Dagelijks wordt er binnen jouw bedrijf veel data verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de uren die werknemers maken, het verloop van projecten en het versturen van facturen. Vaak worden hiervoor verschillende systemen gebruikt met als gevolg dat alle data lastig terug te vinden en te delen is. Kantoorautomatisering biedt hiervoor de oplossing.

Kantoorautomatisering is een onmisbaar onderdeel geworden in de bedrijfsvoering. Het continue optimaliseren van bedrijfsprocessen verhoogt de efficiëntie, verlaagt de kosten en verbetert de concurrentiepositie. In deze blog gaan we dieper in op wat kantoorautomatisering is, wat er onder valt en reiken we je oplossingen aan om jouw kantoor verder te automatiseren.  

In dit blog:

• Wat is kantoorautomatisering?
• Wat valt er onder kantoorautomatisering?
• De 5 belangrijkste voordelen
• Verschillende manieren van kantoorautomatisering
• Aandacht voor adoptie is essentieel
• Kantoorautomatisering in de praktijk

Wat is kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering is letterlijk processen automatiseren op kantoor. Denk hierbij aan het verwerken van mailings, het opstellen van offertes en het maken van presentaties. Hiermee bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar verhoog je ook de productiviteit. 

Kantoorautomatisering omvat vandaag de dag meer dan alleen het omzetten van fysieke data in digitale data. Het omvat de hele IT-omgeving van een bedrijf. Denk hierbij aan serverbeheer, werkplekbeheer en netwerkbeheer.

Wat valt er onder kantoor-
automatisering?

Kantoorautomatisering bevat meerdere aspecten die bedrijfsprocessen eenvoudiger en efficiënter maken. Enkele aspecten hiervan zijn:

De 5 belangrijkste voordelen

Wij hebben de vijf belangrijkste voordelen van kantoorautomatisering voor je op een rijtje gezet:

1. Efficiënter werken en tijdswinst

Het automatiseren van handmatige en tijdrovende taken versnelt bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen hun tijd daardoor besteden aan andere belangrijke taken.  

2. Kosten besparen

Automatisering neemt taken over waardoor er minder personeel nodig is en werkzaamheden kunnen sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd.

3. Tevreden werknemers

Doordat taken zijn geautomatiseerd of door software makkelijker af te ronden zijn zorgt dit voor minder repetitieve taken bij medewerkers, wat weer bijdraagt aan de werknemerstevredenheid.  

4. Concurrentie-
voordeel

Automatisering bevordert de concurrentiepositie van bedrijven omdat zij een voorsprong hebben op hun concurrenten.

5. Een beveiligde IT-omgeving

De nieuwste hard- en software bevat geavanceerde beveiligingsfuncties, waardoor data beter beschermd is tegen digitale bedreigingen.

Verschillende manieren van kantoor-
automatisering

Processen automatiseren op kantoor kan op verschillende manieren. Overweeg dus goed welke het beste bij jouw bedrijf passen. Hieronder hebben we enkele manieren voor je op een rijtje gezet:

Werken in de cloud

Een van de meest opkomende ontwikkelingen in kantoorautomatisering is de verschuiving naar de cloud. Met een online werkplek hebben medewerkers toegang tot hun software en gegevens vanaf elke locatie met internettoegang. Dit maakt flexibel werken en samenwerken eenvoudiger dan ooit tevoren. Tools zoals Microsoft 365 en een werkplek in de cloud zijn zulke cloudoplossingen.

Solitas heeft ook over de overstap naar de cloud gemaakt. Eigenaar Gert-Jan Beltman: “Het werkt perfect. Je kunt er altijd en overal bij. Ook ons boekhoudsysteem en ERP-pakket hebben we daardoor altijd tot onze beschikking.”

Kom alles te weten over de cloud

Download hier

Werkplekbeheer optimaliseren

De juiste hardware is essentieel om een optimale werkplek te creëren voor medewerkers. Het begint namelijk allemaal bij een goede basis. Denk aan een ingerichte werkplek wanneer er een nieuwe collega start, het beschikken over de juiste accounts of een werkplek bij je thuis. Het zijn allemaal aspecten die vallen onder werkplekbeheer en ondersteunend zijn aan de werkzaamheden van de medewerker.

