Het digitaliseren van bedrijfs-
processen
Digitalisering binnen bedrijven is het omzetten van fysieke data in digitale data. Denk hierbij aan losse informatie zoals ondertekende contracten en rapporten die ingescand worden. Veel bedrijven hebben deze data momenteel deels gedigitaliseerd, maar ook deels nog op papier in hun archief. Digitalisering is in andere woorden een manier om sneller en slimmer te werken.
Een stapje verder is het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Hierbij wordt niet alleen losse informatie, maar ook de manier waarop je die verwerkt gedigitaliseerd. Een groot voordeel van processen digitaliseren is dat het zorgt voor meer efficiëntie en een gestroomlijnd proces; het aantal handmatige acties wordt namelijk flink teruggebracht. Daarnaast is er een beter overzicht van hoe je bedrijf ervoor staat.
Voorbeelden van digitalisering bij bedrijven zijn een verandering in bedrijfsmodellen of bestaande bedrijfsprocessen. Het ontwikkelen van nieuwe bedrijfsprocessen, nieuwe manieren van klantcontact en digitale samenwerking binnen en tussen teams zijn ook manieren van digitaliseren.
Waarom je bedrijf digitaliseren?
Er zijn verschillende redenen waarom je jouw bedrijf en de processen zou moeten digitaliseren. De belangrijkste reden is misschien wel dat het jou veel tijd en geld bespaart. Het handmatig uitvoeren van processen kost namelijk veel meer geld en duurt ook nog eens een stuk langer. Door de nieuwe innovaties en technologieën van de afgelopen jaren kunnen processen en gegevens op een efficiëntere en betere manier worden verwerkt.
Het digitaliseren van bedrijfsprocessen leidt er ook toe dat je meer inzicht hebt in jouw bedrijfsresultaten en KPI’s. Digitale transformatie en datamanagement zijn daarom onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Daarnaast wordt met de digitalisering van processen samenwerken op afstand mogelijk. Dankzij cloudoplossingen zijn alle documenten die medewerkers nodig hebben altijd en overal te raadplegen. Er is niet langer een fysiek archief meer nodig.
Voor- en nadelen digitalisering
Het digitaliseren van jouw bedrijf biedt belangrijke voordelen. Zo werken jouw medewerkers een stuk efficiënter en is informatie altijd en overal toegankelijk. Andere belangrijke voordelen zijn:
- Er kan gelijktijdig in documenten worden samengewerkt.
- Er is minder papier nodig, wat weer goed is voor het milieu.
- De marktpositie wordt verbeterd doordat er makkelijker op trends ingespeeld kan worden.
- Een betere klantervaring, omdat er sneller contact kan worden opgenomen.
- De kosten worden verlaagd.
Natuurlijk heeft processen digitaliseren ook enkele nadelen. Zo vergt processen digitaliseren een grote investering van middelen zoals nieuwe technologieën. Daarnaast vraagt het ook een verandering bij medewerkers omdat er een andere manier van werken zal komen. Andere nadelen kunnen zijn:
- Er moet worden geïnvesteerd in de vaardigheden en kennis van medewerkers zodat deze mee kunnen komen.
- Er is zorgvuldige planning en uitvoering nodig om de digitalisering van een bedrijf succesvol te laten verlopen.
- Binnen het bedrijf is de cultuuromslag een noodzakelijk en lang proces.
Regelingen en subsidies
Goed om te weten is dat de overheid de noodzaak van digitalisering van bedrijven in ziet en subsidies beschikbaar heeft gesteld. Digitalisering van bedrijfsprocessen vraagt namelijk een grote investering van jouw bedrijf. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland heeft een subsidie- en financieringswijzer met een overzicht van alle mogelijkheden voor subsidies.
Hoe begin je met de digitalisering van jouw bedrijf?
Hoe het proces van het digitaliseren van een bedrijf eruitziet, is voor elk bedrijf verschillend. Logisch, want elk bedrijf heeft andere kansen en uitdagingen. Als je wilt beginnen met de digitalisering van jouw bedrijf is het goed om stil te staan bij enkele zaken:
- Bedenk wat je wilt bereiken: stel doelen vast en zorg dat het helder is waarom jouw bedrijf wil digitaliseren. Wil je bijvoorbeeld de marktpositie verbeteren of juist de interne en externe samenwerking? Dit zijn vragen die je bij deze stap beantwoordt.
- Stel een speciaal team samen voor digitalisering: dit team moet de eerdergenoemde doelen bereiken. Daarnaast zorgt dit team voor de planning en uitvoering van de digitalisering van processen.
- Maak digitalisering een prioriteit: zet alles op alles om het te realiseren en zorg ervoor dat het niet blijft liggen.
- Betrek elk team erbij: hiermee zorg je voor eigenaarschap binnen het hele bedrijf. Iedereen is namelijk op de hoogte van wat er allemaal gebeurd.
Onze aanpak bij het digitaliseren van jouw bedrijf
Bij Connectium hebben wij al meerdere klanten mogen helpen met het digitaliseren van hun bedrijf. Zo hebben wij Synwood Trappen geholpen met het versnellen van de processen. Daarnaast bestaat onze samenwerking uit een supportcontract wat betekent dat Synwood Trappen buiten kantoortijden contact met ons kan opnemen in geval van storingen. Mede-eigenaar Gertjan Haase: “Sinds we zijn overgestapt naar Connectium zijn onze systemen aanzienlijk sneller geworden. Processen die voorheen veel tijd in beslag namen, verlopen nu veel sneller.”
Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.
Hulp nodig met het digitaliseren van jouw bedrijf?
Het digitaliseren van bedrijven is tegenwoordig essentieel en biedt vele voordelen. Zo kan er veel tijd en geld bespaard worden met het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Bij Connectium helpen wij jouw bedrijf graag. Zo bieden wij IT-beheer en verschillende cloud oplossingen aan. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek om te zien wat we voor jou kunnen betekenen.
