Dagelijks wordt er binnen jouw bedrijf veel data verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de uren die werknemers maken, het verloop van projecten en het versturen van facturen. Vaak worden hiervoor verschillende systemen gebruikt met als gevolg dat alle data lastig terug te vinden en te delen is. Kantoorautomatisering biedt hiervoor de oplossing.

Kantoorautomatisering is een onmisbaar onderdeel geworden in de bedrijfsvoering. Het continue optimaliseren van bedrijfsprocessen verhoogt de efficiëntie, verlaagt de kosten en verbetert de concurrentiepositie. In deze blog gaan we dieper in op wat kantoorautomatisering is, wat er onder valt en reiken we je oplossingen aan om jouw kantoor verder te automatiseren.  

In dit blog:

• Wat is kantoorautomatisering?
• Wat valt er onder kantoorautomatisering?
• De 5 belangrijkste voordelen
• Verschillende manieren van kantoorautomatisering
• Aandacht voor adoptie is essentieel
• Kantoorautomatisering in de praktijk

Wat is kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering is letterlijk processen automatiseren op kantoor. Denk hierbij aan het verwerken van mailings, het opstellen van offertes en het maken van presentaties. Hiermee bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar verhoog je ook de productiviteit. 

Kantoorautomatisering omvat vandaag de dag meer dan alleen het omzetten van fysieke data in digitale data. Het omvat de hele IT-omgeving van een bedrijf. Denk hierbij aan serverbeheer, werkplekbeheer en netwerkbeheer.

Wat valt er onder kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering bevat meerdere aspecten die bedrijfsprocessen eenvoudiger en efficiënter maken. Enkele aspecten hiervan zijn:

De 5 belangrijkste voordelen

Wij hebben de vijf belangrijkste voordelen van kantoorautomatisering voor je op een rijtje gezet:

1. Efficiënter werken en tijdswinst

Het automatiseren van handmatige en tijdrovende taken versnelt bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen hun tijd daardoor besteden aan andere belangrijke taken.  

2. Kosten besparen

Automatisering neemt taken over waardoor er minder personeel nodig is en werkzaamheden kunnen sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd.

3. Tevreden werknemers

Doordat taken zijn geautomatiseerd of door software makkelijker af te ronden zijn zorgt dit voor minder repetitieve taken bij medewerkers, wat weer bijdraagt aan de werknemerstevredenheid.  

4. Concurrentie-
voordeel

Automatisering bevordert de concurrentiepositie van bedrijven omdat zij een voorsprong hebben op hun concurrenten.

5. Een beveiligde IT-omgeving

De nieuwste hard- en software bevat geavanceerde beveiligingsfuncties, waardoor data beter beschermd is tegen digitale bedreigingen.

Verschillende manieren van kantoor-
automatisering

Processen automatiseren op kantoor kan op verschillende manieren. Overweeg dus goed welke het beste bij jouw bedrijf passen. Hieronder hebben we enkele manieren voor je op een rijtje gezet:

Werken in de cloud

Een van de meest opkomende ontwikkelingen in kantoorautomatisering is de verschuiving naar de cloud. Met een online werkplek hebben medewerkers toegang tot hun software en gegevens vanaf elke locatie met internettoegang. Dit maakt flexibel werken en samenwerken eenvoudiger dan ooit tevoren. Tools zoals Microsoft 365 en een werkplek in de cloud zijn zulke cloudoplossingen.

Solitas heeft ook over de overstap naar de cloud gemaakt. Eigenaar Gert-Jan Beltman: “Het werkt perfect. Je kunt er altijd en overal bij. Ook ons boekhoudsysteem en ERP-pakket hebben we daardoor altijd tot onze beschikking.”

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

Werkplekbeheer optimaliseren

De juiste hardware is essentieel om een optimale werkplek te creëren voor medewerkers. Het begint namelijk allemaal bij een goede basis. Denk aan een ingerichte werkplek wanneer er een nieuwe collega start, het beschikken over de juiste accounts of een werkplek bij je thuis. Het zijn allemaal aspecten die vallen onder werkplekbeheer en ondersteunend zijn aan de werkzaamheden van de medewerker.

E-mail online

Met Hosted Exchange, oftewel e-mail online, heb je altijd toegang tot jouw e-mail waardoor je overal ter wereld zaken kunt doen. Ook is het mogelijk om jouw mailboxen en agenda’s te delen met andere gebruikers, bijvoorbeeld je collega’s, waardoor je nog makkelijker en beter samenwerkt.

VoIP telefonie

VoIP telefonie, of bellen via het internet, heeft veel traditionele telefoonlijnen vervangen. Het biedt bedrijven vele voordelen, zoals flexibiliteit in het op- en afschalen van gebruikers, integratiemogelijkheden met andere software en het is een professionele communicatietool.  

Aandacht voor adoptie is essentieel

Processen automatiseren valt of staat met goede adoptie. De tools en systemen kunnen zo effectief zijn, als medewerkers niet weten hoe ze er mee moeten werken behaal je niet het beoogde resultaat. Daarom is het belangrijk om medewerkers de juiste training en ondersteuning te bieden.   

Kantoor-
automatisering in de praktijk

Kippers heeft ervoor gekozen om hun IT-omgeving onder te brengen bij Connectium en verder te automatiseren. Ze zijn gebruik gaan maken van Hosted Exchange, waardoor hun mailbox automatisch gesynchroniseerd wordt en collega’s niet meer tegelijkertijd dezelfde mail beantwoorden. Ook zijn ze overgestapt naar VoIP telefonie waardoor ze altijd bereikbaar zijn, zowel op de vaste telefoon als op de smartphone.

Meer weten wat kantoorautomatisering voor Kippers heeft betekend? Lees dan het hele klantverhaal van Kippers.  

Lees ook

• De moderne werkplek: veilig (samen)werken in de cloud
• Makkelijk thuiswerken met een cloud thuiswerkplek

Jouw kantoor automatiseren?

Neem contact op

Kunnen we zomaar al onze bedrijfsdata kwijtraken? Ja, helaas wel. Het kan binnen een paar seconden gebeuren: een medewerker die een phishing mail opent, waardoor hackers toegang krijgen tot al jouw data. Het per ongeluk verwijderen van een werkbestand of de server valt uit en het bestand waarin jij aan het werk was is niet opgeslagen. Dit zijn enkele voorbeelden hoe dataverlies kan optreden.

Aan de hand van de volgende punten kom je meer te weten over de oorzaken van dataverlies en hoe je dit kunt voorkomen:

• Wat is dataverlies?
• De gevolgen van dataverlies
• De 7 belangrijkste oorzaken van dataverlies
• Tips om dataverlies te voorkomen

Wat is dataverlies?

Men spreekt van dataverlies wanneer bestanden die opgeslagen staan op een schijf niet meer langer leesbaar zijn. Data hoeft niet altijd verdwenen te zijn. In sommige gevallen is de data nog wel aanwezig, maar alleen niet meer leesbaar. Toch spreken we dan wel van dataverlies. Dataverlies kan door allerlei oorzaken optreden en gaat vaak gepaard met vervelende gevolgen.

De gevolgen van dataverlies

Eén ding is zeker: het verliezen van bedrijfsdata leidt tot vervelende gevolgen. Deze kunnen ‘onschuldig’ zijn of uitlopen tot een grote ramp. Als medewerkers niet meer bij hun data kunnen komen, zal de productiviteit afnemen en dit zal resulteren in hoge kosten.

Daarnaast zal het bedrijf ook nog eens snel in waarde dalen, als data niet snel weer bereikbaar wordt. De bedrijfscontinuïteit komt op het spel te staan en imagoschade bij bestaande en potentiële klanten is niet uitgesloten.

Vooral tegenwoordig bewaren we al onze data online, daarom is het erg belangrijk vooraf een plan te hebben om dataverlies tegen te gaan. Zo kunnen rampen worden voorkomen.

De 7 belangrijkste oorzaken van dataverlies

Heel veel ondernemingen hebben al eens dataverlies geleden of krijgen hier ooit nog mee te maken. De oorzaken van dataverlies verschillen elke keer weer. Hieronder hebben we de 7 belangrijkste oorzaken van dataverlies beschreven:

1. Menselijke fout

Fouten maken we allemaal. Ook als het om onze data gaat. Denk aan het per ongeluk verwijderen van een bestand, belangrijke bestanden die we zonder besef overschrijven, waardoor essentiële informatie verloren gaat of een e-mail met gevoelige inhoud versturen naar een verkeerde ontvanger.

Maar ook fysieke schade is een oorzaak die vaak voorkomt: laptops die kapotvallen of het per ongeluk morsen van koffie over een laptop.

2. Hardware- of software-
problemen

Dataverlies kan ook ontstaan door hardware- of softwareproblemen. Bij hardware problemen kun je denken aan harde schijven die crashen, waardoor plotseling alles weg is. Dataverlies bij softwarematige problemen ontstaan vaak door systeemcrashes.

3. Digitale aanvallen

Uit het onderzoek van Dell ECM blijkt dat vele organisaties niet in staat zijn zich te beschermen tegen digitale bedreigingen. De meeste hackers en cybercriminelen willen met deze aanvallen bedrijven chanteren of afpersen, met als doel geld verdienen.

1. Ransomeware: bij ransomware worden bestanden op de computer versleuteld. Tegen betaling kun je weer toegang krijgen tot de bestanden.
2. Malware: bij malware wordt de computer besmet met een schadelijk software, denk aan een virus. Deze gaat zich vestigen in jouw computer, wat er voor kan zorgen dat de computer niet meer bruikbaar is.
3. Phishing: misschien wel één van de bekendste vormen van cybercriminaliteit. Phishing is wanneer een kwaadwillende, die vaak betrouwbaar lijkt, een e-mail verstuurd en vraagt om persoonlijke gegevens.

4. Stroomstoring

Alle apparaten in IT-infrastructuren hebben stroom nodig. Indien de stroom plotseling uitvalt door een storing en er geen noodstroom is, kan dit de bedrijfsvoering behoorlijk onderbreken.

Doordat een werkomgeving zo abrupt wordt afgesloten kan dit ook nog eens leiden tot beschadigingen aan de bestanden. Als dit regelmatig plaatsvindt kan dit op lange termijn ook gevolgen hebben voor de levensduur van de hardware.

5. Rampen

Van overstromingen tot brand, het zijn gebeurtenissen die je van tevoren niet verwacht. Gelukkig gebeurt het niet vaak, maar als het wel gebeurt zijn de gevolgen niet te overzien. Rampen kunnen alle bedrijfsdata in één klap vernietigen.

Om gevolgen van rampen te beperken is het belangrijk jouw data op verschillende plekken op te slaan en regelmatig een back-up te maken.

6. Onjuist back-up uitvoeren

Bedrijven die al gebruik maken van back-ups, zijn per definitie niet ‘veilig’. Door verschillende reden wordt vaak niet de juiste data geback-upt, terwijl collega’s hier wel vanuit gingen. Ook wordt vaak vergeten de back-up te maken en deze vervolgens te controleren. In geval van nood kan niet alle data worden teruggehaald.

7. Diefstal

We werken vanuit huis, in de trein of in het buitenland. Onze werkplek wordt steeds mobieler. De kans op diefstal is daardoor een stuk groter geworden en daarmee ook de kans op dataverlies. Maar niet alleen onderweg kun je te maken krijgen met diefstal. Ook op kantoor komt het vaker voor dan je zou denken. Goede beveiliging op kantoor moet daarom niet worden vergeten.

Tips om dataverlies te voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen. Een uitspraak die zeker geldt als het gaat om dataverlies. En zoals je hierboven al hebt kunnen lezen kunnen de gevolgen groot zijn. Lees hieronder een aantal tips om dataverlies te voorkomen:

1. Disaster recovery plan

Allereerst een disaster recovery plan. Wat is een disaster recovery plan? Een disaster recovery plan is een document dat door een bedrijf wordt opgesteld en instructies bevat hoe te reageren bij ongeplande incidenten zoals natuurrampen, stroomuitval, cyberaanvallen en andere storende gebeurtenissen. Tijdens de ontwikkeling van dit plan wordt alle data in kaart gebracht, zodat niks wordt vergeten.

Het plan treedt in werking zodra er een noodsituatie is. Doordat vooraf alles goed is uitgedacht, weet iedereen wat hij of zij moet doen en kunnen alle werkzaamheden weer snel worden hervat.

