Wat is hybride werken?
Hybride werken is het afwisselen tussen het werken op kantoor en thuis. Het uitgangspunt is ook wel een flexibele werklocatie.
De afspraken binnen organisaties rondom hybride werken zijn erg verschillend. Zo is het bij het ene bedrijf toegestaan om maximaal één dag per week thuis te werken, terwijl bij een ander bedrijf er geen regels zijn omtrent thuiswerken. Het is raadzaam om als werkgever hier afspraken over te maken om verwarring te voorkomen.
We zien steeds meer bedrijven die kiezen voor hybride werken. Er zijn namelijk genoeg redenen om ermee te beginnen. Maar houd ook rekening met de valkuilen. Hieronder hebben wij alle voor- en nadelen van hybride werken uitgewerkt.
Voordelen van hybride werken
- Betere werk-privébalans: Veel mensen ervaren door thuiswerken een betere werk-privébalans. Dit komt voornamelijk door het hebben van geen reistijd, ’s middags samen lunchen met het hele gezin en de vrijheid om zelf werktijden in te delen.
- Betere concentratie: Tijdens het thuiswerken worden medewerkers niet gestoord door collega’s of klanten die het kantoor binnenlopen, waardoor zij zich beter kunnen focussen.
- Minder reistijd en reiskosten: Een ander voordeel is dat medewerkers geen reistijd meer hebben. Zij kunnen direct aan het werk. Daarnaast dalen de reiskosten aanzienlijk wanneer medewerkers een aantal dagen per week thuiswerken.
- Flexibiliteit: Doordat medewerkers hun eigen werktijd kunnen indelen ervaren zij veel meer flexibiliteit dan wanneer dit niet kan.
- Kantoor efficiënt inrichten: Er blijft kantoorruimte over wanneer medewerkers regelmatig thuiswerken. Deze vrijgekomen ruimte kan weer gebruikt worden voor nieuwe ontmoetingsruimtes, spreekkamers of stilteruimtes als medewerkers elkaar willen treffen op kantoor.
- Aantrekkelijk werkgeversimago: Potentiële werknemers zoeken steeds vaker een werkgever waar zij hun werk- en privésituatie makkelijk kunnen combineren. Hybride werken maakt dit mogelijk. Werkgevers die hun medewerkers hybride laten werken versterken daarmee hun werkgeversimago.
Nadelen van hybride werken
- Niet kunnen stoppen met werken: De scheidslijn tussen kantoor en thuis kan snel vervagen bij hybride werken. Het is erg verleidelijk om langer door te werken of na het avondeten de laptop nog even open te klappen. De laptop is immers zo dichtbij en inloggen gaat gemakkelijk. Dit kan de werk-privébalans verstoren.
- Minder sociaal contact: Een logisch gevolg van hybride werken is dat collega’s elkaar minder spreken. Denk aan een praatje bij het koffiezetapparaat, voor een overleg of tijdens het werk. Dit alles heeft weer effect op de betrokkenheid bij het team en de bedrijfscultuur. Organiseer en faciliteer als werkgever daarom regelmatig contactmomenten.
- Het overzicht kwijtraken: Het overzicht kan snel kwijtraken wanneer collega’s elkaar minder (face-to-face) spreken. Toch zijn er tegenwoordig veel tools die het online samenwerken bevorderen.
Als organistie starten met hybride werken
Wil je als organisatie gaan starten met hybride werkplekken? Dan is het raadzaam om eerst de huidige ICT-omgeving in kaart te brengen en na te gaan of de ICT-omgeving geschikt is voor medewerkers om hybride te gaan werken.
Gebruik onderstaande vragen als houvast voor het implementeren van hybride werken:
- Wat zijn de behoeften en wensen van de medewerkers voor het thuiswerken?
- Hebben medewerkers de juiste hardware? Zo nee, wat is er nodig?
- Hoe veilig is de ICT-omgeving als men hybride gaat werken?
- Hoe moet de thuiswerkplek eruit zien?
- Is het kantoor ingericht op een hybride werkplek?
- Hoe kunnen we de werkplekken beheren op afstand?
- Welke ICT tools gaan we inzetten om het samenwerken te bevorderen?
Hybride werken: wat is er nodig?
Een doordacht implementatieplan voor hybride werken is van belang voor het succes. Wij hebben de belangrijkste punten hieronder verder uitgewerkt:
Hybride werken brengt veiligheids-
uitdagingen met zich mee
Eén ding is zeker: een hybride werkplek vraagt op het gebied van veiligheid veel van IT-omgeving. Dit komt omdat er minder zicht is op wat gebruikers vanuit huis doen, of er wel veiligheidsupdates worden geïnstalleerd en of er wordt gewerkt via een beveiligde verbinding. En zo zijn er nog wel meer punten waarom het raadzaam is de beveiliging te optimaliseren wanneer organisaties kiezen voor hybride werken. De IT-omgeving moet zo ingericht zijn dat iedereen op een veilige manier hybride kan werken.
