5 voordelen van kantoor-
auto-
matisering

Dagelijks wordt er binnen jouw bedrijf veel data verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de uren die werknemers maken, het verloop van projecten en het versturen van facturen. Vaak worden hiervoor verschillende systemen gebruikt met als gevolg dat alle data lastig terug te vinden en te delen is. Kantoorautomatisering biedt hiervoor de oplossing.

Kantoorautomatisering is een onmisbaar onderdeel geworden in de bedrijfsvoering. Het continue optimaliseren van bedrijfsprocessen verhoogt de efficiëntie, verlaagt de kosten en verbetert de concurrentiepositie. In deze blog gaan we dieper in op wat kantoorautomatisering is, wat er onder valt en reiken we je oplossingen aan om jouw kantoor verder te automatiseren.  

In dit blog:

• Wat is kantoorautomatisering?
• Wat valt er onder kantoorautomatisering?
• De 5 belangrijkste voordelen
• Verschillende manieren van kantoorautomatisering
• Aandacht voor adoptie is essentieel
• Kantoorautomatisering in de praktijk

Wat is kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering is letterlijk processen automatiseren op kantoor. Denk hierbij aan het verwerken van mailings, het opstellen van offertes en het maken van presentaties. Hiermee bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar verhoog je ook de productiviteit. 

Kantoorautomatisering omvat vandaag de dag meer dan alleen het omzetten van fysieke data in digitale data. Het omvat de hele IT-omgeving van een bedrijf. Denk hierbij aan serverbeheer, werkplekbeheer en netwerkbeheer.

Wat valt er onder kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering bevat meerdere aspecten die bedrijfsprocessen eenvoudiger en efficiënter maken. Enkele aspecten hiervan zijn:

De 5 belangrijkste voordelen

Wij hebben de vijf belangrijkste voordelen van kantoorautomatisering voor je op een rijtje gezet:

1. Efficiënter werken en tijdswinst

Het automatiseren van handmatige en tijdrovende taken versnelt bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen hun tijd daardoor besteden aan andere belangrijke taken.  

2. Kosten besparen

Automatisering neemt taken over waardoor er minder personeel nodig is en werkzaamheden kunnen sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd.

3. Tevreden werknemers

Doordat taken zijn geautomatiseerd of door software makkelijker af te ronden zijn zorgt dit voor minder repetitieve taken bij medewerkers, wat weer bijdraagt aan de werknemerstevredenheid.  

4. Concurrentie-
voordeel

Automatisering bevordert de concurrentiepositie van bedrijven omdat zij een voorsprong hebben op hun concurrenten.

5. Een beveiligde IT-omgeving

De nieuwste hard- en software bevat geavanceerde beveiligingsfuncties, waardoor data beter beschermd is tegen digitale bedreigingen.

Verschillende manieren van kantoor-
automatisering

Processen automatiseren op kantoor kan op verschillende manieren. Overweeg dus goed welke het beste bij jouw bedrijf passen. Hieronder hebben we enkele manieren voor je op een rijtje gezet:

Werken in de cloud

Een van de meest opkomende ontwikkelingen in kantoorautomatisering is de verschuiving naar de cloud. Met een online werkplek hebben medewerkers toegang tot hun software en gegevens vanaf elke locatie met internettoegang. Dit maakt flexibel werken en samenwerken eenvoudiger dan ooit tevoren. Tools zoals Microsoft 365 en een werkplek in de cloud zijn zulke cloudoplossingen.

Solitas heeft ook over de overstap naar de cloud gemaakt. Eigenaar Gert-Jan Beltman: “Het werkt perfect. Je kunt er altijd en overal bij. Ook ons boekhoudsysteem en ERP-pakket hebben we daardoor altijd tot onze beschikking.”

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

Werkplekbeheer optimaliseren

De juiste hardware is essentieel om een optimale werkplek te creëren voor medewerkers. Het begint namelijk allemaal bij een goede basis. Denk aan een ingerichte werkplek wanneer er een nieuwe collega start, het beschikken over de juiste accounts of een werkplek bij je thuis. Het zijn allemaal aspecten die vallen onder werkplekbeheer en ondersteunend zijn aan de werkzaamheden van de medewerker.

E-mail online

Met Hosted Exchange, oftewel e-mail online, heb je altijd toegang tot jouw e-mail waardoor je overal ter wereld zaken kunt doen. Ook is het mogelijk om jouw mailboxen en agenda’s te delen met andere gebruikers, bijvoorbeeld je collega’s, waardoor je nog makkelijker en beter samenwerkt.

VoIP telefonie

VoIP telefonie, of bellen via het internet, heeft veel traditionele telefoonlijnen vervangen. Het biedt bedrijven vele voordelen, zoals flexibiliteit in het op- en afschalen van gebruikers, integratiemogelijkheden met andere software en het is een professionele communicatietool.  

Aandacht voor adoptie is essentieel

Processen automatiseren valt of staat met goede adoptie. De tools en systemen kunnen zo effectief zijn, als medewerkers niet weten hoe ze er mee moeten werken behaal je niet het beoogde resultaat. Daarom is het belangrijk om medewerkers de juiste training en ondersteuning te bieden.   