E-mail online

Met Hosted Exchange, oftewel e-mail online, heb je altijd toegang tot jouw e-mail waardoor je overal ter wereld zaken kunt doen. Ook is het mogelijk om jouw mailboxen en agenda’s te delen met andere gebruikers, bijvoorbeeld je collega’s, waardoor je nog makkelijker en beter samenwerkt.

VoIP telefonie

VoIP telefonie, of bellen via het internet, heeft veel traditionele telefoonlijnen vervangen. Het biedt bedrijven vele voordelen, zoals flexibiliteit in het op- en afschalen van gebruikers, integratiemogelijkheden met andere software en het is een professionele communicatietool.  

Aandacht voor adoptie is essentieel

Processen automatiseren valt of staat met goede adoptie. De tools en systemen kunnen zo effectief zijn, als medewerkers niet weten hoe ze er mee moeten werken behaal je niet het beoogde resultaat. Daarom is het belangrijk om medewerkers de juiste training en ondersteuning te bieden.   

Kantoor-
automatisering in de praktijk

Kippers heeft ervoor gekozen om hun IT-omgeving onder te brengen bij Connectium en verder te automatiseren. Ze zijn gebruik gaan maken van Hosted Exchange, waardoor hun mailbox automatisch gesynchroniseerd wordt en collega’s niet meer tegelijkertijd dezelfde mail beantwoorden. Ook zijn ze overgestapt naar VoIP telefonie waardoor ze altijd bereikbaar zijn, zowel op de vaste telefoon als op de smartphone.

Meer weten wat kantoorautomatisering voor Kippers heeft betekend? Lees dan het hele klantverhaal van Kippers.  

Lees ook

• De moderne werkplek: veilig (samen)werken in de cloud
• Makkelijk thuiswerken met een cloud thuiswerkplek

Jouw kantoor automatiseren?

Neem contact op

Onlangs hebben we Ahorn Bouwsystemen als klant mogen verwelkomen bij Connectium. Eigenaar Rens van Velden vertelt in dit artikel wat zij zochten in een IT-partij en waarom Connectium perfect bij ze past.

Rens: “Voor de samenwerking met Connectium werkten we met verschillende leveranciers samen. Voor elke IT-dienst hadden we een andere aanbieder. Dit was niet overzichtelijk en tijdens een storing was er vaak geen duidelijkheid bij wie we moesten aankloppen. We hebben destijds gekeken naar andere IT-partijen, maar ze konden niet alles aanbieden wat wij zochten."

Op de vraag hoe Ahorn in contact is gekomen met Connectium antwoordt Rens het volgende: “Wij maakten gebruik van een deel van een pand in Rijssen. Toen het andere deel beschikbaar kwam, hebben we besloten om het volledige pand in gebruik te nemen. De camerabeveiliging en de internetverbinding waren al in beheer van Connectium. Deze wilden we graag overnemen en zodoende kwamen we in contact.”

Rens vertelt verder: “Dit heeft vervolgens geleid tot gesprekken over het overnemen van de volledige IT-omgeving in Rijssen en van onze hoofdlocatie in Zutphen. De gesprekken verliepen vlot en informeel. Connectium bood alle benodigde oplossingen en is de IT-partner waar we naar op zoek waren, dus de keuze was snel gemaakt.”

We hebben Ahorn van diverse IT-oplossingen voorzien, waaronder VoIP telefonie, WiFi en werkplekbeheer.

“Het verschil met voorheen is dat we nu één aanspreekpunt hebben voor vragen of storingen. We kunnen bellen of een ticket aanmaken en er wordt naar gekeken, zowel op locatie als op afstand. Ook voorzien ze ons van adviezen. Gevraagd en ongevraagd. Connectium biedt het complete pakket waar we naar op zoek waren. Kortom, wij zijn tot nu toe erg blij met de overstap naar Connectium.” aldus Rens.