2. Back-up data

Ten tweede is het maken van een back-up essentieel om definitief dataverlies te voorkomen. Er zijn allerlei back-up methodes.

Online back-up in de cloud is een methode waar vaak gebruik van wordt gemaakt. Bij online back-up wordt bedrijfsdata door middel van een netwerkverbinding opgeslagen op een externe server of computer. Bij verlies van data kan de back-up worden geraadpleegd en kan de data worden teruggezet.

3. Collega's inlichten over verdachte e-mails en phising

We worden dagelijks overspoeld met e-mails. Belangrijk is om collega’s in te lichten over de gevaren van phising. Helemaal met de komst van artificiële intelligentie (AI) is het nog lastiger te herkennen. 

Een phising e-mail is onder andere te herkennen aan een onduidelijk e-mailadres, vragen om persoonlijke gegevens en foutief taalgebruik. Al is dat tegenwoordig niet altijd meer het geval. 

Tip: Wil je jouw medewerkers weerbaar maken tegen digitale dreigingen? Wij hebben de oplossing. Door middel van een security awareness platform gevuld met allerlei e-learning modules zorg je ervoor dat medewerkers digitaal veilig en informatiebewust werken. Vraag een gratis demo aan of neem contactmet ons op voor meer informatie.

4. Antivirussoftware

Antivirus is een programma dat geïnstalleerd kan worden op digitale apparaten, zoals een laptop, om deze te beschermen tegen malware. Deze software spoort continue virussen op en stopt deze vervolgens, met als doel ernstige schade te voorkomen.

5. Houd hardware en software up-to-date

Het is belangrijk om apparatuur en software up-to-date te houden en te onderhouden. Met updates worden beveiligingslekken gedicht. Indien er geen updates worden uitgevoerd veroudert de hardware en software. Cybercriminelen houden dit in de gaten en kunnen via deze kwetsbaarheden binnen komen.

6. UPS (stroom back-up)

Stroomuitval van apparatuur is te voorkomen met een Uninterruptible Power Supply (UPS). Een UPS komt in actie wanneer stroomuitval optreedt en voorziet de apparatuur onmiddellijk van stroom. Daarmee wordt voorkomen dat apparatuur uitvalt, data verloren gaat en er niet doorgewerkt kan worden.

Goed om te weten: een UPS is geen back-up. Een UPS kan apparatuur maar enkele minuten voorzien van stroom. Daarom moet naast een UPS ook altijd een back-up worden gemaakt.

NOOIT MEER DATAVERLIES. CONNECTIUM HELPT!

Adviesgesprek aanvragen

Met een eerste kop koffie in de hand ben je klaar om de werkdag te beginnen. Je start jouw computer op en scrolt wat door de mailbox heen. Wanneer je net een mailtje wil beantwoorden valt het internet ineens weg. Enorm frustrerend, zeker wanneer je het ICT probleem niet snel en zelf op kan lossen.

Ieder bedrijf krijgt wel eens met ICT problemen te maken. Dit kan variëren van de verbinding die wegvalt tot een printer die niet meer werkt of een onbruikbare werkplek door missende kabels. Wij hebben de meest voorkomende ICT problemen op een rijtje gezet én hoe je deze kan oplossen.

 In dit blog:

• De meest voorkomende ICT problemen
• ICT problemen oplossen

De meest voorkomende ICT problemen

De ICT infrastructuur is een belangrijk onderdeel van jouw bedrijf. Vanzelfsprekend zit niemand te wachten op problemen hiermee. Deze hebben namelijk direct invloed op de productiviteit. Hieronder hebben we de 9 meest voorkomende ICT problemen voor je op een rijtje gezet.

1. De internetverbinding valt weg 

Misschien wel het vervelendste ICT probleem is het wegvallen van het internet. Ineens kunnen medewerkers (een deel van) hun werk niet meer doen. Het IT probleem kan variëren van een signaal dat helemaal wegvalt tot langzamer internet.

Voor het wegvallen van de internetverbinding zijn verschillende oorzaken. In sommige gevallen is het een externe oorzaak, zoals graafwerkzaamheden, maar veelal is de oorzaak intern te vinden. Er kunnen bijvoorbeeld problemen zijn met WiFi-accesspoints, switches, firewalls of andere netwerkapparatuur. Een andere oorzaak is een server die niet (meer) past bij de grootte en het verbruik van de organisatie. Naarmate een server ouder wordt, de website zwaarder of wanneer er meer gebruikers zijn, moet de server worden opgeschaald.

Tip:Het niet meer kunnen werken omdat een internetverbinding uitvalt kan worden voorkomen door redundantie. Het redundant maken van een bedrijfsnetwerk kan door bijvoorbeeld gebruik te maken van een extra (glasvezel)verbinding of het installeren van een 4G back-up verbinding. De back-up verbinding wordt in werking gesteld zodra de hoofdverbinding uitvalt.

2. De printer is niet verbonden

Bij ICT problemen denk je waarschijnlijk niet meteen aan een printer die niet meer verbonden is. Toch valt een printer onder ICT wanneer deze draadloos verbonden is met computers. Wanneer een computer meerdere printers aan zich heeft gekoppeld kan dit verbindingsproblemen opleveren. Daarnaast kunnen er ook problemen zijn met de printer zelf wanneer deze niet verbonden is met het netwerk.

3. De cybersecurity is niet op orde

Bijna iedereen is zich bewust van cyberaanvallen zoals malware, phishing en ransomware. Toch komt het vaak voor dat organisaties hun security niet goed op orde hebben. Een goede cybersecurity begint bij het regelmatig updaten van software, mobiele apparaten en netwerkapparatuur. Daarnaast is het belangrijk om antivirus- en antimalware software te gebruiken, alle endpoints te beveiligen en multi-factor authenticatie verplicht te stellen.

Bewustwording van medewerkers speelt bij een goede cybersecurity ook een rol. Maak ze bewust van veelvoorkomende dreigingen en stel een protocol in wat te doen bij dubieuze e-mails of als er toch op een link is geklikt. Met het security awareness programma van Connectium kan je medewerkers doorlopend scherp en op de hoogte houden van nieuwe risico’s.

4. De helpdesk is niet bereikbaar

Een goede helpdesk is erg belangrijk voor organisaties om ICT problemen zo snel mogelijk op te kunnen lossen. Helaas komt het vaak voor dat de helpdesk onbereikbaar is of de medewerker niet goed genoeg helpt. Daarom bieden wij bij Connectium een snelle helpdesk voor alle IT vragen. Hierbij is er ook een mogelijkheid tot 24 uur bereikbaarheid.

5. Gegevens zijn kwijtgeraakt

Een van de meest voorkomende IT problemen is dataverliesbij bedrijven. Om dit te voorkomen is het belangrijk om een adequaat back-up- en herstelproces te hebben. Zo kan het verlies van gegevens worden voorkomen.

Tip: maak voor een update altijd een back-up.

6. VoIP telefonie werkt niet

Ondanks de vele voordelen van VoIP telefonie, of digitaal telefoneren, kunnen er helaas wel eens problemen voorkomen. De meeste ICT problemen met VoIP telefonie worden veroorzaakt door problemen met de internetverbinding, netwerkapparatuur of IP-apparatuur.

Kom alles te weten over VoIP telefonie

Download hier

7. De ICT-afdeling loopt achter

Technologieën ontwikkelen zich in een razendsnel tempo. Dit geldt ook voor ontwikkelingen op ICT gebied. Zeker voor kleine ICT-afdelingen kan het lastig zijn om op de hoogte te blijven van de laatste ICT trends en ontwikkelingen.

8. De computer is traag of loopt vast

Wanneer een computer traag wordt of vastloopt kan dit verschillende oorzaken hebben. Zo kan veroudering aan de orde zijn waarbij de hard- of software verouderd is. Andere oorzaken zijn een te volle harde schijf die opschoning nodig heeft of te weinig werkgeheugen. Daarnaast kan ook malware een oorzaak zijn.

9. Er is geen standaard werkplek ingericht

Als er een nieuwe medewerker aan de slag gaat binnen jouw organisatie wil je natuurlijk dat alles meteen goed geregeld is. Een veel voorkomend ICT probleem is dat niet alles goed is ingericht bij een nieuwe werkplek. Zo heeft een nieuwe medewerker (nog) geen toegang tot bepaalde applicaties of apparatuur.

ICT problemen oplossen

Een IT probleem is soms misschien al op te lossen door simpelweg de computer opnieuw op te starten. Wanneer dit niet zo is, is het goed om jezelf de volgende vragen te stellen zodat je de ICT problemen kan oplossen:

• Wanneer is het ICT probleem ontstaan?Door jezelf deze vraag te stellen kan je achterhalen of er veranderingen zijn geweest die van invloed zijn geweest op het probleem. Kwam het probleem bijvoorbeeld nadat je iets hebt gedownload of de computer opstartte?
• Is er een IT probleem met het softwarepakket?Wanneer dit het geval is, ligt het probleem niet bij jouw computer, maar bij het softwarepakket. Test ook of de software hetzelfde probleem heeft op een ander apparaat.
• Doet het probleem zich voor op verschillende browsers?Door de juiste browser te gebruiken kunnen ICT problemen voorkomen worden. Zo is Internet Explorer inmiddels erg verouderd en minder goed beveiligd. Werkt het programma wel in een andere browser, of blijft het probleem zich voordoen? Als dit laatste het geval is, moet je verder zoeken naar de oorzaak van het probleem.
• Hebben jouw collega’s hetzelfde probleem?Controleer of jij de enige bent met het probleem. Wanneer meerdere collega’s hetzelfde IT probleem ervaren, kan er een probleem zijn met de server of het netwerk.
• Hebben andere apparaten hetzelfde probleem?Test verschillende apparaten, bijvoorbeeld een andere computer, een tablet of smartphone. Wanneer het probleem zich alleen voordoet op je huidige apparaat ligt het daar dus aan. Het ICT probleem oplossen kan in dit geval door bijvoorbeeld het uitvoeren van een update. Het kan ook voorkomen dat de internetverbinding is weggevallen op jouw apparaat.
• Heb je vaker last van hetzelfde ICT probleem?Onderzoek dan of er patronen zijn wanneer het probleem zich voordoet en wat er anders is aan de momenten waarop er geen probleem is.

IT problemen voorkomen is beter dan genezen. Dat is waarom IT onderhoud zo belangrijk is. Hierbij worden regelmatig onderhoudstaken uitgevoerd om ervoor te zorgen dat jouw ICT-omgeving goed blijft werken en problemen worden voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het vervangen van hardware, het installeren van software-updates en het maken van back-ups.

Lees ook

• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen
• Het belang van IT voor jouw bedrijf uitgelegd

ICT problemen voorkomen door IT beheer oplossingen

Neem contact op

Onlangs hebben we Ahorn Bouwsystemen als klant mogen verwelkomen bij Connectium. Eigenaar Rens van Velden vertelt in dit artikel wat zij zochten in een IT-partij en waarom Connectium perfect bij ze past.

Rens: “Voor de samenwerking met Connectium werkten we met verschillende leveranciers samen. Voor elke IT-dienst hadden we een andere aanbieder. Dit was niet overzichtelijk en tijdens een storing was er vaak geen duidelijkheid bij wie we moesten aankloppen. We hebben destijds gekeken naar andere IT-partijen, maar ze konden niet alles aanbieden wat wij zochten."

Op de vraag hoe Ahorn in contact is gekomen met Connectium antwoordt Rens het volgende: “Wij maakten gebruik van een deel van een pand in Rijssen. Toen het andere deel beschikbaar kwam, hebben we besloten om het volledige pand in gebruik te nemen. De camerabeveiliging en de internetverbinding waren al in beheer van Connectium. Deze wilden we graag overnemen en zodoende kwamen we in contact.”

Rens vertelt verder: “Dit heeft vervolgens geleid tot gesprekken over het overnemen van de volledige IT-omgeving in Rijssen en van onze hoofdlocatie in Zutphen. De gesprekken verliepen vlot en informeel. Connectium bood alle benodigde oplossingen en is de IT-partner waar we naar op zoek waren, dus de keuze was snel gemaakt.”

We hebben Ahorn van diverse IT-oplossingen voorzien, waaronder VoIP telefonie, WiFi en werkplekbeheer.