Kantoor-
automatisering in de praktijk

Kippers heeft ervoor gekozen om hun IT-omgeving onder te brengen bij Connectium en verder te automatiseren. Ze zijn gebruik gaan maken van Hosted Exchange, waardoor hun mailbox automatisch gesynchroniseerd wordt en collega’s niet meer tegelijkertijd dezelfde mail beantwoorden. Ook zijn ze overgestapt naar VoIP telefonie waardoor ze altijd bereikbaar zijn, zowel op de vaste telefoon als op de smartphone.

Meer weten wat kantoorautomatisering voor Kippers heeft betekend? Lees dan het hele klantverhaal van Kippers.  

Lees ook

• De moderne werkplek: veilig (samen)werken in de cloud
• Makkelijk thuiswerken met een cloud thuiswerkplek

Jouw kantoor automatiseren?

Neem contact op

Cantique is al langere tijd klant van Connectium. Via een straalverbinding zijn ze verbonden met het internet en ook maken ze gebruik van Hosted Exchange. Voor The Shopbuilders nemen ze de dienst IAAS (Infrastructure as a Service) af. Dit zijn kale virtuele machines die zij gebruiken voor het bouwen van de webshops. De voordelen hiervan zijn dat er geen eigen server aangeschaft hoeft te worden, het beheer bij Connectium ligt en het op- en afschalen heel gemakkelijk gaat. De webshops zijn redundant over drie datacenters verspreid opgeslagen, waardoor de kans op het uitvallen van webshops nihil is.

Benieuwd wat Cantique van de diensten van Connectium vindt? Bekijk dan snel het filmpje. Kristine is bij eigenaar Gerald Boers langs gegaan om dat te vragen.

Sinds kort is De Sterkerij klant bij Connectium. Wij zijn bij vestigingsmanager Marco Woertman langs geweest om te vragen hoe hij de overgang naar Connectium heeft ervaren. Lees snel verder.

Op zoek naar een nieuwe ‘ICT-afdeling’

Een paar maand geleden zocht De Sterkerij een partij die al hun ICT over kon nemen. Marco legt uit waarom: “Wij vielen altijd onder een grote zorgaanbieder waar wij werden ondersteund door een grote ICT-afdeling. Doordat wij zelfstandig verder zijn gegaan, moesten wij op zoek naar een nieuwe ‘ICT-afdeling’.

Marco: "We waren op zoek naar een ICT-bedrijf die we kunnen bellen als er een storing is en vervolgens snel kan schakelen. En dat is Connectium. ”

Waarom Connectium

“De keuze was eigenlijk al snel gemaakt. Dat moest Connectium gaan worden. Wij wilden graag onze ICT bij een lokaal bedrijf neerleggen en dat is gelukt. Connectium is gevestigd bij ons om de hoek. Dus als er een storing is zijn ze er binnen no-time.

Door ervaringen met andere ICT-partijen wisten we precies wat we wilden. We waren op zoek naar een ICT-bedrijf die we kunnen bellen als er een storing is en vervolgens snel kan schakelen. En dat is Connectium. Hele korte lijntjes en een no-nonsense mentaliteit.”

Kaas en worst avond

“Het bedrijf Connectium heb ik leren kennen tijdens de ‘kaas en worst avond’, waar Ronald één van de organisatoren is. Dit is een gezellige, laagdrempelige netwerkavond die elk jaar wordt georganiseerd voor alle ondernemers en zzp’ers in Rijssen. Elk jaar wordt er ook voor een goed doel geld opgehaald en dat was die keer voor De Sterkerij.”

Dag van migratie

De dag van migratie heeft Marco als positief ervaren: “In overleg hebben we de migratie naar onze nieuwe omgeving ’s avonds gepland zodat we overdag konden doorwerken. Dat was erg prettig.

Die avond hebben de medewerkers van Connectium hard doorgewerkt want de volgende ochtend was alles omgezet en niemand die het door heeft gehad. Eigenlijk wel bizar.”

De ICT-omgeving van De Sterkerij

“Door de groei van afgelopen jaren zijn we steeds meer gaan digitaliseren. Het grootste gedeelte van de bestellingen komt online binnen en daar heb je een goede ICT-omgeving voor nodig. Daarom maken wij gebruik van meerdere diensten van Connectium.

Wij hebben op dit moment een straalverbinding voor het internet en gaan binnenkort over naar een snelle glasvezelverbinding. Ook maken wij gebruik van Hosted Exchange, VoIP telefonie, WiFi en verzorgt Connectium alles op het gebied van hardware.”

Positieve ommezwaai

“We werken nu al een tijd samen met Connectium en voor ons is het een hele positieve ommezwaai. Van een grote ICT-partij waarbij je eerst een ticket moet inschieten en een ICT-medewerker niet direct kan komen, naar een klein ICT-bedrijf dat snel kan schakelen en waarde hecht aan persoonlijk contact. Wij zijn tot nu toe erg tevreden!”

Kennismaken?

Neem contact op

Al geruime tijd bouwt Hevotec op de expertise van Connectium. In deze klantcase lees je meer over de IT-behoeften en de uitdagingen waar Maarten Steunenberg, eigenaar van Hevotec, tegen aanliep. Lees snel verder.

