplek de medewerkerstevredenheid. Met de nieuwste technologieën kunnen zij makkelijker en efficiënter werken.
Hoe ziet een moderne werkplek eruit?
Een moderne werkplek beschikt over de nieuwste technologieën en bestaat vaak uit een cloudomgeving. Data en applicaties worden op afstand bewaard en draaien in grote datacenters. Dit biedt veel voordelen, zoals overal toegang hebben tot data, de flexibiliteit en het makkelijker kunnen samenwerken met collega’s.
Maar hoe ziet een moderne werkplek er in de praktijk uit? Het bestaat uit verschillende producten en diensten. Welke dit zijn, is erg afhankelijk van de wensen en eisen die een organisatie heeft. Hieronder staan een aantal mogelijkheden beschreven hoe modern werken gerealiseerd kan worden:
Online werkplek in de cloud
Met een werkplek in de cloud beschik je als organisatie over een moderne werkplek. Een werkplek in de cloud, ook wel een online werkplek genoemd, is een eigen computer ‘in de cloud’. Het is mogelijk om vanaf elke locatie en op elk apparaat in te loggen. Via de online omgeving heb je toegang tot bedrijfsdata en alle applicaties.
Met een online werkplek beschik je over een werkplek die van alle gemakken is voorzien: automatische back-up, een mailbox, onbeperkt data opslag en toegang tot de Office-programma’s. Een ander groot voordeel van de online werkplek is dat alle belangrijke data in de cloud staat opgeslagen en de kans op dataverlies daardoor kleiner is.
Een online werkplek is geschikt voor organisaties die:
- geen omkijken meer willen hebben naar hun IT-omgeving;
- flexibel en veilig willen werken;
- bedrijfskritische (legacy) applicaties willen toevoegen/behouden in hun digitale omgeving.
Kom alles te weten over de cloud
Download het e-book gratis en ontdek alle voordelen van werken in de cloud.
Modern werken met Microsoft 365
Een andere optie voor een moderne werkplek is de Microsoft 365 werkplek. Microsoft 365 is een pakket met verschillende applicaties en diensten. Met Microsoft 365 heb je vanaf elke locatie toegang tot de applicaties. Daarnaast maken de applicaties zoals Teams en Sharepoint het makkelijker om samen te werken.
Een Microsoft 365 werkplek is zeer geschikt voor organisaties die:
- lokaal willen werken en hun bedrijfskritische applicaties benaderen via de cloud of browser;
- gebruik willen maken van de nieuwste technieken om onderlinge samenwerking te stimuleren;
- altijd en overal willen werken.
Een voordeel van Microsoft 365 is dat het modulair is. Dat houdt in dat je alleen de diensten kan inschakelen die je nodig hebt en daar ook naar betaalt. Hieronder hebben wij kort een aantal applicaties van Microsoft 365 benoemd:
Teams
Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform. Via het platform kunnen medewerkers chatten, videobellen, samenwerken in bestanden en deze met elkaar delen.
SharePoint
Microsoft SharePoint is een modern centraal platform dat wordt ingezet voor informatiedeling en dataopslag. Het belangrijkste doel van SharePoint is makkelijk en snel gegevens delen met gebruikers.
OneDrive
OneDrive is een cloudopslagplatform waar gebruikers bestanden kunnen opslaan. Het platform met alle gegevens is altijd en overal toegankelijk via het internet.
Een moderne werkplek met VoIP
VoIP telefonie kan niet ontbreken bij een moderne werkplek. VoIP telefonie is een flexibele telefooncentrale in de cloud. Met VoIP is het mogelijk om altijd en overal te kunnen bellen. Daarnaast is het onder andere mogelijk om gesprekken op te nemen, bellijsten aan te maken en uitgebreid te zoeken in een zelf aangemaakt adresbroek.