“Het verschil met voorheen is dat we nu één aanspreekpunt hebben voor vragen of storingen. We kunnen bellen of een ticket aanmaken en er wordt naar gekeken, zowel op locatie als op afstand. Ook voorzien ze ons van adviezen. Gevraagd en ongevraagd. Connectium biedt het complete pakket waar we naar op zoek waren. Kortom, wij zijn tot nu toe erg blij met de overstap naar Connectium.” aldus Rens.

Kennismaken?

Neem contact op

We spreken met operationeel directeur Richard Fransen (links) en systeembeheerder Gerwin ten Bolscher (rechts) van Akor.

Richard vertelt: “Gerwin doet bij Akor grotendeels zelf de IT. Alles zelf weten en doen is niet haalbaar, daarom zochten we een partij met brede kennis, korte lijntjes en een goede responstijd. Eigenlijk zochten we een partij met dezelfde cultuur. Dit hebben wij bij Connectium gevonden. We werken nu een al een tijdje samen met ze en dit verloopt goed. Met elkaar streven we naar het optimale resultaat.”

Persoonlijke aandacht

Hiervoor werkte Akor samen met een andere IT-leverancier. Richard: “Deze zat wat verder weg. Omdat er bij Akor regelmatig snel geschakeld moet worden als het gaat om hardware, zijn we gaan kijken naar een partij dichter in de buurt. Zo kwamen we bij Connectium terecht. Zij kunnen snel en tegen een goede prijs hardware leveren.

Daarnaast hadden we het gevoel dat onze vorige leverancier te groot was geworden, waardoor we een beetje verwaarloosd werden. Bij Connectium was dit zeker niet het geval. Het is een kleine club met persoonlijke aandacht. Daarom zijn we langzamerhand gaan kijken of Connectium ons naast hardware ook met onze IT-vraagstukken kon helpen. Hier kregen we steeds meer vertrouwen in. En toen het contract bij onze vorige leverancier afliep, was de keuze snel gemaakt.”

Richard: "Wij zouden Connectium aanbevelen aan elk bedrijf, dat een goede en duidelijke samenwerking wil op IT-gebied."

IT-oplossingen

Akor neemt meerdere IT-oplossingen van Connectium af. Gerwin: “Onze locaties Rijssen en Nijverdal maken gebruik van het internet van Connectium, zowel een straalverbinding als een glasvezelverbinding. Hierdoor is de kans klein dat we zonder internet komen te zitten.

Ook maken we gebruik van een hosted spamfilter en een externe back-up in één van de datacenters van Connectium. Naast dat ze leverancier zijn, zijn ze ook onze sparringpartner. En dat werkt prettig.”

Goede en duidelijke samenwerking

Tot slot vertelt Richard hoe hij de samenwerking met Connectium ervaart. “In ons eerste gesprek met Connectium hebben we aangegeven dat we op zoek zijn naar een betrouwbare club, die goede support biedt, één met korte lijntjes en die er staat als het moet. Tot dusver ben ik daar tevreden over. Wij zouden Connectium aanbevelen aan elk bedrijf, dat een goede en duidelijke samenwerking wil op IT-gebied.”

Kennismaken?

Neem contact op

Eigenaar Rohald de Jong: “Toen ik in 2006 voor mezelf begon, had ik natuurlijk een werkplek nodig. Via via kreeg ik te horen dat ik Ronald moest bellen. Hij kwam langs en eigenlijk klikte het meteen. Hij heeft destijds mijn eerste computer neergezet. Ook in de jaren daarna heb ik veel aan Connectium gehad. Wanneer ik ze belde, kwam er vaak meteen iemand langs. Het mooiste vind ik nog dat dit in de afgelopen jaren, ondanks de groei van Connectium, hetzelfde is gebleven.”

Eerlijke en fatsoenlijke prijzen

“Ik ben nu al een tijdje klant van Connectium en nog steeds erg tevreden. Overstappen naar een andere partij is niet nodig geweest, want het is gewoon een fijne samenwerking met eerlijke en fatsoenlijke prijzen. Ik hoef niet eerst een offerte. Ik weet dat het goed zit en daar vertrouw ik ze in. Ook denken ze met je mee door bijvoorbeeld klussen na werktijd uit te voeren, zodat we er geen hinder van hebben.”

Rohald: "Het is dan een kwestie van een belletje en een medewerker van Connectium komt eraan en zoekt het uit.”

Noodzakelijk kwaad

Connectium regelt alles op IT-gebied bij De Jong. Denk aan de server, werkplekken, straalverbinding (internet), en VoIP-telefonie. “IT is een noodzakelijk kwaad. Voor onze mensen op kantoor natuurlijk helemaal. Hoe sneller je kunt schakelen, hoe beter. Daarom verzorgt Connectium al jaren onze IT.

Daarnaast ben ik vaak naar klanten door heel het land. Onze omgeving is zo ingericht, dat ik overal kan inloggen, hierdoor heb ik altijd toegang tot alle informatie. Dat werkt hartstikke mooi.”

Kwestie van een belletje

Tot slot vertelt Rohald over de dienst online back-up die zij afnemen. “Dagelijks wordt alles twee keer geback-upt. Een paar weken geleden werd mijn computer gehackt. Gelukkig ben je door de back-up niks kwijt. Het is dan een kwestie van een belletje en een medewerker van Connectium komt eraan en zoekt het uit.”

Kennismaken?

Neem contact op

Sinds kort is De Sterkerij klant bij Connectium. Wij zijn bij vestigingsmanager Marco Woertman langs geweest om te vragen hoe hij de overgang naar Connectium heeft ervaren. Lees snel verder.

Op zoek naar een nieuwe ‘ICT-afdeling’

Een paar maand geleden zocht De Sterkerij een partij die al hun ICT over kon nemen. Marco legt uit waarom: “Wij vielen altijd onder een grote zorgaanbieder waar wij werden ondersteund door een grote ICT-afdeling. Doordat wij zelfstandig verder zijn gegaan, moesten wij op zoek naar een nieuwe ‘ICT-afdeling’.

Marco: "We waren op zoek naar een ICT-bedrijf die we kunnen bellen als er een storing is en vervolgens snel kan schakelen. En dat is Connectium. ”

Waarom Connectium

“De keuze was eigenlijk al snel gemaakt. Dat moest Connectium gaan worden. Wij wilden graag onze ICT bij een lokaal bedrijf neerleggen en dat is gelukt. Connectium is gevestigd bij ons om de hoek. Dus als er een storing is zijn ze er binnen no-time.

Door ervaringen met andere ICT-partijen wisten we precies wat we wilden. We waren op zoek naar een ICT-bedrijf die we kunnen bellen als er een storing is en vervolgens snel kan schakelen. En dat is Connectium. Hele korte lijntjes en een no-nonsense mentaliteit.”

Kaas en worst avond

“Het bedrijf Connectium heb ik leren kennen tijdens de ‘kaas en worst avond’, waar Ronald één van de organisatoren is. Dit is een gezellige, laagdrempelige netwerkavond die elk jaar wordt georganiseerd voor alle ondernemers en zzp’ers in Rijssen. Elk jaar wordt er ook voor een goed doel geld opgehaald en dat was die keer voor De Sterkerij.”

Dag van migratie

De dag van migratie heeft Marco als positief ervaren: “In overleg hebben we de migratie naar onze nieuwe omgeving ’s avonds gepland zodat we overdag konden doorwerken. Dat was erg prettig.

Die avond hebben de medewerkers van Connectium hard doorgewerkt want de volgende ochtend was alles omgezet en niemand die het door heeft gehad. Eigenlijk wel bizar.”

De ICT-omgeving van De Sterkerij

“Door de groei van afgelopen jaren zijn we steeds meer gaan digitaliseren. Het grootste gedeelte van de bestellingen komt online binnen en daar heb je een goede ICT-omgeving voor nodig. Daarom maken wij gebruik van meerdere diensten van Connectium.

Wij hebben op dit moment een straalverbinding voor het internet en gaan binnenkort over naar een snelle glasvezelverbinding. Ook maken wij gebruik van Hosted Exchange, VoIP telefonie, WiFi en verzorgt Connectium alles op het gebied van hardware.”

Positieve ommezwaai

“We werken nu al een tijd samen met Connectium en voor ons is het een hele positieve ommezwaai. Van een grote ICT-partij waarbij je eerst een ticket moet inschieten en een ICT-medewerker niet direct kan komen, naar een klein ICT-bedrijf dat snel kan schakelen en waarde hecht aan persoonlijk contact. Wij zijn tot nu toe erg tevreden!”

Kennismaken?

Neem contact op

In deze klantcase: Haase Bouw. We spreken directeur Cor van Dijke over de samenwerking met Connectium. Cor vertelt: “Haase Bouw is al zo’n 15 jaar klant van Connectium en we zijn nog steeds heel erg tevreden over de samenwerking. We zetten samen telkens weer de juiste stappen richting een professionelere IT-omgeving.”

Trage werkomgeving

Onlangs gaf Cor aan dat de huidige werkomgeving erg traag was geworden. Onder andere externe gebruikers die wilden inloggen op de omgeving van Haase Bouw klaagden hierover. Maar ook collega’s. Als zij vanuit huis wilden werken was dit bijna onmogelijk omdat alles erg lang duurde.

Nieuwe server

Cor: “Er moest wat aan gedaan worden. We hebben Connectium hiervoor ingeschakeld. Al snel was het probleem duidelijk. De huidige server had niet de capaciteit om te voldoen aan de wensen van Haase Bouw. Connectium heeft ons vervolgens een voorstel gedaan. Nadat we akkoord hadden gegeven stond de migratiedatum twee weken later gepland en werkten we een maand later al op onze nieuwe server. Het is echt megasnel gegaan. We hebben in overleg met Connectium het gepland in de voorjaarsvakantie zodat niemand er last van had en Connectium hun gang kon gaan.

Een dag later kregen we al een bericht van een collega die buiten het bedrijfspand inlogde, dat de omgeving een stuk sneller was. Dat was een goed teken!”

Cor: "De korte lijntjes die we met elkaar hebben vind ik erg prettig werken. Ik zou daarom Connectium te allen tijde aanbevelen aan andere bedrijven.”

Uitvoering

Ronald Vrijenhoek, mede-eigenaar van Connectium, licht verder toe: “Voor een veilige en snelle toegang hebben we in de eerste plaats de oude router vervangen voor een nieuw professioneel model. We hebben Sophos gekozen als merk. Sophos is marktleider op het gebied van security en firewalling. De nieuwe router heeft een vele hogere doorvoersnelheid en veel meer features op het gebied van cybersecurity. Door deze hogere doorvoersnelheid hebben externe gebruikers een snellere ontsluiting naar het netwerk van Haase Bouw.

Daarnaast hebben wij de fysieke server vervangen voor een nieuw model HP server. Deze nieuwe server heeft meer resources welke passen bij de omgeving van Haase Bouw. Denk hierbij aan snellere processoren, meer geheugen en snellere harde schijven. Tevens hebben we nieuwe virtuele servers geïnstalleerd (Windows Server 2022).

Als kers op de taart hebben we gekozen voor een supersnelle glasvezelverbinding, waardoor gebruikers zowel intern als extern een nóg snellere verbinding hebben.”

Altijd toegang tot bestanden via de telefoon

Cor vervolgt: “Een bijkomend voordeel is dat ik met de komst van de nieuwe server ook altijd toegang heb tot bestanden via mijn telefoon. Ik zit regelmatig bij klanten door heel het land en moest eerder dan aan mijn collega’s vragen of zij het bestand wilden mailen, zodat ik het kon openen op mijn telefoon. Nu hoeft dit gelukkig niet meer. Ik kan nu op een veilige en eenvoudige manier, altijd bij mijn bestanden.” 

Dropbox is verleden tijd

“Doordat het voor uitvoerders lastig was om buiten het bedrijfspand in te loggen maakten zij gebruik van Dropbox. Nu de nieuwe server is geïnstalleerd kunnen zij vanaf de bouwplaats daarop inloggen en kan Dropbox afgeschaft worden.”