Maarten vertelt: "Ik ken Ronald al een hele tijd. Ik heb hem leren kennen via het bedrijf waar hij destijds werkte. Toen hij besloot om zijn eigen bedrijf te starten, zette ik kort daarna de stap om ook voor mezelf te beginnen. Ik was op zoek naar een computer en het was vanzelfsprekend om deze bij Connectium te kopen.”

“Inmiddels zijn we jaren verder en is het niet gebleven bij het kopen van een computer. Onze samenwerking is nu uitgebreid naar het beheren van onze server, het leveren van een internetverbinding, camerabeveiliging, VoIP telefonie en een dagelijkse back-up; eigenlijk onze volledige IT-omgeving.”

"Wat zo fijn is aan samenwerken met Connectium, is dat ze niet alleen goed werk leveren, maar ook snel zijn in wat ze doen. We hebben al meerdere keren nieuwe werkplekken aangeschaft en laten installeren. Dat ging super snel en vlekkeloos.”

Maarten vertelt verder: “Een ander voorbeeld is toen we software moesten installeren om heftrucks uit te lezen. Eerst probeerde ik het zelf te installeren, maar dat kostte me veel te veel tijd. Met Connectium erbij is het zo opgelost en kan ik mijn tijd besteden aan andere belangrijke dingen.” aldus Maarten.

Verder vertelt Maarten: "Een goed werkende IT omgeving is voor ons cruciaal omdat we zonder de systemen ons werk niet kunnen doen. Connectium zorgt ervoor dat alles goed geregeld is en dat onze IT omgeving altijd bereikbaar is.”

Naast het beheren van de IT omgeving hebben Connectium en Hevotec nog iets gemeenschappelijks. Al een aantal jaar organiseren zij samen de keze en worst-oawend. Tijdens deze informele netwerkavond kunnen ondernemers elkaar ontmoeten en tegelijkertijd een lokaal goed doel ondersteunen.

Maar waarom de naam kaas- en worstavond? Maarten legt het uit: "Een paar jaar geleden stonden we gezamenlijk op een beurs. Na een paar gezellige avonden, merkten we dat er naast het drankje iets ontbrak: het hapje. Ronald zou wat droge worst meenemen, en ik kaas. Eén ding was zeker: we wilden meer van dit soort avonden. En zo ontstond het idee om dit jaarlijks te herhalen. De naam was eigenlijk heel eenvoudig, het werd gewoon 'de Kaas- en Worstavond."

Kennismaken?

Neem contact op

Bij Connectium is Hosted Exchange één van je mogelijkheden. De voordelen? Ten eerste dat je overal zaken kunt doen. Ten tweede dat je niet zelf hoeft te investeren in een e-mailserver, waardoor je flink bespaart op onderhoud en beheer. En ten derde dat je jouw mailboxen en agenda’s kunt delen met andere gebruikers, bijvoorbeeld collega’s, waardoor je gemakkelijker én beter samenwerkt.

Kies je voor Hosted Exchange, dan kun je jouw online e-mail op meerdere apparaten installeren. Alles loopt dan altijd synchroon. Heb je bijvoorbeeld onderweg op je smartphone of tablet een mailtje beantwoord? Dan staat dit verzonden mailtje ook in de verzonden items van Outlook op je pc op kantoor. Hetzelfde geldt voor een afspraak die je thuis of onderweg in je agenda hebt gezet. Deze is op al je devices zichtbaar.

Natuurlijk helpt Connectium je graag met het inrichten van je e-mail, (gedeelde) contactpersonen en (gedeelde) agenda’s. Met onze hulp zijn deze beschikbaar wanneer je dat maar wilt én op welk device je dat maar wilt. Goed om te weten: je betaalt voor onze Hosted Exchange een vast bedrag per maand per mailbox.

Benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Maak dan een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek.

ICT uitbesteden of toch zelf blijven doen? Het volgende zal je bekend voorkomen: als ondernemer ben je verantwoordelijk voor allerlei zaken binnen jouw bedrijf, waaronder ICT. De ICT-werkzaamheden heb je altijd zelf gedaan omdat het niet veel werk was en je de kennis had. Alleen merk je de laatste tijd dat je drukker bent geworden met andere belangrijke werkzaamheden waardoor je het er ‘even’ tussendoor doet, ICT-gerelateerde vragen ingewikkelder beginnen te worden en de kwaliteit van je ICT-omgeving achteruit gaat.

Herkenbaar? Lees dan vooral verder. In deze blog leggen we je alle voor- en nadelen uit. Ook lees je meer over de kosten. Dit alles leggen we uit aan de hand van de volgende punten: 

• Wat is ICT beheer?
• ICT in eigen beheer
• Redenen voor ICT uitbesteden
• De voordelen
• De nadelen
• Gedeeltelijk of volledig ICT uitbesteden  
• Wat zijn de kosten?
• Conclusie

Wat is ICT beheer?

Voordat we uitleggen welke redenen er zijn om ICT in eigen beheer uit te voeren of toch ICT uit te besteden willen we je graag eerst uitleggen wat ICT beheer precies inhoudt.