Kennismaken?

Neem contact op

Connectium verzorgt al jaren de ICT voor constructiebedrijf HTB. Afgelopen jaar hebben zij een nieuw pand gebouwd in Holten. Wij zijn gevraagd om alle ICT in het nieuwe pand te regelen. Denk aan werkplekken, VoIP telefonie, narrowcasting en internet/WiFi.

Eigenaar Wilco ten Brinke vertelt hoe hij de samenwerking heeft ervaren: "Het verliep erg soepel. Connectium heeft hier alle ICT-zaken geregeld. In de bouwvakvakantie hadden we alles gepland en na de bouwvak was alles operationeel. Wij hebben de samenwerking als erg prettig ervaren."

Kennismaken?

Neem contact op

ICT uitbesteden of toch zelf blijven doen? Het volgende zal je bekend voorkomen: als ondernemer ben je verantwoordelijk voor allerlei zaken binnen jouw bedrijf, waaronder ICT. De ICT-werkzaamheden heb je altijd zelf gedaan omdat het niet veel werk was en je de kennis had. Alleen merk je de laatste tijd dat je drukker bent geworden met andere belangrijke werkzaamheden waardoor je het er ‘even’ tussendoor doet, ICT-gerelateerde vragen ingewikkelder beginnen te worden en de kwaliteit van je ICT-omgeving achteruit gaat.

Herkenbaar? Lees dan vooral verder. In deze blog leggen we je alle voor- en nadelen uit. Ook lees je meer over de kosten. Dit alles leggen we uit aan de hand van de volgende punten: 

• Wat is ICT beheer?
• ICT in eigen beheer
• Redenen voor ICT uitbesteden
• De voordelen
• De nadelen
• Gedeeltelijk of volledig ICT uitbesteden  
• Wat zijn de kosten?
• Conclusie

Wat is ICT beheer?

Voordat we uitleggen welke redenen er zijn om ICT in eigen beheer uit te voeren of toch ICT uit te besteden willen we je graag eerst uitleggen wat ICT beheer precies inhoudt.

Onder ICT beheer vallen alle activiteiten die te maken hebben met ICT in een bedrijf. Dat kan gaan om hardware voor werkplekken, telefonie, cloudoplossingen tot camerabeveiliging. De ICT-infrastructuur moet zo ingericht zijn dat medewerkers er optimaal gebruik van kunnen maken.

ICT in eigen beheer

Veel kleine (mkb) bedrijven kiezen ervoor om hun ICT in eigen beheer te nemen. En dat is vaak in de beginperiode behapbaar omdat de ICT-omgeving nog niet zo ingewikkeld is.  

ICT in eigen beheer heeft veel voordelen, zoals het hebben van controle, de interne communicatie loopt soepeler en medewerkers kunnen binnenlopen bij de ICT-afdeling.

Echter zit aan ICT in eigen beheer ook nadelen, zoals loonkosten voor personeel, grote investeringen in eigen hardware, het onderhoud daarvan en de kennis van medewerkers op peil houden. Het is daarom ook vaak onmogelijk dat één medewerker alle ICT-kennis heeft van de omgeving.

Redenen voor ICT beheer uitbesteden

Zoals eerder beschreven is het hebben van ICT in eigen beheer niet altijd de beste oplossing voor bedrijven. Daarom kiezen bedrijven ervoor om hun ICT beheer uit te besteden. Er zijn verschillende redenen voor het uitbesteden van ICT beheer. Toch zijn de meest voorkomende redenen:

• Gebrek aan (interne) kennis;
• Het vinden van goede ICT-medewerkers is lastig;
• Geen IT-personeel in dienst willen nemen;
• Alle focus op de core business willen hebben;
• Geen (kostbare) tijd meer besteden aan IT;
• Eén aanspreekpunt voor medewerkers;
• Zelf niet de kennis en het vermogen hebben om de ICT-omgeving optimaal te beveiligen (cybersecurity).