Waarom IT zo belangrijk is voor Haase Bouw

“Onze ICT-omgeving met bijbehorende programmatuur moet gewoon werken. Als hier verstoringen in zijn zorgt dit al gauw voor frustratie en tijdsverlies. Met de investering in de nieuwe hard- en software zijn we voorzien van een veilige en stabiele omgeving, welke ook nog eens toekomstproof is.”

Haase Bouw en Connectium

“Wat ik erg fijn vind aan de samenwerking met Connectium is dat alles snel verloopt. Als er wat aan de hand is, schiet ik een ticket in via het ticketsysteem en binnen de kortste keren heb ik reactie en wordt het probleem opgelost. De korte lijntjes die we met elkaar hebben vind ik erg prettig werken. Ik zou daarom Connectium te allen tijde aanbevelen aan andere bedrijven.” aldus Cor.

Kennismaken?

Neem contact op

Al geruime tijd bouwt Hevotec op de expertise van Connectium. In deze klantcase lees je meer over de IT-behoeften en de uitdagingen waar Maarten Steunenberg, eigenaar van Hevotec, tegen aanliep. Lees snel verder.

Maarten vertelt: "Ik ken Ronald al een hele tijd. Ik heb hem leren kennen via het bedrijf waar hij destijds werkte. Toen hij besloot om zijn eigen bedrijf te starten, zette ik kort daarna de stap om ook voor mezelf te beginnen. Ik was op zoek naar een computer en het was vanzelfsprekend om deze bij Connectium te kopen.”

“Inmiddels zijn we jaren verder en is het niet gebleven bij het kopen van een computer. Onze samenwerking is nu uitgebreid naar het beheren van onze server, het leveren van een internetverbinding, camerabeveiliging, VoIP telefonie en een dagelijkse back-up; eigenlijk onze volledige IT-omgeving.”

"Wat zo fijn is aan samenwerken met Connectium, is dat ze niet alleen goed werk leveren, maar ook snel zijn in wat ze doen. We hebben al meerdere keren nieuwe werkplekken aangeschaft en laten installeren. Dat ging super snel en vlekkeloos.”

Maarten vertelt verder: “Een ander voorbeeld is toen we software moesten installeren om heftrucks uit te lezen. Eerst probeerde ik het zelf te installeren, maar dat kostte me veel te veel tijd. Met Connectium erbij is het zo opgelost en kan ik mijn tijd besteden aan andere belangrijke dingen.” aldus Maarten.

Verder vertelt Maarten: "Een goed werkende IT omgeving is voor ons cruciaal omdat we zonder de systemen ons werk niet kunnen doen. Connectium zorgt ervoor dat alles goed geregeld is en dat onze IT omgeving altijd bereikbaar is.”

Naast het beheren van de IT omgeving hebben Connectium en Hevotec nog iets gemeenschappelijks. Al een aantal jaar organiseren zij samen de keze en worst-oawend. Tijdens deze informele netwerkavond kunnen ondernemers elkaar ontmoeten en tegelijkertijd een lokaal goed doel ondersteunen.

Maar waarom de naam kaas- en worstavond? Maarten legt het uit: "Een paar jaar geleden stonden we gezamenlijk op een beurs. Na een paar gezellige avonden, merkten we dat er naast het drankje iets ontbrak: het hapje. Ronald zou wat droge worst meenemen, en ik kaas. Eén ding was zeker: we wilden meer van dit soort avonden. En zo ontstond het idee om dit jaarlijks te herhalen. De naam was eigenlijk heel eenvoudig, het werd gewoon 'de Kaas- en Worstavond."

Kennismaken?

Neem contact op

ICT uitbesteden of toch zelf blijven doen? Het volgende zal je bekend voorkomen: als ondernemer ben je verantwoordelijk voor allerlei zaken binnen jouw bedrijf, waaronder ICT. De ICT-werkzaamheden heb je altijd zelf gedaan omdat het niet veel werk was en je de kennis had. Alleen merk je de laatste tijd dat je drukker bent geworden met andere belangrijke werkzaamheden waardoor je het er ‘even’ tussendoor doet, ICT-gerelateerde vragen ingewikkelder beginnen te worden en de kwaliteit van je ICT-omgeving achteruit gaat.

Herkenbaar? Lees dan vooral verder. In deze blog leggen we je alle voor- en nadelen uit. Ook lees je meer over de kosten. Dit alles leggen we uit aan de hand van de volgende punten: 

• Wat is ICT beheer?
• ICT in eigen beheer
• Redenen voor ICT uitbesteden
• De voordelen
• De nadelen
• Gedeeltelijk of volledig ICT uitbesteden  
• Wat zijn de kosten?
• Conclusie

Wat is ICT beheer?

Voordat we uitleggen welke redenen er zijn om ICT in eigen beheer uit te voeren of toch ICT uit te besteden willen we je graag eerst uitleggen wat ICT beheer precies inhoudt.

Onder ICT beheer vallen alle activiteiten die te maken hebben met ICT in een bedrijf. Dat kan gaan om hardware voor werkplekken, telefonie, cloudoplossingen tot camerabeveiliging. De ICT-infrastructuur moet zo ingericht zijn dat medewerkers er optimaal gebruik van kunnen maken.

ICT in eigen beheer

Veel kleine (mkb) bedrijven kiezen ervoor om hun ICT in eigen beheer te nemen. En dat is vaak in de beginperiode behapbaar omdat de ICT-omgeving nog niet zo ingewikkeld is.  

ICT in eigen beheer heeft veel voordelen, zoals het hebben van controle, de interne communicatie loopt soepeler en medewerkers kunnen binnenlopen bij de ICT-afdeling.

Echter zit aan ICT in eigen beheer ook nadelen, zoals loonkosten voor personeel, grote investeringen in eigen hardware, het onderhoud daarvan en de kennis van medewerkers op peil houden. Het is daarom ook vaak onmogelijk dat één medewerker alle ICT-kennis heeft van de omgeving.

Redenen voor ICT beheer uitbesteden

Zoals eerder beschreven is het hebben van ICT in eigen beheer niet altijd de beste oplossing voor bedrijven. Daarom kiezen bedrijven ervoor om hun ICT beheer uit te besteden. Er zijn verschillende redenen voor het uitbesteden van ICT beheer. Toch zijn de meest voorkomende redenen:

• Gebrek aan (interne) kennis;
• Het vinden van goede ICT-medewerkers is lastig;
• Geen IT-personeel in dienst willen nemen;
• Alle focus op de core business willen hebben;
• Geen (kostbare) tijd meer besteden aan IT;
• Eén aanspreekpunt voor medewerkers;
• Zelf niet de kennis en het vermogen hebben om de ICT-omgeving optimaal te beveiligen (cybersecurity).

Voordelen van ICT beheer uitbesteden

Niet voor niets besteden vele bedrijven hun ICT beheer uit aan externe ICT-partijen. Het uitbesteden van ICT levert vele voordelen op, namelijk:

• Geen personeel nodig
• Aanvulling op ICT-afdeling
• Geen grote investeringen
• Nieuwste technologieën 
• Focus volledig op jouw bedrijf
• Goede beveiligde werkomgeving
• Goedkoper
• 24x7 bereikbaarheid

Voordeel 1: Geen personeel nodig

Zodra de ICT-infrastructuur volledig wordt uitbesteed aan een ICT-partij, hoeft er geen ICT-personeel aangenomen te worden. Daarmee bespaar je kosten, zoals loonkosten, het inrichten van een werkplek of het investeren in trainingen.

Voordeel 2: Aanvulling op ICT-afdeling

Het gedeeltelijk uitbesteden van ICT kan ook een aanvulling zijn op de ICT-afdeling. Daarmee hoeft niet alle kennis (en extra personeel) in huis te worden gehaald. Ook hoeft ICT-personeel niet meer klaar te staan voor medewerkers met kleine problemen en is het voor hen mogelijk om verder te werken aan grotere IT-projecten binnen de organisatie.

Voordeel 3: Geen grote investeringen

Als er gebruik wordt gemaakt van cloudoplossingen zijn grote investeringen in de ICT-infrastructuur niet meer nodig. Jouw bedrijf maakt alleen gebruik van de dienst(en) en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud, de aanschaf en het positioneren van de hardware.

Voordeel 4: Nieuwste technologieën

ICT-partijen zijn altijd bezig met de nieuwste technologieën en daar profiteer jij direct van als klant.

Voordeel 5: Focus volledig op jouw bedrijf

Het uitbesteden van ICT-beheer kan kostbare tijd besparen, aangezien het inrichten en beveiligen van de IT-omgeving, het uitzoeken van zaken, het onderhouden van de IT-omgeving en het opleiden van personeel veel tijd in beslag nemen. Als ondernemer kun je deze tijd gebruiken om je te concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf wanneer je ervoor kiest om ICT uit te besteden.

Voordeel 6: Goed beveiligde werkomgeving

ICT-partijen zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van cybersecurity, waardoor je verzekerd bent dat de ICT-infrastructuur goed is beveiligd.

Voordeel 7: Goedkoper

Voor veel (kleine) mkb-bedrijven is het goedkoper om ICT uit te besteden dan personeel in dienst te nemen.

Voordeel 8: 24x7 bereikbaarheid

Voor sommige bedrijven, zoals in de transport of zorginstellingen, is het belangrijk dat de IT-omgeving 24/7 operationeel is en dat geldt natuurlijk ook voor de IT-helpdesk. ICT-partijen bieden supportcontracten aan waar zij de mogelijkheid bieden tot het 24x7 bereikbaar zijn.

Nadelen van ICT beheer uitbesteden

Naast voordelen zitten er natuurlijk ook nadelen verbonden aan ICT uitbesteden. Hieronder hebben we deze nadelen uitgewerkt:

Nadeel 1: Afhankelijk

Sommige bedrijven vinden de afhankelijkheid van een ICT-partij een nadeel van ICT uitbesteden. Verlies van controle en erop moeten vertrouwen dat ICT-partij alles goed uitvoert kan als vervelend worden ervaren. Toch zien ook veel bedrijven dit niet als een nadeel. Zij hebben bij het uitbesteden van hun ICT beheer er geen omkijken meer naar.

Nadeel 2: Geen ICT-kennis in huis

Er is geen directe ICT-kennis binnen het bedrijf beschikbaar. Het fysiek binnen wandelen bij een ICT-afdeling zit bij ICT uitbesteden er niet in. Er moet eerst contact opgenomen worden met de externe ICT-partij. Vaak hebben goede ICT-partijen een supportafdeling beschikbaar voor klanten met vragen.

Gedeeltelijk ICT uitbesteden

Het is ook mogelijk om een gedeelte van de ICT uit te besteden. Vaak zien we dat bedrijven die kiezen voor gedeeltelijk ICT beheer uitbesteden een eigen ICT-afdeling hebben en het uitbesteden zien als een aanvulling op hun eigen ICT-afdeling. Bedrijven houden daarmee de kennis op peil en kunnen het ICT-bedrijf inschakelen wanneer zij er zelf niet meer uitkomen.

Verduidelijking met een voorbeeld

Eenzelfde constructie hebben wij als ICT-partij met Van Buuren Groep. Zij hebben een eigen ICT-afdeling waar zij alles oppakken op IT-gebied, denk aan werkplek, -applicatie- en serverbeheer.

ICT-medewerker Robertjan Gerritsen: ‘Toch kun en heb je niet altijd alle kennis in huis. Zodra wij vragen hebben of er zelf niet uitkomen schakelen we Connectium in. Bijvoorbeeld voor de cloudomgeving. Deze is destijds ingericht door Connectium en wordt momenteel ook nog beheerd door ze. Sander komt dan als consultant bij ons op kantoor waardoor we meteen stappen kunnen zetten.’ Lees meer over de samenwerking met Van Buuren Groep.

Wat zijn de kosten van ICT beheer uitbesteden?

Bij Connectium werken we met verschillende supportcontracten. Voor een vast maandbedrag ben je verzekerd van maandelijks onderhoud, telefonische bereikbaarheid en monitoring. Op deze manier kunnen wij jouw organisatie het beste ondersteunen op IT-gebied. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Conclusie

Er is geen duidelijk antwoord te geven op of je wel of niet ICT beheer moet uitbesteden. Het hangt van meerdere factoren af en aan welke factoren jij als ondernemer waarde hecht. Hieronder hebben wij de blog kort samengevat:

Waarom ICT beheer uitsteden:

• Geen personeel en de bijbehorende kosten;
• Altijd de nieuwste ICT-kennis en technologie beschikbaar;
• IT-omgeving optimaal beveiligd;
• IT-gerelateerde vragen stellen aan de helpdesk van het ICT-bedrijf;
• Volledige focus op jouw bedrijf.