Onder ICT beheer vallen alle activiteiten die te maken hebben met ICT in een bedrijf. Dat kan gaan om hardware voor werkplekken, telefonie, cloudoplossingen tot camerabeveiliging. De ICT-infrastructuur moet zo ingericht zijn dat medewerkers er optimaal gebruik van kunnen maken.

ICT in eigen beheer

Veel kleine (mkb) bedrijven kiezen ervoor om hun ICT in eigen beheer te nemen. En dat is vaak in de beginperiode behapbaar omdat de ICT-omgeving nog niet zo ingewikkeld is.  

ICT in eigen beheer heeft veel voordelen, zoals het hebben van controle, de interne communicatie loopt soepeler en medewerkers kunnen binnenlopen bij de ICT-afdeling.

Echter zit aan ICT in eigen beheer ook nadelen, zoals loonkosten voor personeel, grote investeringen in eigen hardware, het onderhoud daarvan en de kennis van medewerkers op peil houden. Het is daarom ook vaak onmogelijk dat één medewerker alle ICT-kennis heeft van de omgeving.

Redenen voor ICT beheer uitbesteden

Zoals eerder beschreven is het hebben van ICT in eigen beheer niet altijd de beste oplossing voor bedrijven. Daarom kiezen bedrijven ervoor om hun ICT beheer uit te besteden. Er zijn verschillende redenen voor het uitbesteden van ICT beheer. Toch zijn de meest voorkomende redenen:

• Gebrek aan (interne) kennis;
• Het vinden van goede ICT-medewerkers is lastig;
• Geen IT-personeel in dienst willen nemen;
• Alle focus op de core business willen hebben;
• Geen (kostbare) tijd meer besteden aan IT;
• Eén aanspreekpunt voor medewerkers;
• Zelf niet de kennis en het vermogen hebben om de ICT-omgeving optimaal te beveiligen (cybersecurity).

Voordelen van ICT beheer uitbesteden

Niet voor niets besteden vele bedrijven hun ICT beheer uit aan externe ICT-partijen. Het uitbesteden van ICT levert vele voordelen op, namelijk:

• Geen personeel nodig
• Aanvulling op ICT-afdeling
• Geen grote investeringen
• Nieuwste technologieën 
• Focus volledig op jouw bedrijf
• Goede beveiligde werkomgeving
• Goedkoper
• 24x7 bereikbaarheid

Voordeel 1: Geen personeel nodig

Zodra de ICT-infrastructuur volledig wordt uitbesteed aan een ICT-partij, hoeft er geen ICT-personeel aangenomen te worden. Daarmee bespaar je kosten, zoals loonkosten, het inrichten van een werkplek of het investeren in trainingen.

Voordeel 2: Aanvulling op ICT-afdeling

Het gedeeltelijk uitbesteden van ICT kan ook een aanvulling zijn op de ICT-afdeling. Daarmee hoeft niet alle kennis (en extra personeel) in huis te worden gehaald. Ook hoeft ICT-personeel niet meer klaar te staan voor medewerkers met kleine problemen en is het voor hen mogelijk om verder te werken aan grotere IT-projecten binnen de organisatie.

Voordeel 3: Geen grote investeringen

Als er gebruik wordt gemaakt van cloudoplossingen zijn grote investeringen in de ICT-infrastructuur niet meer nodig. Jouw bedrijf maakt alleen gebruik van de dienst(en) en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud, de aanschaf en het positioneren van de hardware.

Voordeel 4: Nieuwste technologieën

ICT-partijen zijn altijd bezig met de nieuwste technologieën en daar profiteer jij direct van als klant.

Voordeel 5: Focus volledig op jouw bedrijf

Het uitbesteden van ICT-beheer kan kostbare tijd besparen, aangezien het inrichten en beveiligen van de IT-omgeving, het uitzoeken van zaken, het onderhouden van de IT-omgeving en het opleiden van personeel veel tijd in beslag nemen. Als ondernemer kun je deze tijd gebruiken om je te concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf wanneer je ervoor kiest om ICT uit te besteden.

Voordeel 6: Goed beveiligde werkomgeving

ICT-partijen zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van cybersecurity, waardoor je verzekerd bent dat de ICT-infrastructuur goed is beveiligd.

Voordeel 7: Goedkoper

Voor veel (kleine) mkb-bedrijven is het goedkoper om ICT uit te besteden dan personeel in dienst te nemen.

Voordeel 8: 24x7 bereikbaarheid

Voor sommige bedrijven, zoals in de transport of zorginstellingen, is het belangrijk dat de IT-omgeving 24/7 operationeel is en dat geldt natuurlijk ook voor de IT-helpdesk. ICT-partijen bieden supportcontracten aan waar zij de mogelijkheid bieden tot het 24x7 bereikbaar zijn.