Gebruik de juiste hardware
Als we kijken naar een moderne werkplek is alleen de juiste software niet voldoende. Hardware is een essentieel onderdeel voor het creëren van een goede werkplek. Denk bijvoorbeeld aan laptops met voldoende vermogen, de juiste docking stations zodat medewerkers overal in het pand kunnen werken en verstelbare monitoren in verband met ergonomie.
Hulp nodig bij het inrichten van een moderne werkplek als het gaat om hardware? Neem vrijblijvend contact met ons op.
De veiligheid van modern werken
De veiligheid van een moderne werkplek is een belangrijk aandachtspunt. Een moderne werkplek is erop gericht om gebruikers op een zo’n veilige mogelijke manier te laten werken.
Het voordeel van het afnemen van werken in de cloud is dat je als ondernemer geen omkijken meer hebt naar de veiligheid van de werkplekken. Dagelijks zijn er namelijk IT specialisten bezig met het optimaliseren van de cloud veiligheid.
Veilige toegang
Bij een moderne werkplek wordt er zorgvuldig gekeken naar het proces van toegang. Er wordt daarom vaak tweefactor authenticatie ingezet. Via een extra stap in het aanmeldingsproces moet een gebruiker aantonen dat hij of zij deze gebruiker is.
Een voorbeeld van tweefactor authenticatie is dat een gebruiker na het inloggen (met gebruikersnaam en wachtwoord), een pushmelding ontvangt op zijn of haar telefoon of smartwatch en deze eerst moet accepteren voordat diegene toegang krijgt tot de werkplek.
Optimale veiligheid en beschikbaarheid
Moderne werkplekken draaien vaak in grote datacenters. Deze datacenters zijn fysiek goed beveiligd, voorzien van de juiste (back-up) stroomvoorzieningen en zijn brandveilig.
Daarnaast zorgen leveranciers ervoor dat de werkplekken in meerdere datacenters draaien om risico’s te spreiden. Dit wordt ook wel redundantie genoemd. Indien er een storing plaatsvindt in één van de datacenters, kan een andere het overnemen. Hierdoor kan een hoge beschikbaarheid worden gegarandeerd.
Bewustwording
De moderne werkplek alleen technisch beveiligen is niet voldoende. Goede informatiebeveiliging is alleen mogelijk bij een goede balans tussen beleid, techniek en de mens. Er is vaak gebleken dat de mens de zwakste schakel is en dat de handelingen van gebruikers steeds belangrijker worden. Denk bijvoorbeeld aan het klikken op een link in een phishing mail.
Het is daarom raadzaam om medewerkers te trainen op het gebied van security awareness. Hoe gaan zij om met belangrijke bedrijfsdata en -systemen? Zijn ze zich bewust van de gevaren op het internet? En herkennen ze een phishing mail?
Bij Connectium hebben we een security awareness programma waar medewerkers op een leerzame en interactieve manier aan de slag gaan met security awareness en regelmatig getest worden middels phishing simulatie. Meer informatie over het programma? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of download de factsheet.
De moderne werkplek in de praktijk
Wij hebben al meerdere klanten mogen helpen bij het realiseren van een moderne werkplek. Zo maakt Kippers al geruime tijd gebruik van onze online werkplek.
Arne Eertink, bedrijfsleider bij Kippers, vertelt: "We willen flexibel zijn. Dus ook op meerdere plekken in het pand kunnen inloggen of vanuit huis kunnen werken. Sinds we in de cloud werken is dit mogelijk. Daarnaast vinden we het ook erg fijn om een eigen omgeving te hebben waar we alle bestanden kunnen opslaan en deze met elkaar te kunnen delen. En natuurlijk dat we ons geen zorgen meer hoeven te maken over back-ups. Tot nu toe bevalt ons werken in de cloud erg goed.”
Lees ook
Werken met een moderne werkplek?
Werknemers op een plezierige en efficiëntere manier laten werken? En een hogere productiviteit op de werkvloer realiseren? Kies dan voor een moderne werkplek van Connectium. Op basis van jouw wensen en eisen maken we een passend voorstel om jouw organisatie te begeleiden naar modern werken.
