Migreren naar de cloud in 6 stappen

1. Introductie-
gesprek

Om een goed beeld te krijgen van de cloud en de verschillende cloudleveranciers, plan je wellicht meerdere gesprekken in. Deze gesprekken staan vaak in het teken van een eerste kennismaking met elkaar, de tekortkomingen van de huidige omgeving, de veiligheid van de cloud en de wensen en eisen voor de nieuwe omgeving. Ook krijg je vaak in dit gesprek al een globaal advies. In sommige gevallen is de cloud niet altijd geschikt en wordt er naar andere mogelijkheden gekeken, bijvoorbeeld on-premise werken.

2. Inventarisatie

In het tweede gesprek wordt er dieper ingegaan op de informatie uit het vorige gesprek. De huidige omgeving en de software wordt daadwerkelijk bekeken, zodat er een goede inschatting kan worden gemaakt. Ook wordt de hardware in kaart gebracht. Is bijvoorbeeld het huidige netwerk snel genoeg om mee in de cloud te werken?

Als dit niet het geval is wordt dit ook meegenomen in de offerte. Het is belangrijk om van te voren eventuele problemen al mee te nemen, zodat de migratie zo soepel mogelijk verloopt. 

3. Adviesgesprek en offerte

Op basis van de verkregen informatie in bovenstaande stappen wordt er een offerte gemaakt en verstuurd. Deze offerte wordt vervolgens besproken met jou.

4. Beslissing

Je bent eruit. Je wilt met jouw bedrijf gaan werken in de cloud. Hoe nu verder?

Na akkoord wordt de migratie op een gunstig moment voor jouw bedrijf ingepland. Dit gebeurt in overleg met jou, omdat tijdens de migratie de huidige omgeving wordt stilgelegd en medewerkers tijdelijk niet meer met hun computer kunnen werken. Migraties vinden daarom vaak plaats op een vrijdag of in het weekend.

Er worden migratiedocumenten opgesteld met informatie die noodzakelijk is voor de cloudleverancier. Denk aan voor- en achternaam, e-mailadres en mobiele nummers (voor twee factorauthenticatie) van medewerkers. Ook wordt daarin vastgelegd wie welke rechten moet hebben, denk hierbij aan bijvoorbeeld rechten tot mappen of software.

5. Migratie

Tijdens deze stap wordt het meeste werk verricht door de cloudleverancier. Alle bedrijfsdata wordt overgezet naar de cloud en alle koppelingen met printers en computers worden gemaakt. Indien de software onbekend is bij de cloudleverancier, wordt er contact gezocht met de softwarepartij. De daadwerkelijke omgeving wordt zo ingericht dat op de dag van livegang bijna niets meer hoeft te worden gedaan.

Tip: Stel tijdens het migratieproces één vast aanspreekpunt binnen jouw organisatie aan die vragen van de ICT-leverancier kan beantwoorden.

6. Dag van livegang

De cloudomgeving is ingericht; het is tijd om over te stappen naar de cloud! De oude omgeving wordt uitgeschakeld en opgeruimd en gebruikers krijgen voor de eerste keer te maken met de nieuwe werkomgeving. Vanaf het moment van livegang is dit de nieuwe werkwijze. Vaak zijn softwareleveranciers tijdens de dag van livegang aanwezig op locatie om opstartvragen van gebruikers te beantwoorden en allerlei andere technische vragen uit te zoeken. Als het niet mogelijk is om de locatie aanwezig te zijn, kunnen ICT-specialisten meekijken op afstand.

7. (Evaluatie)

De laatste stap hoort wellicht niet bij het overstappen naar de cloud, maar vinden wij wel een hele belangrijke. Na implementatie zijn wij benieuwd hoe het werken in de cloud bevalt en/of je nog verbeterpunten voor ons hebt. Daarom hebben wij vaak telefonisch of op locatie een kort evaluatiegesprek.

Meer lezen over werken in de cloud? Bekijk dan eens de blog '8 voordelen van werken in de cloud' en 'Makkelijk thuiswerken met een cloud thuiswerkplek'.