SharePoint, OneDrive, Teams: wanneer gebruik je welke tool?

Wat is SharePoint?

SharePoint biedt teams, afdelingen en projectgroepen de mogelijkheid om gemakkelijk met elkaar online samen te werken. Bestanden uit bijvoorbeeld Excel, PowerPoint of Word kunnen centraal worden opgeslagen en gedeeld. Vaak zien we dat SharePoint de traditionele gedeelde F-schijf vervangt.

SharePoint biedt daarnaast de mogelijkheid om realtime samen te werken, waarbij werknemers gelijktijdig aan documenten kunnen werken. Binnen SharePoint kun je ook sites aanmaken om de interne communicatie te verbeteren, vergelijk het met een intranet. Gebruikers kunnen via deze site eenvoudig belangrijke informatie delen met collega’s.  

Wanneer gebruik je SharePoint?

SharePoint wordt gebruikt wanneer meerdere personen, zoals een team of organisatie, online willen samenwerken. De tool biedt de volgende mogelijkheden:

• Documentbeheer: SharePoint is ideaal voor het beheren van documenten die door meerdere mensen moeten worden bewerkt en gedeeld.
• Leden toevoegen: Voeg gemakkelijk collega’s toe aan gedeelde bestanden en mappen. Daarnaast is het mogelijk om de juiste rechten toe te wijzen aan gebruikers, bijvoorbeeld ‘alleen lezen’ of ‘bewerken’ van bestanden.
• Centrale opslag: SharePoint biedt een centrale opslag voor projecten waarbij teamleden samenwerken aan documenten, taken en planningen.
• Sites: SharePoint kan worden gebruikt om interne omgevingen en intranetten/sites te maken voor het delen van bedrijfsinformatie.  

Wat is OneDrive?

Zoals hierboven genoemd wordt SharePoint gebruikt als samenwerkingsplatform. Als iemand bestanden privé wil opslaan, is SharePoint niet de beste keuze. Gelukkig is OneDrive hiervoor de oplossing. OneDrive is een persoonlijke opslagplaats voor een gebruiker. Aan elk Microsoft-account is een OneDrive-opslagruimte gekoppeld. Het vervangt eigenlijk de traditionele persoonlijke schijf. Alle bestanden staan opgeslagen in de cloud, waardoor gebruikers altijd en overal toegang hebben, ongeacht het apparaat of de locatie.

Bovendien biedt OneDrive de mogelijkheid om bestanden te delen met anderen. Met slechts een link kunnen gebruikers gemakkelijk andere personen uitnodigen om bestanden te bekijken of te bewerken. Goed om te weten is dat het gedeelde bestand altijd blijft opgeslagen in de OneDrive van de gebruiker, waardoor deze de controle en privacy kan behouden.

Wanneer gebruik je OneDrive?

OneDrive wordt voornamelijk gebruikt om bestanden privé op te slaan en om deze te delen met één persoon of een kleine groep. OneDrive biedt de volgende mogelijkheden:

• Persoonlijke opslag: OneDrive is ideaal voor het opslaan van persoonlijke bestanden zoals documenten, foto's en video's.
• Bestanden delen met anderen: OneDrive biedt opties voor het delen van bestanden met enkele gebruikers via links of uitnodigingen.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform waarin teams kunnen chatten, vergaderen, bestanden kunnen delen en hierin samen kunnen werken. Teams maakt het gemakkelijker om snel met elkaar contact te leggen, zowel via beeld, audio en per chat. Door bestanden te plaatsen in een Team, wordt ervoor gezorgd dat iedereen toegang heeft tot deze gegevens.

Goed om te weten is dat wanneer Teams wordt gebruikt, de gebruiker eigenlijk SharePoint of OneDrive gebruikt. Deze applicaties draaien achter Teams en worden alleen via interface benaderd. SharePoint is een opslag tool achter een Team kanaal in Teams. Deze wordt automatisch aangemaakt als een Team wordt aangemaakt. OneDrive wordt gebruikt als een gebruiker een document deelt in een privé chat. Aangeraden wordt wel om documenten te delen in een Team kanaal, zo worden deze bestanden niet verwijderd indien een collega de organisatie verlaat. Dit gebeurt wel wanneer documenten in een privé chat worden gedeeld.

Wanneer gebruik je Teams?

Microsoft Teams kan voor twee opties worden gebruikt:

1. Samenwerken met een grote groep: Wil je met meerdere personen en collega’s bestanden delen en eenvoudig met elkaar communiceren op afstand? Maak dan in Teams een Team kanaal aan. Werk gestructureerd samen met collega’s in één omgeving. Chat, plan vergaderingen in en deel en werk tegelijkertijd in documenten.
2. Samenwerken met één persoon of een kleine (tijdelijke) groep: Wil je liever contact hebben en/of een bestand delen met één persoon of een kleinere groep? Maak dan gebruik van de privé chat in Teams.

Uiteraard is het ook mogelijk om deze twee opties door elkaar te gebruiken. Bijvoorbeeld als je wil communiceren met één persoon buiten het Team kanaal.

Microsoft Teams biedt de volgende mogelijkheden:

• Realtime communicatie: Gebruik Teams voor snelle chatberichten, zowel één op één als in groepschats.
• Samenwerking in projectteams: Voor projectgerichte communicatie en samenwerking, inclusief het delen van bestanden en het plannen van vergaderingen.
• Videovergaderingen en -gesprekken: Teams biedt uitgebreide functies voor online vergaderingen en gesprekken, waaronder scherm delen en het opnemen van vergaderingen.

SharePoint, OneDrive, Teams: een overzicht

OneDrive, SharePoint en Teams lijken op het eerste gezicht erg op elkaar, maar ze hebben elk hun eigen unieke kenmerken. De keuze voor welke je gebruikt hangt sterk af van hoe je online wil (samen)werken. We hebben alles samengevat in onderstaand overzicht:  

Lees ook

• 12 voordelen van Microsoft 365 voor jouw onderneming
• Flexibiliteit is key in een hybride werkomgeving