MFA
De IT-omgeving nog beter beveiligingen? Maak dan gebruik van Multi-Factor Authenticatie (MFA).
Wat is MFA? MFA is een methode waarbij een gebruiker meerdere stappen moet doorlopen om toegang te krijgen. Daarbij wordt gecontroleerd of diegene die wil inloggen ook de daadwerkelijke eigenaar is van het account.
Wachtwoordbeleid
Het versleutelen van data is en blijft noodzakelijk. Een wachtwoordbeleid binnen een organisatie kan ervoor zorgen dat medewerkers, accounts standaard voorzien van een sterk wachtwoord en daarmee wordt de veiligheid verhoogd.
Security awareness
De techniek kan de IT-omgeving erg goed beveiligen, toch is de mens een belangrijke schakel die vaak wordt vergeten. Het trainen van medewerkers op het gebied van online veiligheid is een goede manier om hybride werken nog veiliger te maken.
Elke IT-omgeving is anders, hierdoor wordt er bij elke organisatie gekeken naar andere veiligheidspunten. Vraag ons naar de mogelijkheden voor het in kaart brengen van deze veiligheidspunten en het optimaliseren van de veiligheid van jouw organisatie.
IT onderhoud
Daarnaast is het erg belangrijk om de IT-omgeving preventief te onderhouden. IT onderhoud kan totale uitval van IT-systemen voorkomen, de levensduur van hardware verlengen, maar bovenal het veiligheidsniveau verhogen.
Ergonomische thuiswerkplek
Als medewerkers gaan thuiswerken wordt er vaak niet gedacht aan een juist ingerichte thuiswerkplek. Zowel organisaties als medewerkers zijn hier niet bewust van. Er wordt daarom aan de keukentafel of vanaf de bank gewerkt. Niet heel erg ergonomisch.
Toch zien we de laatste tijd een verandering. Het inrichten van een ergonomische werkplek wordt steeds belangrijker. Dit komt omdat iedereen sinds de coronacrisis steeds meer is gaan thuiswerken. Een goed ingerichte werkplek in huis is daarom vandaag de dag niet meer weg te denken.
Waar voldoet een ergonomische werkplek aan?
- Eén of meerdere beeldschermen (verstelbaar)
- Computer/laptop
- Muis
- Toetsenbord
- Webcam
- Een bureau (verstelbaar)
- Een bureaustoel (verstelbaar)
- Een juiste ingestelde werkplek
Door de enorme keuze in hardware is het lastig om de juiste producten te selecteren voor thuiswerkplekken. Wij zijn gespecialiseerd in het realiseren van thuiswerkplekken. Laat je adviseren door één van onze experts.
De juiste hardware voor medewerkers
Hybride werken wordt een succes wanneer men over de juiste hardware beschikt. En dat begint natuurlijk met een thuiswerk computer of laptop. Ga na of de specificaties van de computer of laptop aansluiten bij de werkzaamheden van de medewerker.
Denk ook aan eerder genoemde punten zoals een toetsenbord, muis en beeldschermen. Maak inzichtelijk wat iedereen nodig heeft op het gebied van hardware.
Een stabiele internetverbinding is een must
Door het thuiswerken zijn we gaan realiseren dat we niet zonder een stabiele internetverbinding kunnen. Dit geldt helemaal voor in de cloud werken. Geen internetverbinding betekent geen online omgeving om in te werken. Het vooraf checken van een internetverbinding is daarom absolute noodzaak.
De juiste ICT tools om op afstand (samen) te werken
Op afstand met elkaar samenwerken zonder dit door te hebben. De juiste ICT tools maken het mogelijk. Denk aan software waarbij je in de cloud tegelijkertijd samen aan bestanden werkt, bestanden opslaat en deelt met collega’s en dit alles automatisch synchroniseert.
Vergeet ook niet de online video vergaderoplossingen. Een onmisbare tool als je thuis of op een andere locatie aan het werk bent en wil vergaderen met collega’s of klanten.
De ICT tools zijn ervoor om hybride werken makkelijk te maken en het samenwerken op afstand te stimuleren.
Kantoor aanpassen op hybride werken
Doordat medewerkers steeds meer op andere locaties werken, is het essentieel daarop in te spelen en het kantoor anders in te richten. Organisaties waar het hybride werken zijn intrede heeft gedaan worden kantoren steeds meer een plek voor vergaderingen, af en toe eens (samen) te werken en om met collega’s af te spreken of te socializen. Oftewel het kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek.
Hoe ziet een kantoor eruit die afgestemd is op hybride werken? Wij vinden dat medewerkers snel en makkelijk hun werkomgeving moeten kunnen opstarten zodra zij het kantoor binnenlopen. Daar horen flexwerkplekken bij die van alle gemakken zijn voorzien. Deze flexwerkplek bevat (meerdere) beeldschermen, een toetsenbord, muis en eventueel een docking station. Met een docking station kunnen medewerkers gemakkelijk schakelen tussen de werkplekken.