Nadelen van ICT beheer uitbesteden

Naast voordelen zitten er natuurlijk ook nadelen verbonden aan ICT uitbesteden. Hieronder hebben we deze nadelen uitgewerkt:

Nadeel 1: Afhankelijk

Sommige bedrijven vinden de afhankelijkheid van een ICT-partij een nadeel van ICT uitbesteden. Verlies van controle en erop moeten vertrouwen dat ICT-partij alles goed uitvoert kan als vervelend worden ervaren. Toch zien ook veel bedrijven dit niet als een nadeel. Zij hebben bij het uitbesteden van hun ICT beheer er geen omkijken meer naar.

Nadeel 2: Geen ICT-kennis in huis

Er is geen directe ICT-kennis binnen het bedrijf beschikbaar. Het fysiek binnen wandelen bij een ICT-afdeling zit bij ICT uitbesteden er niet in. Er moet eerst contact opgenomen worden met de externe ICT-partij. Vaak hebben goede ICT-partijen een supportafdeling beschikbaar voor klanten met vragen.

Gedeeltelijk ICT uitbesteden

Het is ook mogelijk om een gedeelte van de ICT uit te besteden. Vaak zien we dat bedrijven die kiezen voor gedeeltelijk ICT beheer uitbesteden een eigen ICT-afdeling hebben en het uitbesteden zien als een aanvulling op hun eigen ICT-afdeling. Bedrijven houden daarmee de kennis op peil en kunnen het ICT-bedrijf inschakelen wanneer zij er zelf niet meer uitkomen.

Verduidelijking met een voorbeeld

Eenzelfde constructie hebben wij als ICT-partij met Van Buuren Groep. Zij hebben een eigen ICT-afdeling waar zij alles oppakken op IT-gebied, denk aan werkplek, -applicatie- en serverbeheer.

ICT-medewerker Robertjan Gerritsen: ‘Toch kun en heb je niet altijd alle kennis in huis. Zodra wij vragen hebben of er zelf niet uitkomen schakelen we Connectium in. Bijvoorbeeld voor de cloudomgeving. Deze is destijds ingericht door Connectium en wordt momenteel ook nog beheerd door ze. Sander komt dan als consultant bij ons op kantoor waardoor we meteen stappen kunnen zetten.’ Lees meer over de samenwerking met Van Buuren Groep.

Wat zijn de kosten van ICT beheer uitbesteden?

Bij Connectium werken we met verschillende supportcontracten. Voor een vast maandbedrag ben je verzekerd van maandelijks onderhoud, telefonische bereikbaarheid en monitoring. Op deze manier kunnen wij jouw organisatie het beste ondersteunen op IT-gebied. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Conclusie

Er is geen duidelijk antwoord te geven op of je wel of niet ICT beheer moet uitbesteden. Het hangt van meerdere factoren af en aan welke factoren jij als ondernemer waarde hecht. Hieronder hebben wij de blog kort samengevat:

Waarom ICT beheer uitsteden:

• Geen personeel en de bijbehorende kosten;
• Altijd de nieuwste ICT-kennis en technologie beschikbaar;
• IT-omgeving optimaal beveiligd;
• IT-gerelateerde vragen stellen aan de helpdesk van het ICT-bedrijf;
• Volledige focus op jouw bedrijf.

Waarom ICT beheer niet uitbesteden:

• Afhankelijk van een ICT-partij;
• Controleverlies;
• Geen fysieke IT-afdeling op het kantoor.

ICT uitbesteden aan Connectium

Adviesgesprek aanvragen

Financieel directeur Dinja Mensink-Baan: “Mijn man Gert en ik namen het bedrijf in 2000 over van mijn schoonvader. Toen waren wij nog klant bij een ander ICT-bedrijf. Ronald kwam vaak bij ons over de vloer voor allerlei klussen. Het beviel van beide kanten goed. En daarom zijn wij met hem meegegaan toen hij voor zichzelf begon. En na elf jaar zijn we nog steeds erg tevreden. Werkt iets niet goed of hebben we iets nodig? Even een belletje en alles wordt geregeld. Ideaal! We hebben zelfs nog nooit naar andere ICT-bedrijven gekeken.”

Geen omkijken meer naar een back-up

“Excel is voor ons belangrijk, bijvoorbeeld voor onze urenregistratie en om de voorraad van schoonmaakmiddelen bij te houden.” Daarom vindt Dinja dat deze bestanden altijd teruggehaald moeten kunnen worden. “En dat kan gelukkig ook. Iedere dag wordt er automatisch een back-up gemaakt. Hier hoeven we ons dus nooit meer zorgen over te maken.”

Mensink Schoonmaak werkt sinds kort in de cloud. “Voor ons is dit de perfecte vooruitgang. We kunnen nu vanaf iedere locatie bij al onze bestanden en zijn dus werkplek onafhankelijk.”

Dinja Mensink: “Voor ons is dit de perfecte vooruitgang. We kunnen nu vanaf iedere locatie bij al onze bestanden en zijn dus werkplek onafhankelijk.”

Zij zien wat wij niet zien

Wat Dinja aan Connectium waardeert? Het feit dat er goed wordt meegedacht, maar ook de snelle service en korte lijnen. “Medewerkers van Connectium komen zelfs met oplossingen waar we niet om vragen. Maar waar we blijkbaar wel behoefte aan hebben. Daardoor ontwikkelen wij ons op IT-gebied ook door. Sinds kort zetten we bijvoorbeeld narrowcasting in. Als Connectium niet over narrowcasting was begonnen, waren we hier zelf nooit op gekomen - terwijl we er erg blij mee zijn! En natuurlijk zijn ze ook altijd goed bereikbaar als er problemen zijn. Ik raad Connectium dan ook zeker aan!”