Waarom ICT beheer niet uitbesteden:

• Afhankelijk van een ICT-partij;
• Controleverlies;
• Geen fysieke IT-afdeling op het kantoor.

ICT uitbesteden aan Connectium

Adviesgesprek aanvragen

Financieel directeur Dinja Mensink-Baan: “Mijn man Gert en ik namen het bedrijf in 2000 over van mijn schoonvader. Toen waren wij nog klant bij een ander ICT-bedrijf. Ronald kwam vaak bij ons over de vloer voor allerlei klussen. Het beviel van beide kanten goed. En daarom zijn wij met hem meegegaan toen hij voor zichzelf begon. En na elf jaar zijn we nog steeds erg tevreden. Werkt iets niet goed of hebben we iets nodig? Even een belletje en alles wordt geregeld. Ideaal! We hebben zelfs nog nooit naar andere ICT-bedrijven gekeken.”

Geen omkijken meer naar een back-up

“Excel is voor ons belangrijk, bijvoorbeeld voor onze urenregistratie en om de voorraad van schoonmaakmiddelen bij te houden.” Daarom vindt Dinja dat deze bestanden altijd teruggehaald moeten kunnen worden. “En dat kan gelukkig ook. Iedere dag wordt er automatisch een back-up gemaakt. Hier hoeven we ons dus nooit meer zorgen over te maken.”

Mensink Schoonmaak werkt sinds kort in de cloud. “Voor ons is dit de perfecte vooruitgang. We kunnen nu vanaf iedere locatie bij al onze bestanden en zijn dus werkplek onafhankelijk.”

Dinja Mensink: “Voor ons is dit de perfecte vooruitgang. We kunnen nu vanaf iedere locatie bij al onze bestanden en zijn dus werkplek onafhankelijk.”

Zij zien wat wij niet zien

Wat Dinja aan Connectium waardeert? Het feit dat er goed wordt meegedacht, maar ook de snelle service en korte lijnen. “Medewerkers van Connectium komen zelfs met oplossingen waar we niet om vragen. Maar waar we blijkbaar wel behoefte aan hebben. Daardoor ontwikkelen wij ons op IT-gebied ook door. Sinds kort zetten we bijvoorbeeld narrowcasting in. Als Connectium niet over narrowcasting was begonnen, waren we hier zelf nooit op gekomen - terwijl we er erg blij mee zijn! En natuurlijk zijn ze ook altijd goed bereikbaar als er problemen zijn. Ik raad Connectium dan ook zeker aan!”

Kennismaken?

Neem contact op

We horen het regelmatig tijdens gesprekken: “Wij gebruiken Microsoft 365. Alles staat in de cloud. Een Microsoft 365 back-up is toch niet nodig?”. Maar is dit wel zo?

Microsoft is verantwoordelijk voor de infrastructuur, maar niet voor jouw data. Je bent er dus als gebruiker zelf verantwoordelijk voor wat er met je data gebeurt. Maar wat houdt dit precies in?

Steeds meer bedrijven maken gebruik van Microsoft 365. Het is de perfecte tool voor flexibele organisaties en is eenvoudig te installeren en te beheren. Microsoft 365 heeft vele voordelen, waaronder dat het altijd voorzien is van de laatste softwareversie en je zelf niet hoeft te investeren in IT-apparatuur. 

Veel van deze gebruikers gaan ervan uit dat wanneer zij Microsoft 365 afnemen automatisch hun data wordt geback-upt. Helaas is dit dus niet het geval. In deze blog leggen we je alles uit over de Microsoft 365 back-up en waarom het zo belangrijk is.

• Wat is een Microsoft 365 back-up?
• Waarom het zo belangrijk is
• 8 redenen waarom een Microsoft 365 back-up nodig is
• Hoe werkt de Microsoft 365 back-up van Connectium?
• Wat kost het?

Wat is een Microsoft 365 back-up?

Een back-up is ook wel een reservekopie. Met een Microsoft 365 Back-up maak je dus eigenlijk een kopie van alle data binnen Microsoft 365. Deze back-up wordt in de cloud gezet en kan worden teruggezet wanneer jij daarom vraagt. Hierdoor is het kwijtraken van data verleden tijd.

Waarom het zo belangrijk is

Zoals eerder aangegeven zijn veel gebruikers van mening dat wanneer zij in de cloud werken een back-up niet langer nodig is. Daarom zijn veel gebruikers ook verbaasd wanneer zij niet meer hun data kunnen terughalen na een incident. Hieronder zullen wij je uitleggen waar deze verwarring ontstaat.

Een bewaartermijn is geen back-up

Microsoft 365 werkt met bewaartermijnen van 30 tot 60 dagen. Vaak wordt gedacht dat een bewaartermijn hetzelfde is als een back-up. Dit is niet het geval. Er zit namelijk een wezenlijk verschil tussen deze twee termen.

Een back-up is ook wel een reservekopie en bevat meerdere versies. Dit zorgt ervoor dat je altijd je data kan terughalen. Microsoft 365 werkt met standaard bewaartermijnen. Nadat deze bewaartermijnen zijn verstreken, worden bestanden voorgoed verwijderd. Er is geen mogelijkheid om ze terug te krijgen, in tegenstelling tot een back-up.

Conclusie: het maken van een Microsoft 365 back-up is daarom erg belangrijk.  

8 redenen waarom een Microsoft 365 back-up nodig is

Dit zijn de 8 redenen waarom een Microsoft 365 back-up noodzakelijk is:

1. Verantwoordelijk voor eigen data
2. Per ongeluk verwijderen van data
3. Malware, virussen, hackers
4. Niet alle data op één plek
5. Retentieperiode is beperkt
6. Grote gevolgen na dataverlies
7. Regelgeving en wettelijke vereisten
8. Minimale downtime

1. Verantwoordelijk voor eigen data

Microsoft werkt volgens het principe ‘gedeelde verantwoordelijkheid in de cloud’. Dat houdt in dat Microsoft verantwoordelijk is voor het draaiende houden van de IT-infrastructuur en de klant verantwoordelijk is voor het beveiligen van zijn eigen bedrijfsgegevens. De wijze waarop dit gebeurt ligt volledig bij de klant.

2. Per ongeluk verwijderen van data

Of het per ongeluk gebeurt of niet, het verwijderen van bestanden of gebruikers gebeurt vaker dan je zou denken. Deze wil je uiteraard na verwijdering graag terug. Microsoft 365 bewaart data tussen de 30 en 60 dagen. Wil je na deze periode data behouden, dan is een andere oplossing nodig.

3. Malware, virussen, hackers

Malware, virussen en hackers kunnen ook toetreden tot jouw Microsoft 365 omgeving en vervelende situaties veroorzaken. De Microsoft 365 back-up die Connectium aanbiedt zorgt niet alleen voor een back-up, maar beschermt ook bestanden tegen malware, virussen en hackers.

4. Niet alle data op één plek

Al jouw bedrijfsdata wordt opgeslagen bij Microsoft. Gaat er wat mis bij Microsoft, dan betekent dat dit ook (grote) gevolgen heeft voor jouw bedrijf. Met online back-up bij een derde partij zorg je naast de back-up er ook voor dat al jouw data staat opgeslagen op een andere plek. Indien er problemen bij Microsoft zijn, dan ben je in ieder geval niet alle data kwijt.

5. Retentieperiode is beperkt

Zoals eerder benoemd zijn de bewaartermijnen van Microsoft 365 beperkt. Wil je bestanden langer dan bijvoorbeeld 30 dagen bewaren? Dan moet je op zoek naar een andere tool. Met Microsoft 365 back-up van Connectium bepaal je zelf de frequentie en hoelang data bewaard moet blijven.

6. Grote gevolgen na dataverlies

Dataverlies moet ten aller tijde worden voorkomen. Het kan namelijk grote gevolgen hebben voor jouw organisatie. Denk aan imagoschade bij bestaande en potentiële klanten, afname van productiviteit en hoge kosten. Het kan zelfs de bedrijfscontinuïteit op het spel zetten.

7. Regelgeving en wettelijke vereisten

Er kan worden voldaan aan de bewaarplicht en bewaartermijnen die worden gevraagd. De standaard bewaartermijnen zijn daar niet geschikt voor.

8. Minimale downtime

Downtime zet de organisatie stil, veroorzaakt gegevensverlies en kost geld. Door middel van de back-up worden hele werkomgevingen en data met een aantal klikken weer teruggezet.

Hoe werkt de Microsoft 365 back-up van Connectium?

Met de Microsoft 365 back-up van Connectium hoef je je geen zorgen meer te maken om je data. 

Maar hoe werkt het eigenlijk? Het enige wat wij van je nodig hebben is je beheerdersaccount. Daarna kunnen wij aan de slag met het inrichten. Wij zorgen ervoor dat jouw data dubbel en veilig staat opgeslagen. Alle data wordt meegenomen en is opgeslagen op onze eigen servers in datacenters in Nederland.

Wij snappen dat je een beheerdersaccount niet zomaar afgeeft. Daarom plannen wij altijd eerst een gesprek met je in, online of op locatie. Zo leer je onze organisatie en werkwijze beter kennen.

Wat kost het?

Voor een vast bedrag per maand ben je ervan verzekerd dat je nooit meer data verliest. Alles wordt dagelijks geback-upt, denk aan jouw e-mail, OneDrive, Teams en SharePoint.

Lees ook

• Wat is een back-up en waarom is het nodig?
• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen

Ook data veiligstellen?

Back-up aanvragen

Ben je op zoek naar een manier om jouw bedrijfsdata veilig te stellen? Dan hebben wij de perfecte oplossingvoor je bedrijf: online back-up zakelijk. Of het nu gaat om klantgegevens, belangrijke documenten of andere bedrijfsgegevens, wij zorgen ervoor dat jouw data altijd beschikbaar is. Met onze geavanceerde back-op oplossingen wordt alle bedrijfsdata veilig opgeslagen in de cloud.

Door jouw bedrijfsdata veilig te stellen met zakelijk online back-up van Connectium weet je zeker dat dataverlies verleden tijd is. Bescherm vandaag nog jouw bedrijfsdata en voorkom de grootste nachtmerrie van elke ondernemer.

De kosten van online back-up zakelijk zijn helder. Bij Connectium huur je precies het aantal GB dat je nodig hebt. Zo betaal je nooit te veel voor je back-up. Bekijk hieronder de pakketten en bijbehorende specificaties. En heb je vragen? Neem gerust contact met ons op.

Online back-up Business

Online back-up Microsoft 365

*Online Back-up Business: bovenstaande prijzen zijn per maand exclusief BTW. Het upgraden van opslagruimte is altijd mogelijk. Per server wordt maandelijks €5,20 extra in rekening gebracht.

Online Back-up Microsoft 365: v.a. €2,75 exclusief BTW per maand per licentie. Alleen in combinatie met een 365 licentie welke bij Connectium wordt afgenomen. Dataopslag volgens het principe fair use policy. 

Online back-up mogelijkheden

Specificaties

Online back-up zakelijk in de cloud is één van de meest gebruikte back-up methodes en is een veilige en betrouwbare manier om data op te slaan. Ervaar de vele voordelen van online back-up in de cloud:

Heb je wel eens wakker gelegen van de angst om bedrijfsdata te verliezen? Helaas komt dataverlies bij bedrijven nog vaker voor dan je zou denken.

De gevolgen van dataverlies kunnen desastreus zijn voor je bedrijf. Denk aan het opnieuw moeten uitvoeren van werkzaamheden, imagoschade bij (potentiële) klanten of dat je bedrijf zelfs stil komt te liggen. Met de back-up oplossingen speciaal voor bedrijven zorgt Connectium ervoor dat je bedrijfsgegevens goed beschermd zijn. Kortom, een back-up is een noodzaak.

Steeds meer bedrijven ervaren de voordelen van Microsoft 365. Het is een perfecte tool voor organisaties die op zoek zijn naar een gebruiksvriendelijke IT-omgeving.

