Wat is digitaal samenwerken?
Digitaal samenwerken is samenwerken op afstand met behulp van technologie en digitale hulpmiddelen. Vaak wordt hiervoor het internet gebruikt. Er wordt op afstand gewerkt aan nieuwe en lopende projecten, informatie gedeeld met elkaar en online gecommuniceerd. Dit alles verloopt via digitale middelen, zoals online samenwerkingsplatformen, videoconferentie oplossingen, e-mail en cloudopslagplatformen.
Digitaal samenwerken maakt het mogelijk om over de hele wereld te communiceren met andere mensen, zonder fysiek contact te hebben.
Waarom digitaal samenwerken?
Digitaal samenwerken levert organisaties vele voordelen op, waaronder:
-
Flexibiliteit neemt toe: digitaal samenwerken maakt het mogelijk om vanaf elke locatie en op elk moment met elkaar te kunnen samenwerken. Het is daarom ook niet meer noodzakelijk om fysiek aanwezig te zijn.
-
Tijdwinst en kosten besparen: doordat medewerkers niet meer fysiek aanwezig hoeven te zijn bij vergaderingen, hoeven zij ook niet meer te reizen. Dit bespaart tijd en geld.
-
Milieuvriendelijker: het minder reizen bespaart niet alleen tijd en geld, maar is ook nog eens milieuvriendelijker.
-
Makkelijk documenten delen en opslaan: tools voor digitaal samenwerken zijn zo ingericht dat het erg makkelijk is om documenten met elkaar te delen, op te slaan en in samen te werken. Dit bevordert de onderlinge samenwerking op afstand.
-
Verbetering van communicatie: door middel van alle digitale hulpmiddelen is het erg gemakkelijk om met elkaar op afstand te communiceren. Plan bijvoorbeeld een online vergadering in of werk tegelijkertijd met elkaar in hetzelfde bestand.
Starten met digitaal samenwerken
Er zijn verschillende stappen die bedrijven kunnen nemen om het online samenwerken te laten slagen:
Stap 1: Gebruik de juiste tool(s)
Ga na welke online samenwerkingstools het beste aansluiten bij jullie werkwijze en behoeften. Zorg ervoor dat de tool voor alle gebruikers eenvoudig te gebruiken is.
Stap 2: Stel duidelijke afspraken op
Stel duidelijke afspraken op omtrent het digitaal samenwerken. De volgende punten kunnen daarbij ondersteunen:
- Bespreek waar documenten moeten worden opgeslagen.
- Stel regels op omtrent digitaal vergaderen.
- Stel een maximaal aantal gebruikers in per online vergadering.
- Laat de camera aan tijdens een vergadering.
- Maak een duidelijke rolverdeling tijdens een vergadering.
Stap 3: Blijf elkaar (online) ontmoeten
Hoewel iedereen elkaar niet meer dagelijks fysiek ziet, is het raadzaam om met elkaar te blijven communiceren. Een kort wekelijks overleg kan gebruikt worden om de voortgang met elkaar te spreken en om hulp van collega’s te vragen als dit nodig is. Zo worden werkzaamheden op tijd afgerond en wordt het teamgevoel behouden, ondanks de afstand.
Stap 4: Adoptie
Een goede adoptie bij medewerkers is essentieel. Alleen dan kan het digitaal samenwerken een succes worden. Zet de medewerkers centraal, leg hen de regels omtrent digitaal samenwerken uit en loop de digitale tools door.
Stap 5: Nazorg
Zorg ervoor dat medewerkers met vragen terecht kunnen bij hun manager of IT-afdeling. Creëer bovendien een cultuur waarbij online samenwerken hetzelfde voelt als fysiek samenwerken en iedereen zich betrokken voelt bij zijn of haar werkzaamheden.
Handige tools voor digitaal samenwerken
Wil je digitaal samenwerken stimuleren? Dan zijn de juiste tools een must. Ook uit onderzoek is gebleken dat de tools een positief effect hebben op het samenwerken. 67% zegt te zien dat mensen die normaal minder van zich lieten horen nu actiever deelnemen.
Er zijn veel Microsoft 365 tools beschikbaar om digitaal samenwerken makkelijker te maken, enkele opties hebben wij hieronder uitgewerkt:
Lees ook: Wat is Microsoft 365 en hoe werkt het?
Teams
Teams is een videoconferentie dienst die gebruikt wordt om digitaal met elkaar te communiceren. Dit is mogelijk via video, audio of beide. Met Teams is meer dan alleen (video)bellen mogelijk. Teams is ook wel een samenwerkingsplatform. Zo kan je documenten opslaan, vergaderingen inplannen via de agendafunctie en samenwerken in bestanden.
Wellicht heb je ook wel eens gehoord van ‘Teams Room’. Een Teams Room is een ruimte die is ingericht met speciale apparatuur om met één klik op de knop een teams meeting te starten. Combineer Teams met een Teams Room en start eenvoudig online vergaderingen.
SharePoint
SharePoint is een platform van Microsoft 365 en wordt gebruikt voor het opzetten van websites voor het uitwisselen van informatie en het online samenwerken binnen organisaties.
OneDrive
OneDrive is een cloudopslagplatform om persoonlijke documenten op te slaan en documenten met elkaar te delen.
OneNote
OneNote is ook wel een digitaal notitieblok, waarin je kunt schrijven en tekenen. Bovendien is het mogelijk om notities met elkaar te delen en om er tegelijkertijd met elkaar in te werken.
Thuiswerken faciliteren
Thuiswerken en digitaal samenwerken zijn nauw verwant aan elkaar en voor steeds meer bedrijven wordt dit een standaard werkwijze.
Als bedrijven met digitale tools gaan werken, maakt dit het vaak mogelijk om thuis te kunnen werken. Thuiswerken zorgt voor meer flexibiliteit, productiviteit en maakt het mogelijk om met iedereen contact te hebben. Toch is het digitaal thuiswerken niet altijd perfect, zo is het raadzaam om op zoek te gaan naar de juiste werk- privé balans, moet je leren communiceren met collega’s op afstand en is het handig de online tools onder de knie te krijgen.
Thuiswerken kan een succes worden wanneer iedereen(online) met elkaar blijft communiceren, er met de juiste digitale samenwerkingstools wordt gewerkt en er duidelijke richtlijnen zijn.
Een voorbeeld van zo’n digitale samenwerkingstool is een online werkplek. Via het internet heb je altijd toegang tot de werkplek. Thuiswerken met een online werkplek is daarom zeker geschikt. Een andere goede optie is samenwerken in Microsoft 365.
Lees ook
Is jouw organisatie al klaar voor digitaal samenwerken?
Een juiste digitale inrichting helpt bedrijven en teams bij efficiënter en effectiever samenwerken op afstand, waardoor ze eerder hun doelstellingen en projecten halen.
Advies nodig over digitaal samenwerken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