Kennismaken?

Neem contact op

Directeur Gerrit Dannenberg vertelt: “Een aantal jaar geleden ben ik bij Connectium terecht gekomen omdat ik voor mijn eigen bedrijf IT-vragen had.” Toen Gerrit in 2016 aan de slag ging als directeur van het Rijssens Museum zag hij dat de IT al erg verouderd was. “Omdat mijn ervaringen super positief waren, wilde ik Connectium er meteen bij hebben. Ze kunnen heel goed inschatten wat we nog hebben. Of waar we nog even mee moeten wachten.”

IT in een museum? Ja zeker!

“Wij zijn een geregistreerd museum. Dat betekent dat alle spullen geregistreerd moeten zijn, zodat tijdens een audit alles makkelijk terug te vinden is. Maar ook voor ons eigen overzicht en eventuele overdracht. Vrijwilligers zijn daarom dagelijks druk met het registreren van onze collectie en daar hebben we hardware en software voor nodig. Maar ook goedwerkend internet voor bijvoorbeeld museumkaartscanners en het bankverkeer.”

Gerrit Dannenberg: "Ze kunnen heel goed inschatten wat we nog hebben. Of waar we nog even mee moeten wachten.”

Een beveiligd museum

De camerabeveiliging was minimaal en daar moest verandering inkomen. “Onlangs hebben we Connectium hiervoor ingeschakeld. Over ons hele terrein en in de panden hebben we nu camerabeveiliging en daarmee zicht op wat er gebeurt. Vanaf mijn mobiel en IPad kan ik alles in de gaten houden. Nog een bijkomend voordeel: de camera’s gebruiken we tegenwoordig ook voor het bewaken van het aantal personen in de zalen.”

Overzicht

“Hiervoor deden we op IT-gebied veel zelf. Dit ging prima maar we waren vaak zoekende in wat we het beste konden doen. Nu Connectium is aangesloten hebben we overzicht. We kunnen met al onze IT-vragen bij ze terecht.”

Kennismaken?

Neem contact op

We spreken met Gerald Troost, mede-eigenaar van Troost Hoveniers: “IT is voor ons, net zoals voor vele bedrijven, onmisbaar. Met de komst van Connectium blijven we onze IT-omgeving optimaliseren. Daarnaast kunnen we bij problemen altijd bij ze terecht. Bij Connectium wordt er niet omheen gedraaid. Als er wat is weten ze daar de prioriteit van in te schatten en indien nodig direct actie te ondernemen.”

Eerdere ervaringen

“Voordat we overgingen naar Connectium waren we aangesloten bij een andere IT-partij. We hadden vaak problemen die niet of pas na dagen werden opgelost. Op een gegeven moment was het genoeg geweest. We hebben Connectium opgebeld en ons probleem uitgelegd. Ze stonden er binnen een uur en binnen twee uur was het probleem opgelost. De snelheid en expertise maakte dat we meteen zijn overgestapt naar Connectium.”

IT-omgeving Troost Hoveniers

Gerald vertelt verder: “In de afgelopen jaren hebben we samen geleidelijk onze IT-omgeving geoptimaliseerd. Er zijn nieuwe computers aangeschaft, beveiligingscamera’s geplaatst en het netwerk is aangepakt.”

Data van Troost Hoveniers wordt opgeslagen op een Network-attached Storage (NAS). Dit is een harde schijf met een netwerkaansluiting. Gerald: “Het voordeel hiervan is dat alle collega’s in dezelfde omgeving hun data kunnen opslaan en openen. Daarnaast wordt de NAS elke dag geback-upt zodat we nooit onze data kwijtraken.”

Troost Hoveniers voorziet klanten van (tuin)ontwerpen. Deze worden gemaakt in speciale tekensoftware. “Omdat dit zware bestanden zijn moest de computer aan een aantal specifieke eisen voldoen. Daarom hebben we destijds Connectium gevraagd om dit voor ons uit te zoeken. Dit hebben ze gedaan en we zijn nog steeds erg tevreden over de aangeschafte computer.”

Gerald: “De snelheid en expertise maakte dat we meteen zijn overgestapt naar Connectium.”

Hosted Exchange

Tot slot maakt Troost Hoveniers al geruime tijd gebruik van Hosted Exchange. Gerald vertelt hoe hij dit vindt: “Het werkt perfect. Je kunt altijd en overal bij je mail, het synchroniseert snel, de planning zetten we er in en is zo voor iedereen inzichtelijk, en ik heb vanuit mijn mailbox toegang tot alle algemene mailboxen.”

Kennismaken?

Neem contact op

De twee snelgroeiende bedrijven Unitura en FramePlus van mede-eigenaar Robert-Jan Beldman waren op zoek naar een betrouwbare ICT-partner om hun IT naar een hoger niveau te tillen. In deze klantcase vertellen wij je meer over hun IT-omgeving en onze samenwerking.