Maar let op: veel Microsoft 365 gebruikers gaan er vanuit dat hun bedrijfsgegevens automatisch worden geback-upt. Helaas is dit niet het geval. Connectium heeft de oplossing voor je. Onze betaalbare Microsoft 365 back-up maakt dagelijks een back-up en zorgt ervoor dat jouw gegevens beschermd zijn. Stel vandaag nog jouw bedrijfsdata veilig met Microsoft 365 back-up van Connectium.

Wij zijn trots op de vele bedrijven die we al hebben geholpen met het realiseren van een online back-up van hun bedrijfsgegevens. Zo ook het bedrijf Mensink Schoonmaak. Dinja vertelt waarom zij hebben gekozen voor online back-up van Connectium: “Onze data is voor ons erg belangrijk. Daarom vind ik dat de bestanden altijd teruggehaald moeten kunnen worden. En dat kan gelukkig ook. Iedere dag wordt er automatisch een back-up gemaakt. Hier hoeven we ons dus nooit meer zorgen over te maken.”

Of lees het verhaal van Rohald van De Jong Betonvloeren en onze andere klanten over hoe zij onze online back-up oplossing(en) ervaringen.

Kies je voor online back-up zakelijk bij Connectium? Verstandig, want dan hoef je je nooit meer zorgen te maken over jouw back-ups.

Dagelijks wordt er namelijk een back-up van alle data van jouw organisatie in de cloud gezet, waardoor de meest recente data altijd veilig is opgeslagen.

Bescherm jouw data, en daarmee jouw bedrijf, met de zakelijke online back-up oplossingen van Connectium. Wij hebben al vele bedrijven geholpen met het veilig stellen van hun bedrijfsgegevens. Waarom zou je het risico lopen om je belangrijke bedrijfsgegevens te verliezen?

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek wat Connectium voor jouw bedrijf kan betekenen.

Benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Maak dan een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek.

OWK is een klant van het eerste uur. Daarom de hoogste tijd om eens langs te gaan. We spreken Kim Masselink. Kim die in 2007 bij in de zaak van haar vader kwam, zonder enige ervaring in deze technische wereld, is nu alweer zo’n 9 jaar eigenaresse. Inmiddels niet meer samen met haar vader, maar met compagnon Sandor Wissink. En het bedrijf groeit. Samen met ruim 30 collega’s realiseren zij jaarlijks zo’n 300 projecten.

Werkwijzen sluiten bij elkaar aan

Kim vindt de samenwerking met Connectium goed. “Anders waren we denk ik ook niet zo lang gebleven.’ zegt Kim lachend. “Ik vind het heel fijn dat de lijnen zo kort zijn. De werkwijze van Connectium is laagdrempelig en dat sluit perfect aan bij onze werkwijze.”

Kim Masselink: “Connectium snapt hoe belangrijk de IT-omgeving voor ons is en reageert altijd snel."

Persoonlijk contact

“Doordat Connectium groeit merk je dat ze de balans zoeken tussen het automatiseren van processen en het menselijke aspect. En dat doen ze goed vind ik. Vragen en problemen kun je gelukkig niet alleen maar indienen via een ticketsysteem of een ingewikkelde en tijdrovende belcentrale. Nee, je krijgt meteen een medewerker te spreken waar je terecht kan.”

IT-omgeving OWK

Drie jaar geleden is OWK overgegaan naar een nieuwe werkomgeving. De server is vervangen en ondergebracht in het datacenter. E-mailen gaat via onze Hosted Exchange dienst en ook wordt er dagelijks een online back-up gemaakt van de data en virtuele server. Hierdoor kan zowel de platte data als de gehele virtuele server terug worden gezet indien nodig.

Kim vertelt hoe zij dit traject heeft ervaren: “Tijdens de gesprekken die wij hebben gehad met Connectium hebben wij aangegeven hoe wij het graag wilden hebben. Je kan en hoeft niet altijd alles te weten. Toch was het voor ons gedurende het traject altijd duidelijk. Het technische gedeelte werd goed uitgelegd en vaak toegelicht met een schets. Dat was erg prettig.”

Waarom IT zo belangrijk is voor OWK

IT is voor bedrijven erg belangrijk, zo ook voor OWK. “Wij sturen er van alles mee aan. Zelfs onze machines. Op onze server staat software waar productiefiles in worden gemaakt. Deze files worden ingelezen door onze machines, zodat het product vervolgens gerealiseerd wordt zoals van te voren uitgewerkt. Wij zijn daarom erg afhankelijk van een goedwerkende IT-omgeving.

Ons vaste aanspreekpunt Roy houdt dit dan ook nauwlettend in de gaten. Wanneer er updates moeten worden uitgevoerd, krijgen wij dit op tijd te horen. Hij voert dit ’s avonds uit zodat wij hier geen last van hebben en de machines overdag kunnen blijven produceren. Dat vind ik een groot pluspunt. Ik heb het idee dat er bij Connectium bevlogen mensen zitten, die hun werk erg leuk vinden.”

OWK en Connectium

“Ik zou Connectium zeker aanbevelen. Dat heb ik trouwens ook al gedaan.” zegt Kim. “Connectium snapt hoe belangrijk onze IT-omgeving voor ons is en reageert altijd snel. Om een voorbeeld te noemen: ze stappen direct in de auto naar Haaksbergen of Geesteren om het probleem op te lossen of wat langs te brengen als we zelf daar geen tijd voor hebben. Connectium is een erg flexibele organisatie.”

Kennismaken?

Neem contact op

Directeur Gerrit Dannenberg vertelt: “Een aantal jaar geleden ben ik bij Connectium terecht gekomen omdat ik voor mijn eigen bedrijf IT-vragen had.” Toen Gerrit in 2016 aan de slag ging als directeur van het Rijssens Museum zag hij dat de IT al erg verouderd was. “Omdat mijn ervaringen super positief waren, wilde ik Connectium er meteen bij hebben. Ze kunnen heel goed inschatten wat we nog hebben. Of waar we nog even mee moeten wachten.”

IT in een museum? Ja zeker!

“Wij zijn een geregistreerd museum. Dat betekent dat alle spullen geregistreerd moeten zijn, zodat tijdens een audit alles makkelijk terug te vinden is. Maar ook voor ons eigen overzicht en eventuele overdracht. Vrijwilligers zijn daarom dagelijks druk met het registreren van onze collectie en daar hebben we hardware en software voor nodig. Maar ook goedwerkend internet voor bijvoorbeeld museumkaartscanners en het bankverkeer.”

Gerrit Dannenberg: "Ze kunnen heel goed inschatten wat we nog hebben. Of waar we nog even mee moeten wachten.”

Een beveiligd museum

De camerabeveiliging was minimaal en daar moest verandering inkomen. “Onlangs hebben we Connectium hiervoor ingeschakeld. Over ons hele terrein en in de panden hebben we nu camerabeveiliging en daarmee zicht op wat er gebeurt. Vanaf mijn mobiel en IPad kan ik alles in de gaten houden. Nog een bijkomend voordeel: de camera’s gebruiken we tegenwoordig ook voor het bewaken van het aantal personen in de zalen.”

Overzicht

“Hiervoor deden we op IT-gebied veel zelf. Dit ging prima maar we waren vaak zoekende in wat we het beste konden doen. Nu Connectium is aangesloten hebben we overzicht. We kunnen met al onze IT-vragen bij ze terecht.”

Kennismaken?

Neem contact op

Gertjan Haase, mede-eigenaar bij Synwood, vertelt in deze klantcase meer over de samenwerking tussen Synwood en Connectium. “Wij zijn erg blij met de overstap naar Connectium. Ze zijn gevestigd bij ons om de hoek, reageren snel bij vragen en storingen en hebben veel kennis in huis.”

Enkele jaren geleden was Connectium, voorheen bekend als RV Trading, al de IT-partner van Synwood. “Omdat we gevestigd waren in Marum (Groningen) verliep de samenwerking door de afstand steeds moeizamer, dus zijn we in goed overleg uit elkaar gegaan. Toen er vorig jaar besloten werd om terug te verhuizen naar Rijssen, was het voor mij vanzelfsprekend om weer contact op te nemen met Connectium om de samenwerking te hervatten.”

Gertjan vertelt verder: “Vanwege het feit dat onze productie altijd door moet kunnen gaan, hebben we bij Connectium een supportcontract afgesloten. Dit betekent dat we buiten kantoortijden contact met hen kunnen opnemen. Wanneer we bijvoorbeeld 's ochtends om 07:00 uur een storing hebben waardoor we niet kunnen werken, kunnen we contact opnemen en worden we geholpen door iemand met kennis van zaken. Dit geeft ons een gevoel van zekerheid en continuïteit.”

“Een ander groot voordeel van Connectium is dat ze bij ons om de hoek zitten. In het begin hebben we een paar keer een connectiefout tussen het netwerk en de fabrieksmachines gehad, waardoor er niet verder gewerkt kon worden. Als we dan contact opnemen met Connectium, staat er binnen 10 minuten al een medewerker voor onze deur om het probleem op te lossen. Dit is erg prettig, omdat we zo snel weer verder kunnen werken.”

“Als trappenproducent zijn wij experts in ons vakgebied, maar als het aankomt op IT heb ik niet veel kennis. Daarom is het voor mij van groot belang dat een IT-bedrijf proactief is en problemen tijdig oplost. Connectium heeft tot nu toe uitstekend werk geleverd op dit gebied."

"Sinds we zijn overgestapt naar Connectium zijn onze systemen ook aanzienlijk sneller geworden. Processen die voorheen veel tijd in beslag namen in Marum, verlopen nu veel sneller. Kortom, we zijn erg blij met de overstap naar Connectium.” Aldus Gertjan.

Kennismaken?

Neem contact op

Niek Meijer, IT-Manager bij Toelevering Online, vertelt in deze klantcase meer over de samenwerking met Connectium. “We zochten een partij die onze volledige ICT-omgeving in beheer kon nemen zodat wij ons bezig kunnen houden met de bedrijfsvoering en groei van Toelevering Online. Connectium was de IT-partij die we zochten. Ze zijn flexibel, informeel en denken graag met ons mee. Deze werkwijze sluit perfect aan bij ons bedrijf.”

Een jaar geleden heeft Connectium de volledige ICT-omgeving van Toelevering Online overgenomen. Van Office 365, werkplekbeheer tot het leveren van dagelijkse IT-support. Dit alles om Toelevering Online zoveel mogelijk te ontlasten.

“Wat ik erg fijn vind is dat Connectium met ons meedenkt en de dienstverlening hierop aanpast. Zo hebben we onlangs licentiemanagement aan Connectium overgedragen. Een dienst waar Connectium niet direct bekend om staat, maar wat toch snel en moeiteloos wordt opgepakt.”

Niek vervolgt: “Voor mij is het belangrijk dat collega’s bij Toelevering Online een goede en fijne werkplek hebben en dat het allemaal functioneert. Nu alles bij Connectium in beheer is, kan ik mij focussen op andere werkzaamheden. En als er toch iets is, kunnen we altijd terugvallen op de supportafdeling van Connectium, waar onze vragen snel worden behandeld en opgelost.”

“De informele samenwerking die we met Connectium hebben is erg prettig. De service is altijd optimaal en tijdens onze evaluatiegesprekken ligt de nadruk daarom nooit op KPI’s en SLA’s.” aldus Niek.

Niek vertelt verder over de ambities van Toelevering Online: “Onze doelstelling is met Toelevering Online verder te internationaliseren. Afgelopen jaar hebben we al een vestiging in België geopend en onze ambitie is om ieder jaar een land daaraan toe te voegen. Connectium is bereid ons bij de eerste stappen naar internationalisering te ondersteunen. Met name in het begin is dit voor ons een zorg minder."

Kennismaken?

Neem contact op

Het is de grootste nachtmerrie van elke ondernemer: alle bedrijfsdata verliezen. In sommige gevallen brengt het zelfs het bestaan van het bedrijf in gevaar. Het maken van een zakelijke online back-up is daarom essentieel voor elk bedrijf. Maar waarom is een back-up nodig? Eigenlijk kun je het zien als een verzekering. In geval van nood kan het jouw bedrijf redden.

Hieronder lees je wat een back-up is, aan welke eisen het moet voldoen, wat de voordelen zijn en waarom het zo belangrijk is.

