Wat is een digitale werkplek?
Bij digitaal werken gebruik je digitale applicaties, apparatuur en gegevens voor het uitvoeren van taken en processen. Hierdoor kunnen medewerkers bijvoorbeeld samen op hetzelfde moment in een document werken, zien welke collega’s op kantoor zijn en kantoorruimtes reserveren voor vergaderingen.
Om digitaal te kunnen werken is er een digitale werkplek nodig. Dit is een volledig virtueel ingerichte werkplek met toegang tot alle applicaties en documenten binnen de organisatie. Medewerkers kunnen deze vanuit iedere locatie benaderen. Hierdoor is een digitale werkomgeving ideaal voor hybride werken.
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om een digitale werkplek in te richten. Digitaal werken heeft namelijk veel voordelen welke wij hieronder hebben uitgewerkt.
Voordelen van een digitale werkplek
- Locatie onafhankelijk werken: Zoals hierboven al gezegd is een digitale werkomgeving ideaal voor hybride werken. Omdat alle documenten en applicaties digitaal te benaderen zijn kunnen medewerkers werken waar en wanneer ze maar willen.
- Tijdwinst realiseren: Er zijn geen grote archieven meer nodig en medewerkers hoeven niet meer handmatig gegevens op te vragen. Documenten zijn met één druk op de knop beschikbaar waardoor medewerkers meer tijd hebben voor hun werkzaamheden.
- Beter samenwerken: Bij digitaal werken kunnen medewerkers samenwerken in hetzelfde document en is er makkelijker contact met collega’s via interne apps.
- Papier besparen: Documenten zijn te vinden in een digitale werkomgeving waardoor er minder geprint hoeft te worden. Dit bespaart niet alleen papier, maar is ook nog eens beter voor het milieu!
- Menselijke fouten voorkomen: Het is bij handmatige handelingen makkelijker om snel kleine foutjes te maken. Bij een digitale werkplek zijn routinehandelingen en automatische controles gedigitaliseerd.
- Betere perceptie als organisatie: Wanneer je als organisatie digitaal gaat werken toon je aan dat je toekomstgericht bent en meegaat met de tijd. Vooral voor de jongere generatie heeft dit meerwaarde.
Vragen bij het inrichten van een digitale werkomgeving
Voor je een digitale werkplek inricht heb je misschien wel wat vragen. Hieronder geven wij antwoord op enkele om je meer zekerheid te bieden:
- Zijn mijn applicaties en data overal toegankelijk? In een digitale werkomgeving zijn alle applicaties en data binnen jouw organisatie op iedere locatie te benaderen.
- Is een digitale werkplek veilig? De digitale werkplek is veilig door bijvoorbeeld de mogelijkheid tot tweefactorauthenticatie welke voor een veilige toegang zorgt. Tip: Door een digitale werkomgeving in te richten in de cloud ben je er zeker van dat deze veilig is.
- Zijn alle devices in de digitale werkplek goed te beheren? Medewerkers voeren werkzaamheden uit op verschillende devices. Zo kunnen ze zowel laptops als smartphones gebruiken. Bij een digitale werkomgeving kan jij of de IT-beheerder apparaten voorzien van patches en updates.
- Kan er support op afstand worden verleend? Bij een digitale werkplek kan er support van afstand worden verleend. Zo kan een IT-beheerder een apparaat op afstand overnemen om problemen op te lossen.
Manieren om een digitale werkplek in te richten
Wil je als organisatie een digitale werkplek inrichten? Dit kan gemakkelijk met de juiste ICT tools zoals de cloud en Microsoft 365. Daarnaast is verschillende software uitstekend te combineren met een digitale werkomgeving. Hieronder een korte beschrijving van een aantal tools:
Microsoft 365 werkplek
Microsoft 365 is een cloudoplossing waarmee je altijd en overal toegang hebt tot je programma’s en data. Microsoft 365 is de nieuwe naam voor Office 365. Je kan met deze tool gebruik maken van producten zoals PowerPoint, Word, OneDrive en Teams.
VoIP telefonie
VoIP telefonie is een telefooncentrale in de cloud waarmee je over het internet kan bellen. Hierbij is er ook een mogelijkheid om via een app op de telefoon te bellen. Met VoIP telefonie kan je altijd en overal bellen. Omdat het een telefooncentrale in de cloud is, is het een prima tool om te implementeren in een digitale werkplek.
Hosted Exchange
Met Hosted Exchange kan je overal zakendoen. Daarnaast hoef je niet zelf te investeren in een e-mailserver en kun je jouw mailboxen en agenda’s delen met andere gebruikers zoals collega’s. Zo kun je makkelijker én beter samenwerken. Hosted Exchange is hierdoor een perfecte tool voor het inrichten van een digitale werkomgeving.
Een digitale werkomgeving op maat
Een digitale werkplek kan gepersonaliseerd worden voor elke organisatie. Als organisatie gebruik je verschillende software en deze kan gecombineerd worden met de cloud. Zo kan 95% van de software gewoon geïnstalleerd worden in de cloud. Hierdoor ziet de cloudomgeving er per organisatie anders uit.
Bij sommige software kan er meer (maat)werk bij komen kijken. Hierbij gaat de cloudleverancier in gesprek met de softwareleverancier om te kijken wat er gedaan moet worden om het te realiseren.
Tip: Hulp nodig met het op maat maken van jouw digitale werkplek? Mail of bel ons gerust. Veel bekende software hebben wij al eens bij ons in de cloud geïnstalleerd.
Adoptie van een digitale werkomgeving bij medewerkers
Met alleen een digitale werkplek inrichten ben je er nog niet. Je moet zorgen voor een goede adoptie ervan bij medewerkers. Alleen dan kan een digitale werkplek succesvol zijn.
Een goede adoptie begint bij het centraal zetten van de medewerkers. Breng in kaart wat hun functies, werkzaamheden en werkstijlen zijn. Vervolgens kan er gekeken worden welke ICT-oplossingen, devices en apps er nodig zijn om alle medewerkers zo veilig, efficiënt en prettig mogelijk te laten werken. Belangrijk is om hierbij niemand buiten te sluiten. Bijvoorbeeld medewerkers die digitaal minder behendig zijn of niet goed kunnen lezen of zien. Zo kun je een spraakfunctionaliteit toevoegen en het mogelijk maken om teksten groter te maken. Ook mag het inlichten van medewerkers over digitale veiligheid niet worden vergeten.
Onze aanpak voor een digitale werkplek
Wij hebben al vele klanten mogen helpen met het inrichten van hun digitale werkomgeving. Dit doen wij onder andere met onze cloudoplossingen en Microsoft 365 abonnementen. Zo is Solitas in de cloud gaan werken en dit bevalt goed. Eigenaar Gert-Jan Beltman: “Het werkt perfect. Je kunt er altijd en overal bij. Ook ons boekhoudsysteem en ERP-pakket hebben we daardoor altijd tot onze beschikking.”
Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.
HOE KAN CONNECTIUM JOUW ORGANISATIE HELPEN MET HET INRICHTEN VAN EEN DIGITALE WERKOMGEVING?
Digitaal werken heeft veel voordelen, niet alleen voor jouw organisatie maar ook voor alle medewerkers. Zo kunnen ze makkelijker samenwerken en locatie onafhankelijk werken. Daarnaast laat je zien dat je meegaat met de tijd.
Een digitale werkplek betekent toekomstgericht zijn. Wil je meer informatie over hoe wij een digitale werkplek inrichten bij klanten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