Zowel Unitura als FramePlus verzorgden hun eigen ICT, maar daar moest verandering in komen: "We hadden eigenlijk geen ICT-beheer. We deden alles zelf met enige ondersteuning. Echter werd ons geadviseerd om een professioneel IT-bedrijf in te schakelen vanwege onze groei en de IT-zaken die steeds ingewikkelder werden."

"We namen contact op met meerdere partijen, waaronder Connectium. Het was voor ons lastig te onderscheiden waar de verschillen lagen. Daarnaast had elke partij een andere focus. Voor ons was het van belang dat het een professioneel IT-bedrijf was die de beveiliging goed geregeld heeft, snel kan schakelen en met de tijd meegaat. Connectium voldeed aan al onze verwachtingen en heeft dit tot nu toe zeker waargemaakt."

Om de groei van Unitura en FramePlus voort te zetten, is een moderne werkomgeving essentieel. Beide bedrijven maken daarom nu gebruik van een moderne Microsoft 365-werkplek. Daarnaast hebben ze gekozen voor het all-in concept van Connectium. Dit houdt in dat per medewerker voor een vast bedrag per maand alles is geregeld, van de cloudwerkplek en back-up van bestanden tot antivirus en dagelijkse support.

"Met deze oplossing worden we volledig ontzorgd en krijgen we niet te maken met onverwachte kosten. Onze medewerkers kunnen nu contact opnemen met de supportafdeling van Connectium als er iets aan de hand is of als ze vragen hebben." aldus Robert-Jan.

Eén van de belangrijkste wensen van Unitura en FramePlus was om bestanden eenvoudig te delen en een veilige samenwerking tussen beide bedrijven. Voorheen hadden ze twee aparte IT-omgevingen, wat dit lastig maakte. "Nu beide bedrijven op één omgeving staan, kunnen we makkelijk schakelen tussen de verschillende omgevingen en eenvoudig contact houden via bijvoorbeeld Teams. Dit is ideaal voor de directie en de stafafdelingen die voor beide bedrijven werken."

Samen hebben we gekeken naar het vereenvoudigen van standaard diensten, zoals de indiensttreding van nieuwe medewerkers. "Samen met Connectium hebben we twee typen werkplekken samengesteld. Per werkplek is de hardware beschreven. Via een formulier kunnen wij een nieuwe medewerker aanmelden en aangeven wat diegene nodig heeft. Connectium zorgt er vervolgens voor dat alles klaarstaat voor de startdatum. Dit is ideaal, want voorheen moest dit vaak tussendoor gebeuren."

Naast de werkplekken zijn er ook schermen geleverd en is Teams Rooms ingericht. Robert-Jan vertelt: "We waren op zoek naar een presentatieoplossing voor de nieuwe vergaderruimtes. Op advies van Connectium hebben we gekozen voor Teams Rooms. Hiermee kunnen meerdere personen eenvoudig vergaderen met slechts één druk op de knop, waardoor het niet meer nodig is om samen achter één laptop te zitten. Dit werkt erg prettig."

Tot slot vertelt Robert-Jan: “Tijdens de eerste gesprekken heb ik aangegeven dat ik graag betrokken wilde worden bij het proces en de migratie. Dit heeft Connectium uitstekend gedaan. Het was een mooie, gefaseerde aanpak. Bij de implementatie van een nieuwe omgeving zijn er altijd onvoorziene punten, maar dit loste ze gelukkig snel en adequaat op. Connectium komt zijn beloften na.”

Kennismaken?

Neem contact op

Ben je niet tevreden over jouw huidige IT-partner en overweeg je om over te stappen? Dit klinkt al snel als iets complex en een ‘gedoe’. In deze blog vertellen wij je dat het lang niet zo ingewikkeld hoeft te zijn als je denkt.

Wij nemen je mee in de mogelijke redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner, tips voor het wisselen van IT-partner en we vertellen je kort iets over onze ervaring en aanpak bij overstaptrajecten.

• Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner
• 6 tips voor het wisselen van IT-partner
• Onze aanpak en ervaringen
• Overstappen naar de cloud

Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner

Er zijn verschillende redenen waarom je zou kunnen overwegen om afscheid te nemen van je IT-partner. Hier zijn enkele mogelijke redenen:

1. De service
2. Expertiseniveau
3. Communicatie
4. Prijs-kwaliteithouding
5. Veel last van storingen
6. Proactieve houding
7. Te weinig cloud ervaring

Hieronder lichten wij alle redenen voor het verlaten van een IT-partner verder toe: 

1. De service

Als je niet tevreden bent met de service die je van jouw huidige IT-partner ontvangt, zoals lange wachttijden voor problemen die moeten worden opgelost, onvoldoende ondersteuning of slechte bereikbaarheid, kan het overwegen van een andere IT-partner een goed idee zijn.

2. Expertiseniveau

Een andere redenen voor het verlaten van een IT-partner kan zijn dat je bedrijf erg hard gegroeid is en je meer op IT-gebied nodig hebt, maar de IT-partner niet kan voldoen aan de behoeften.  