• Wat is een back-up?
• Welke back-up methodes bestaan er?
• Waar voldoet een goede zakelijke back-up aan?
• De voordelen van online back-up zakelijk 
• Waarom online back-up zakelijk zo belangrijk is

Wat is een back-up?

Een ander woord is ook wel reservekopie. En dat is precies wat een back-up inhoudt; er wordt een reservekopie gemaakt van de belangrijkste bedrijfsdata. Zodra er data verloren gaat kan de back-up worden geraadpleegd en kunnen bestanden worden teruggezet.

Welke back-up methodes bestaan er?

Een back-up maken kan op verschillende manieren. Hieronder hebben we de meest voorkomende  manieren neergezet.

1. Online back-up in de cloud

Back-up in de cloud is de eerste optie. Het is tegenwoordig veel eenvoudiger en veiliger om data op te slaan bij een cloudprovider. Deze partijen hebben een verzameling aan servers en schijven in datacenters geplaatst waar jouw data wordt opgeslagen. Het wordt dus niet op één locatie opgeslagen maar op een netwerk aan servers.

Voordelen

• Automatische back-up
• Geschikt voor meerdere besturingssystemen
• Beheer en onderhoud door cloudleverancier
• Opslag op meerdere externe locaties

Nadelen

• Internetverbinding is noodzakelijk
• Geen toezicht op de veiligheid

2. Eigen back-up server

Wat houdt back-uppen naar een eigen server in? Simpel gezegd: je koopt een eigen server en plaatst deze op een externe locatie, bijvoorbeeld een datacenter. De belangrijkste data kan naar deze locatie worden geback-upt. De hele server is voor jou, maar ook het onderhoud wat erbij komt kijken.

Voordelen

• Zicht op eigen server
• Als je uitzonderlijke back-up eisen hebt (maatwerk)

Nadelen

• Onderhoud en beheer ligt bij jou of kan je uitbesteden
• Dagelijks checken
• Kostbaar

3. Network Attached Storage (NAS)

De derde optie is via een Network Attached Storage, oftewel een NAS. Een NAS is een opslagmedium dat op het netwerk is aangesloten. Het is ook wel mini-server. Data kan worden geback-upt naar deze NAS. Omdat de NAS relatief weinig energie verbruikt kan deze ’s nachts aanblijven om de taken uit te voeren.

Voordelen

• Het gaat automatisch 

Nadelen

• Kostbaar
• Het opzetten en onderhoud zijn ingewikkeld

4. Tape back-up

Een andere mogelijkheid is om data op tape te zetten. Dit wordt ook wel een air-gapped back-up genoemd. Zodra alles op de tape staat is de back-up offline. Er is een gat gecreëerd tussen het netwerk en de back-up. Hierdoor wordt het voor cybercriminelen onmogelijk om toegang te krijgen.

Voordelen

• Archivering voor lange termijn
• Air-gapped back-up
• Prijs per GB van de tape is aantrekkelijk

Nadelen

• Handmatig
• Grotere kans dat het wordt vergeten (fysieke handelingen)
• Brand/fysieke schade
• Prijs van tapestreamer is prijzig

5. Externe harde schijf of USB-stick

Een externe harde schijf of een USB-stick is een opslagsysteem om gegevens op te slaan. De externe harde schijf of USB-stick bevindt zich altijd buiten de computer. Het kan worden aangesloten op verschillende apparatuur. 

Voordelen

• Eenvoudig in gebruik
• Relatief goedkoop
• Veel opslagruimte

Nadelen

• Gevoelig voor fysieke schade
• Malware kan overspringen naar de externe harde schijf
• Externe harde schijf of USB-stick kan gemakkelijk worden vergeten, waardoor gegegevens op straat komen te liggen
• Grotere kans dat het wordt vergeten (fysieke handelingen)

Waar voldoet een goede zakelijke back-up aan?

Aan de hand van de back-up regel 3-2-1 nemen we je mee in het maken van een veilige en goede back-up.

Back-up regel 3-2-1

Houd je je aan de back-up regel 3-2-1. Wat houdt deze regel in? En waar staan de cijfers voor?

• 3: Maak drie kopieën van jouw bedrijfsdata: 1 primaire en 2 back-ups
• 2: Bewaar gegevens op minimaal 2 soorten opslagmedia: er zijn allerlei mogelijkheden, zoals een NAS, lokale schijf, cloud back-up of tape.
• 1: Bewaar 1 van deze op een externe locatie: in het geval van een ramp, een brand bijvoorbeeld, staat jouw bedrijfsdata opgeslagen op een andere locatie.

Het volgende willen wij toevoegen aan deze regel:

• Maak minimaal 1 offline back-up: wij raden aan om ten minste één back-up offline te hebben. Hiermee doelen we op een back-up die geen verbinding meer heeft met de ICT-omgeving. Voorbeelden daarvan zijn een USB-stick, harde schijf of tape. Hackers kunnen daardoor niet bij jouw offline back-up komen. Deze methode is steeds relevanter geworden in verband met de toename van ransomware aanvallen.
• Zorg voor back-ups zonder fouten (controle): Het is belangrijk dat back-ups dagelijks worden gecontroleerd. Indien er fouten zijn moeten deze zo snel mogelijk worden opgelost.
• Regelmaat: Het juist uitvoeren van een back-up valt of staat met regelmaat. Bespreek hoe vaak een back-up moet worden uitgevoerd. Bij veel oplossingen wordt 1 keer per dag geback-upt, dit gebeurt vaak ’s nachts.
• Automatiseren: om te kunnen bouwen op een betrouwbare back-up, adviseren wij onze klanten altijd om het back-up proces zoveel mogelijk te automatiseren.

Minimale downtime met een back-up plan

Welke bedrijfsdata moet ik back-uppen? Een heel simpel antwoord: de data die van belang is voor jouw bedrijf. Denk hier van te voren goed over na. De hoeveelheid data van bedrijven is enorm, waardoor je het overzicht kan verliezen. Wij adviseren daarom een back-up strategie (onderdeel van een disaster recovery plan) op te stellen voor al jouw data. Zodat je niets vergeet.

Welke bedrijfsdata moet ik back-uppen?

Uiteraard verschilt dit per bedrijf, maar we zien vaak dat de volgende bedrijfsdata wordt geback-upt:

• Werkbestanden
• Databases (softwarepakketten)
• E-mailserver
• Microsoft 365
• Virtuele machine

De voordelen van online back-up zakelijk

Eén van de meest gebruikte back-up methodes is online back-up in de cloud. Met deze methode ben je niet alleen verzekerd van het eenvoudig terughalen van data. Er zijn nog veel meer voordelen. Lees ze hieronder.

Voordeel 1: Back-up op externe locatie

Een online back-up in de cloud wordt extern gehost, dit in tegenstelling tot een externe harde schijf. Eén van de vereiste van het maken van een goede back-up is dat deze is opgeslagen op een externe locatie. Indien er een brand op kantoor uitbreekt heeft dit geen effect op jouw back-up. Deze staat namelijk veilig opgeslagen in één van de datacenters.

Voordeel 2: Geen investering in dure back-up-apparatuur en lagere beheerskosten

Het voordeel van back-up in de cloud is dat je zelf geen dure back-up-apparatuur hoeft aan te schaffen. Voor een vast maandelijks bedrag wordt alle kritische bedrijfsdata geback-upt en staat alles veilig opgeslagen op de server van de IT-partij. Daarnaast zijn er geen tot nauwelijks beheerskosten, omdat het beheer volledig bij de IT-partij ligt.

Voordeel 3: Optimale betrouwbaarheid en veiligheid

De IT-partij zorgt ervoor dat jouw bedrijfsdata dagelijks wordt geback-upt en controleert of het succesvol is uitgevoerd. Zo ben je ervan verzekerd dat je nooit data verliest.

Voordeel 4: Betalen naar gebruik

Een ander voordeel is dat er keuze is uit verschillende pakketten. Je neemt de hoeveelheid GB af die nodig is. Daardoor betaal je nooit te veel.

Voordeel 5: Eenvoudig herstel van documenten na crash of virus

Het verliezen van data komt vaker voor dan je wellicht zou denken. Het per ongeluk verwijderen van een bestand of virussen die zijn doorgedrongen tot je werkomgeving. Het belangrijkste voordeel is dat documenten of hele werkomgevingen snel en eenvoudig kunnen worden hersteld.

Voordeel 6: Professioneel beheer

Je hebt geen omkijken meer naar jouw online back-ups. Deze worden volledig gemonitord door de IT-partij.

Voordeel 7: Bepaal zelf de retentie van de online back-up

De online back-up retentie geeft aan hoeveel dagen je terug kunt in de tijd. Bij Connectium kies je zelf hoeveel dagen je wilt, bijvoorbeeld 7, 14 of 21. Om een voorbeeld te geven: met een back-up retentie van 7 dagen kun je restoren tot maximaal 7 dagen terug in de tijd.

Waarom online back-up zakelijk zo belangrijk is

In de wereld waarin we leven wordt heel veel digitaal uitgevoerd. Belangrijke documenten worden eerder opgeslagen op een computer, dan in een map in de kast. Het kwijtraken van data kan vervelende gevolgen hebben. Zo moet het werk twee keer worden gedaan worden, kan er imagoschade bij (potentiële) klanten optreden en kan het bedrijf stil komen te liggen waardoor het bestaan in gevaar wordt gebracht. ‘Had ik maar’ is helaas dan al te laat. Het kwijtraken van bestanden is namelijk zo gebeurd.

Een aantal redenen van dataverlies

Net zoals bij vele producten zit ook aan hardware een gelimiteerde levensduur en is het gevoelig voor fysieke schade. Daarom is het belangrijk om de hardware waarop documenten worden opgeslagen goed te onderhouden en in de gaten te houden. Deze schades kunnen namelijk onverwachts plaatsvinden, waardoor je alle kritische bedrijfsdata kan kwijtraken. Maar denk ook aan digitale aanvallen of virussen. Indien dit is toe gedrongen tot jouw werkomgeving kan dit ook grote schade veroorzaken. Ook wordt er vaak dataverlies geleden door menselijke fouten, denk aan het vergeten van het opslaan van bestanden of het aanklikken van een link in een valse e-mail.

Om te voorkomen dat jouw bedrijf in deze ongelukkige situatie terecht komt, is het verstandig om een cloud back-up te maken van jouw bedrijfsdata. 

Nooit meer data verliezen met back-up zakelijk van Connectium

Meer informatie

Wereld back-up dag is een jaarlijkse bewustmakingsdag die op 31 maart wordt gehouden. Deze dag heeft als doel om mensen eraan te herinneren hoe belangrijk het is om met regelmaat een back-up te maken van data.

Daarom is het goed om daar op 31 maart eens extra bij stil te staan: wanneer heb jij voor het laatst jouw back-up gecheckt? Hoe vaak wordt jouw bedrijfsdata geback-upt? Of als er nog geen back-up is: hoe ga jij ervoor zorgen dat er een extra kopie komt van jouw data?  

• Wereld back-up dag
• Dataverlies voorkomen met een back-up
• Waarom is een back-up zo belangrijk?
• Online back-up van Connectium

Wereld back-up dag

Cyberaanvallen gericht op data komen steeds vaker voor. Het back-uppen van data is niet ingewikkeld en voorkomt dataverlies. Toch krijgen veel organisaties hier nog steeds mee te maken. Erg jammer, want dit had vaak voorkomen kunnen worden met een back-up.

Wereld back-up dag moet ervoor zorgen dat bedrijven bewuster omgaan met de kwetsbaarheid van hun data. Iedere laatste dag van maart wordt wereld back-up dag gehouden. Deze dag is met een reden uitgekozen en dat heeft te maken met de slogan ‘Don’t Be an April Fool! Backup your data’. Oftewel laat je tijdens 1 april niet in de maling nemen en bescherm jouw data met een back-up.

Wees niet alleen tijdens de wereld back-up dag alert, het verliezen van data kan namelijk het hele jaar door gebeuren. Een gedegen back-up plan voorkomt dataverlies en een heleboel stress.

Dataverlies voorkomen met een back-up

Een back-up is ook wel een reservekopie van bedrijfsdata. Organisaties maken vaak een back-up van hun belangrijkste bedrijfsdata, zoals werkbestanden, e-mails of CRM-systemen. Zodra er data verloren gaat, kan de back-up worden geraadpleegd om data te herstellen. Een back-up zorgt er daarnaast voor dat data veilig bewaard blijft. De kans dat gegevens verloren gaan is dus een stuk kleiner.