Heb je veel personeel? Dan is het een idee om met een reserveringssysteem te werken, zodat medewerkers altijd verzekerd zijn van een werkplek op kantoor.
Er ontstaan ook andere verwachtingen van een vergaderruimte. Zo is en wordt het steeds belangrijker dat er een videogesprek kan worden gevoerd via een groot scherm en dat de geluidskwaliteit optimaal blijft in een grote ruimte met meerdere mensen.
Maar niet alleen videogesprekken. Er is steeds meer vraag naar schermen waarmee je kunt whiteboarden, chatten en documenten delen. Vraag naar de mogelijkheden.
Daarnaast is éénheid een belangrijk element dat niet mag worden vergeten bij het opnieuw inrichten van het kantoor. Eénheid in een ICT-omgeving zorgt voor eenvoud, zowel bij de gebruikers als de beheerders. Denk bijvoorbeeld aan het in gebruik nemen van een flexplek. Als elke werkplek een ander systeem heeft kost dit veel tijd en moeite voor een medewerker om de dag te beginnen.
Tips voor hybride werken faciliteren
Het hybride werken faciliteren wordt gemakkelijker met de juiste ICT tools. Hieronder vind je een beschrijving van de meest voorkomende ICT tools voor hybride werken:
Microsoft 365
Microsoft 365 is de nieuwe naam voor Office 365. Microsoft 365 is een cloudoplossing. Je kan gebruik maken van meerdere Microsoft producten, zoals Word, PowerPoint, OneDrive of Teams. Elk Microsoft 365 pakket heeft weer verschillende functionaliteiten. Met Microsoft 365 heb je altijd en overal toegang tot je programma’s en data.
Leestip: 12 voordelen van Microsoft 365 voor jouw onderneming
Werkplek in de cloud
Een werkplek in de cloud is een eigen computer ‘in de cloud’. Je logt vanaf ieder apparaat eenvoudig op deze online omgeving in en je kunt direct aan het werk. In deze online werkplek staat jouw data, e-mail, Office Standaard en overige software. Met een werkplek in de cloud kun je overal ter wereld veilig inloggen.
VPN-verbinding
Werkt jouw organisatie met een fysieke server en willen medewerkers thuiswerken? Dan is een VPN-verbinding de oplossing. Een VPN-verbinding is een beveiligde verbinding waarmee je toegang krijgt tot het bedrijfsnetwerk. Een VPN-verbinding wordt gelegd tussen een apparaat (bijvoorbeeld een laptop) en de server. Door middel van deze beveiligde verbinding kunnen medewerkers thuiswerken.
Microsoft Teams
Veel mensen kennen Microsoft Teams als video vergaderoplossing. Toch heeft Microsoft Teams veel meer te bieden. Het is in Microsoft Teams mogelijk om te chatten, bestanden op te slaan en samen te werken in hetzelfde bestand tijdens een online vergadering.
Integreer je Microsoft 365 met Teams? Dan heb je ook toegang tot je agenda en bestanden in Teams.
Zoom
Zoom is een perfecte tool voor videoconferenties. Zoom is een clouddienst waarmee je face-to-face via een internetverbinding met elkaar kan communiceren. Vanzelfsprekend wellicht; hiervoor heb je wel een microfoon en luidspreker nodig.
VoIP telefonie
VoIP telefonie is ook wel een telefooncentrale in de cloud. Met VoIP bel je over het internet. Doordat er een mogelijkheid is om via een app op de telefoon te bellen, is dit een ideale oplossing voor hybride werken en makkelijk te implementeren in jouw organisatie. VoIP telefonie zorgt ervoor dat je altijd en overal kan bellen.
Tip: Wil je bellen via Teams maar dan wel met het behoud van alle VoIP functies? Bekijk dan eens de VoIP-pagina.
Kom alles te weten over de cloud
Download het e-book gratis en ontdek alle voordelen van werken in de cloud.
Voorbeeld hybride werken
Wij hebben al vele klanten mogen helpen op het gebied van hybride werken. Zo is Kippers Rijssen in de cloud gaan werken. Met de werkplek in de cloud kunnen zij op elke kantoorwerkplek inloggen of vanuit huis werken. Ook nemen zij VoIP telefonie af zodat zij altijd en overal bereikbaar zijn. Bedrijfsleider Arne Eertink: “We willen flexibel zijn. Sinds we in de cloud werken is dit mogelijk.”
Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.
Lees ook
Advies nodig?
Een moderne werkplek ondersteunt het hybride werken. Zowel op fysiek als mentaal gebied. Daar valt onder het benodigde materiaal, begeleiding vanuit de organisatie en duidelijke afspraken op het gebied van hybride werken. Hybride werken houdt een organisatie flexibel en effectief.
Wil je meer informatie over hoe wij hybride werken faciliteren bij klanten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