3. Communicatie

Sterke communicatie tussen de klant en IT-partner draagt bij aan een optimale samenwerking. Is deze er niet dan kan dit problemen veroorzaken bij het oplossen van storingen of bij het instellen van nieuwe systemen.  

4. Prijs-kwaliteitverhouding

Heb je het idee dat je te veel betaalt voor de diensten die je ontvangt? Dan kan het overwegen van een andere IT-partner je helpen om geld te besparen.

5. Veel last van storingen

Het kan zijn dat jouw bedrijf veel last heeft van storingen en dat de huidige IT-partner deze niet voorkomt of tijdig oplost. Hierdoor komen bedrijfsprocessen stil te liggen en loopt jouw bedrijf omzet mis.

6. Proactieve houding

Jouw verwachting van een IT-partner is dat deze zich proactief opstelt: de IT-omgeving in de gaten houdt, met innovatieve ideeën komt en strategisch meedenkt. Als de huidige IT-partner hier niet over beschikt, is het kijken naar een andere IT-partner die deze vaardigheden wel heeft een goed idee.

7. Te weinig cloud ervaring

Als organisatie wil je meer gebruik maken van clouddiensten, echter heeft de huidige IT-partner te weinig kennis en ervaring met de cloud, waardoor jouw bedrijf niet kan profiteren van de gemakken van verschillende cloudoplossingen.

6 tips voor het wisselen van IT-partner

Overstappen naar een andere IT-partner doe je niet zomaar. Het is vaak een proces dat tijdrovend en ingewikkeld is. Wij hebben hieronder 6 tips om je te helpen bij het proces:

1. De punten die ontbreken bij de huidige IT-partner

Als je wil wisselen van IT-partner zijn hier vaak meerdere redenen voor. Het is goed om deze redenen inzichtelijk te maken. Wat waren punten die je tijdens de samenwerking met de huidige IT-partner mistte of niet goed verliepen? Schrijf deze op en jouw eerste behoeften worden meteen duidelijk.

2. Behoeften inzichtelijk

Voordat je start met het zoeken naar een nieuwe IT-partner, is het belangrijk om duidelijk te hebben waar je naar op zoek bent. Maak een lijst met jouw huidige behoeften en wat je van een nieuwe IT-partner verwacht. Voeg hieraan de punten toe die ontbraken bij de huidige IT-partner. Deze lijst helpt je gerichter te zoeken naar de juiste IT-partner.

3. Referenties nakijken/opvragen

Het opvragen van referenties van ICT-bedrijven kan je helpen bij het maken van de juiste keuze. Door middel van ervaringen van klanten krijg je een beeld van de kwaliteit van de diensten, de service en hoe het contact met de IT-partner is.

4. Offertes aanvragen

Zodra de behoeften inzichtelijk zijn gemaakt en referenties van verschillende ICT-bedrijven zijn bekeken, is het tijd om offertes aan te vragen voor de diensten waar je naar op zoek bent. Dit kan helpen bij het vergelijken en om te bepalen welke IT-partner het beste bij jouw budget past.

5. Neem de tijd om te beslissen

Maak geen overhaaste beslissing. Neem de tijd om de verschillende opties te overwegen en ga na welke IT-partner kan voldoen aan jouw behoeften.

6. Maak duidelijke afspraken

De laatste tip voor het overstappen naar een andere IT-partner: maak duidelijke afspraken, zodat er geen verwarring of problemen ontstaan tijdens de samenwerking.  

Onze aanpak en ervaringen

Het in kaart brengen van de behoeften en de huidige IT-omgeving is altijd één van onze eerste stappen. Alleen met deze kennis kunnen wij een klant voorzien van een waardevol advies. Wij doen altijd ons uiterste best om zo veel mogelijk werk uit handen te nemen en het migratietraject zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Ervaring met migratietrajecten hebben we zeker. Zo hebben we onlangs De Sterkerij gemigreerd van hun vorige IT-partner naar onze systemen.

Vestigingsmanager Marco vertelt hoe hij de migratie heeft ervaren: “Wij vielen altijd onder een grote zorgaanbieder waar wij werden ondersteund door een grote ICT-afdeling. Doordat wij zelfstandig verder zijn gegaan, moesten wij op zoek naar een nieuwe ICT-partner. In overleg met Connectium hebben we de migratie naar onze nieuwe omgeving ’s avonds gepland zodat we overdag konden doorwerken. Dat was erg prettig. Die avond hebben de medewerkers van Connectium hard doorgewerkt want de volgende ochtend was alles omgezet en niemand die het door heeft gehad. Eigenlijk wel bizar.”

Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.

Overstappen naar de cloud

Op zoek naar een moderne werkplek met de nieuwste technologieën? Dan is een werkplek in de cloud ideaal. Een werkplek in de cloud is een eigen computer ‘in de cloud’, welke vanaf elke locatie bereikbaar is. Het overstappen met jouw bedrijf naar een werkplek in de cloud hebben wij uitgebreid beschreven in de blog ‘In 6 stappen migreren naar de cloud’.

Lees ook

• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen
• Wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen

OVERSTAPPEN NAAR IT-PARTNER CONNECTIUM

Ik wil overstappen