Een back-up maken kan op verschillende manieren. Tegenwoordig is de meest voorkomende manier in de cloud. Dit wordt ook wel een online back-up genoemd. Het is een veilige en eenvoudige manier van back-uppen en wordt vaak afgenomen bij een back-upprovider.   

Waarom is een back-up zo belangrijk?

Naast het voorkomen van dataverlies is het maken van een back-up om meer redenen belangrijk:

• Gevolgen van ransomware beperken: ransomware is een type malware dat bestanden op computers versleuteld. Om weer toegang tot deze bestanden te krijgen wordt er vaak om losgeld gevraagd. Als er een back-up is gemaakt voordat de bestanden werden versleuteld dan kunnen deze weer worden teruggehaald.

• Herstellen van data:een back-up kan helpen om bestanden te herstellen indien er toch data verloren is gegaan. De meest recente back-up kan erbij worden gehaald om vervolgens gegevens te herstellen, waardoor kostbare bestanden niet voorgoed kwijt zijn.

• Eenvoudig overdragen van gegevens: een back-up kan ook erg handig zijn wanneer je verandert van computer. De back-up kan gebruikt worden om gegevens over te zetten naar een ander apparaat.

Online back-up van Connectium

Bij Connectium worden back-ups veilig opgeslagen op een netwerk van speciale servers die exclusief bestemd zijn voor back-ups. Met het online back-up businesspakket kun je verschillende diensten van je bedrijf laten back-uppen, waaronder mailboxen, virtuele servers en bestanden. Je kunt zelf de retentieperiode van de back-up kiezen, bijvoorbeeld 7, 14 of 21 dagen. Bij een back-upretentie van 7 dagen kun je bijvoorbeeld herstellen tot maximaal 7 dagen terug in de tijd.

Daarnaast bieden wij ook Microsoft 365-back-up aan. Bedrijven gaan er vaak van uit dat Microsoft 365 inclusief back-up is, maar dit is helaas niet het geval. Als gebruiker ben je zelf verantwoordelijk voor de data die is opgeslagen in Microsoft 365.

Voor een vast bedrag per maand per gebruiker ben je ervan verzekerd dat je nooit meer data verliest. Alles wordt dagelijks geback-upt, inclusief e-mail, NAS, OneDrive, Teams en SharePoint. Wij bieden ook back-upcontrole aan om ervoor te zorgen dat jouw back-up ook werkt in het geval van dataverlies.

Meer informatie over onze back-upmogelijkheden vind je op de pagina voor online back-up.

Lees ook

• Redundantie: cruciaal voor het bedrijfsleven
• Microsoft 365 back-up: waarom is het nodig?

Jouw data veiligstellen met online back-up van Connectium

Adviesgesprek aanvragen

Lars Sieverink, coördinator technisch vastgoedbeheer bij Weshold, vertelt in deze klantcase meer over de samenwerking met Connectium en hoe de IT-omgeving van Weshold is opgezet.

“We zochten een leverancier die toegankelijker en beter bereikbaar was. We werken nu meer dan een half jaar samen met Connectium en dat hebben ze zeker waargemaakt. Bovendien zijn onze apparatuurskosten gehalveerd dankzij hun advies.”

Lars vertelt: “We werden aanvankelijk ondersteund door een vrij grote organisatie. Als een klein bedrijf met slechts vier medewerkers hadden we specifieke vragen en wilden we snel geholpen worden zonder gedoe. Bij onze vorige leverancier moesten we een ticket aanmaken en werden we op de stapel gelegd. Hun aanpak werkt mogelijk prima voor grotere organisaties, maar voor ons was het niet langer geschikt.”

“We hebben Connectium benaderd vanwege hun bekendheid als lokale ICT-partij en vanwege de succesvolle eerdere installaties thuis bij Arjan Wessels, directeur bij Weshold. Onze ervaring met Connectium is zeer positief. Ze zijn telefonisch gemakkelijk bereikbaar, bieden snelle hulp op afstand en sturen indien nodig snel iemand ter plaatse.”

In de periode voor de overname is er gekeken naar wat er al aanwezig en nog nodig was. In samenspraak is er gekozen om te gaan werken in de cloud van Connectium. “Een groot voordeel hiervan is dat we altijd en op elk apparaat bij onze werkbestanden kunnen en we geen eigen specifieke server meer nodig hebben. Ook is er samen met Connectium gekeken naar de optimale beveiliging voor deze manier van werken.” aldus Lars.

Weshold maakt, naast de cloud werkplekken, gebruik van VoIP-telefonie. Zij zijn bereikbaar op hun vaste nummer via een app op hun mobiele telefoon, waardoor vaste telefoons niet meer nodig zijn. Om de veiligheid van gegevens te waarborgen en deze gemakkelijk toegankelijk te maken, worden alle gegevens digitaal opgeslagen en geback-upt. PDF-bewerking wordt uitgevoerd met Foxit en het netwerk is geoptimaliseerd om te werken met een snelle en stabiele internetverbinding.

Lars vertelt verder: “Connectium denkt ook goed mee en verkoopt niet het duurste product. Integendeel, ik denk dat we onze apparatuurskosten hebben kunnen halveren dankzij hun advies. In het verleden hebben we meegelift met een grotere organisatie en hun advies gevolgd, maar dat bleek niet altijd nodig te zijn voor ons bedrijf. Connectium was eerlijk en adviseerde ons wat voldoende was.”

“Ik heb het gevoel dat ze hun werk doen vanuit hun passie en niet alleen uit commerciële overwegingen. Dat is juist heel positief en maakt de gesprekken met hen heel prettig. Connectium past precies bij wat we zochten.”

Kennismaken?

Neem contact op

Ben je niet tevreden over jouw huidige IT-partner en overweeg je om over te stappen? Dit klinkt al snel als iets complex en een ‘gedoe’. In deze blog vertellen wij je dat het lang niet zo ingewikkeld hoeft te zijn als je denkt.

Wij nemen je mee in de mogelijke redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner, tips voor het wisselen van IT-partner en we vertellen je kort iets over onze ervaring en aanpak bij overstaptrajecten.

• Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner
• 6 tips voor het wisselen van IT-partner
• Onze aanpak en ervaringen
• Overstappen naar de cloud

Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner

Er zijn verschillende redenen waarom je zou kunnen overwegen om afscheid te nemen van je IT-partner. Hier zijn enkele mogelijke redenen:

1. De service
2. Expertiseniveau
3. Communicatie
4. Prijs-kwaliteithouding
5. Veel last van storingen
6. Proactieve houding
7. Te weinig cloud ervaring

Hieronder lichten wij alle redenen voor het verlaten van een IT-partner verder toe: 

1. De service

Als je niet tevreden bent met de service die je van jouw huidige IT-partner ontvangt, zoals lange wachttijden voor problemen die moeten worden opgelost, onvoldoende ondersteuning of slechte bereikbaarheid, kan het overwegen van een andere IT-partner een goed idee zijn.

2. Expertiseniveau

Een andere redenen voor het verlaten van een IT-partner kan zijn dat je bedrijf erg hard gegroeid is en je meer op IT-gebied nodig hebt, maar de IT-partner niet kan voldoen aan de behoeften.  

3. Communicatie

Sterke communicatie tussen de klant en IT-partner draagt bij aan een optimale samenwerking. Is deze er niet dan kan dit problemen veroorzaken bij het oplossen van storingen of bij het instellen van nieuwe systemen.  

4. Prijs-kwaliteitverhouding

Heb je het idee dat je te veel betaalt voor de diensten die je ontvangt? Dan kan het overwegen van een andere IT-partner je helpen om geld te besparen.

5. Veel last van storingen

Het kan zijn dat jouw bedrijf veel last heeft van storingen en dat de huidige IT-partner deze niet voorkomt of tijdig oplost. Hierdoor komen bedrijfsprocessen stil te liggen en loopt jouw bedrijf omzet mis.

6. Proactieve houding

Jouw verwachting van een IT-partner is dat deze zich proactief opstelt: de IT-omgeving in de gaten houdt, met innovatieve ideeën komt en strategisch meedenkt. Als de huidige IT-partner hier niet over beschikt, is het kijken naar een andere IT-partner die deze vaardigheden wel heeft een goed idee.

7. Te weinig cloud ervaring

Als organisatie wil je meer gebruik maken van clouddiensten, echter heeft de huidige IT-partner te weinig kennis en ervaring met de cloud, waardoor jouw bedrijf niet kan profiteren van de gemakken van verschillende cloudoplossingen.

6 tips voor het wisselen van IT-partner

Overstappen naar een andere IT-partner doe je niet zomaar. Het is vaak een proces dat tijdrovend en ingewikkeld is. Wij hebben hieronder 6 tips om je te helpen bij het proces:

1. De punten die ontbreken bij de huidige IT-partner

Als je wil wisselen van IT-partner zijn hier vaak meerdere redenen voor. Het is goed om deze redenen inzichtelijk te maken. Wat waren punten die je tijdens de samenwerking met de huidige IT-partner mistte of niet goed verliepen? Schrijf deze op en jouw eerste behoeften worden meteen duidelijk.

2. Behoeften inzichtelijk

Voordat je start met het zoeken naar een nieuwe IT-partner, is het belangrijk om duidelijk te hebben waar je naar op zoek bent. Maak een lijst met jouw huidige behoeften en wat je van een nieuwe IT-partner verwacht. Voeg hieraan de punten toe die ontbraken bij de huidige IT-partner. Deze lijst helpt je gerichter te zoeken naar de juiste IT-partner.

3. Referenties nakijken/opvragen

Het opvragen van referenties van ICT-bedrijven kan je helpen bij het maken van de juiste keuze. Door middel van ervaringen van klanten krijg je een beeld van de kwaliteit van de diensten, de service en hoe het contact met de IT-partner is.

4. Offertes aanvragen

Zodra de behoeften inzichtelijk zijn gemaakt en referenties van verschillende ICT-bedrijven zijn bekeken, is het tijd om offertes aan te vragen voor de diensten waar je naar op zoek bent. Dit kan helpen bij het vergelijken en om te bepalen welke IT-partner het beste bij jouw budget past.

5. Neem de tijd om te beslissen

Maak geen overhaaste beslissing. Neem de tijd om de verschillende opties te overwegen en ga na welke IT-partner kan voldoen aan jouw behoeften.

6. Maak duidelijke afspraken

De laatste tip voor het overstappen naar een andere IT-partner: maak duidelijke afspraken, zodat er geen verwarring of problemen ontstaan tijdens de samenwerking.  

Onze aanpak en ervaringen

Het in kaart brengen van de behoeften en de huidige IT-omgeving is altijd één van onze eerste stappen. Alleen met deze kennis kunnen wij een klant voorzien van een waardevol advies. Wij doen altijd ons uiterste best om zo veel mogelijk werk uit handen te nemen en het migratietraject zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Ervaring met migratietrajecten hebben we zeker. Zo hebben we onlangs De Sterkerij gemigreerd van hun vorige IT-partner naar onze systemen.

Vestigingsmanager Marco vertelt hoe hij de migratie heeft ervaren: “Wij vielen altijd onder een grote zorgaanbieder waar wij werden ondersteund door een grote ICT-afdeling. Doordat wij zelfstandig verder zijn gegaan, moesten wij op zoek naar een nieuwe ICT-partner. In overleg met Connectium hebben we de migratie naar onze nieuwe omgeving ’s avonds gepland zodat we overdag konden doorwerken. Dat was erg prettig. Die avond hebben de medewerkers van Connectium hard doorgewerkt want de volgende ochtend was alles omgezet en niemand die het door heeft gehad. Eigenlijk wel bizar.”

Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.

Overstappen naar de cloud

Op zoek naar een moderne werkplek met de nieuwste technologieën? Dan is een werkplek in de cloud ideaal. Een werkplek in de cloud is een eigen computer ‘in de cloud’, welke vanaf elke locatie bereikbaar is. Het overstappen met jouw bedrijf naar een werkplek in de cloud hebben wij uitgebreid beschreven in de blog ‘In 6 stappen migreren naar de cloud’.

Lees ook

• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen
• Wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen

OVERSTAPPEN NAAR IT-PARTNER CONNECTIUM

Ik wil overstappen