Voordelen van ICT beheer uitbesteden

Niet voor niets besteden vele bedrijven hun ICT beheer uit aan externe ICT-partijen. Het uitbesteden van ICT levert vele voordelen op, namelijk:

• Geen personeel nodig
• Aanvulling op ICT-afdeling
• Geen grote investeringen
• Nieuwste technologieën 
• Focus volledig op jouw bedrijf
• Goede beveiligde werkomgeving
• Goedkoper
• 24x7 bereikbaarheid

Voordeel 1: Geen personeel nodig

Zodra de ICT-infrastructuur volledig wordt uitbesteed aan een ICT-partij, hoeft er geen ICT-personeel aangenomen te worden. Daarmee bespaar je kosten, zoals loonkosten, het inrichten van een werkplek of het investeren in trainingen.

Voordeel 2: Aanvulling op ICT-afdeling

Het gedeeltelijk uitbesteden van ICT kan ook een aanvulling zijn op de ICT-afdeling. Daarmee hoeft niet alle kennis (en extra personeel) in huis te worden gehaald. Ook hoeft ICT-personeel niet meer klaar te staan voor medewerkers met kleine problemen en is het voor hen mogelijk om verder te werken aan grotere IT-projecten binnen de organisatie.

Voordeel 3: Geen grote investeringen

Als er gebruik wordt gemaakt van cloudoplossingen zijn grote investeringen in de ICT-infrastructuur niet meer nodig. Jouw bedrijf maakt alleen gebruik van de dienst(en) en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud, de aanschaf en het positioneren van de hardware.

Voordeel 4: Nieuwste technologieën

ICT-partijen zijn altijd bezig met de nieuwste technologieën en daar profiteer jij direct van als klant.

Voordeel 5: Focus volledig op jouw bedrijf

Het uitbesteden van ICT-beheer kan kostbare tijd besparen, aangezien het inrichten en beveiligen van de IT-omgeving, het uitzoeken van zaken, het onderhouden van de IT-omgeving en het opleiden van personeel veel tijd in beslag nemen. Als ondernemer kun je deze tijd gebruiken om je te concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf wanneer je ervoor kiest om ICT uit te besteden.

Voordeel 6: Goed beveiligde werkomgeving

ICT-partijen zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van cybersecurity, waardoor je verzekerd bent dat de ICT-infrastructuur goed is beveiligd.

Voordeel 7: Goedkoper

Voor veel (kleine) mkb-bedrijven is het goedkoper om ICT uit te besteden dan personeel in dienst te nemen.

Voordeel 8: 24x7 bereikbaarheid

Voor sommige bedrijven, zoals in de transport of zorginstellingen, is het belangrijk dat de IT-omgeving 24/7 operationeel is en dat geldt natuurlijk ook voor de IT-helpdesk. ICT-partijen bieden supportcontracten aan waar zij de mogelijkheid bieden tot het 24x7 bereikbaar zijn.

Nadelen van ICT beheer uitbesteden

Naast voordelen zitten er natuurlijk ook nadelen verbonden aan ICT uitbesteden. Hieronder hebben we deze nadelen uitgewerkt:

Nadeel 1: Afhankelijk

Sommige bedrijven vinden de afhankelijkheid van een ICT-partij een nadeel van ICT uitbesteden. Verlies van controle en erop moeten vertrouwen dat ICT-partij alles goed uitvoert kan als vervelend worden ervaren. Toch zien ook veel bedrijven dit niet als een nadeel. Zij hebben bij het uitbesteden van hun ICT beheer er geen omkijken meer naar.

Nadeel 2: Geen ICT-kennis in huis

Er is geen directe ICT-kennis binnen het bedrijf beschikbaar. Het fysiek binnen wandelen bij een ICT-afdeling zit bij ICT uitbesteden er niet in. Er moet eerst contact opgenomen worden met de externe ICT-partij. Vaak hebben goede ICT-partijen een supportafdeling beschikbaar voor klanten met vragen.

Gedeeltelijk ICT uitbesteden

Het is ook mogelijk om een gedeelte van de ICT uit te besteden. Vaak zien we dat bedrijven die kiezen voor gedeeltelijk ICT beheer uitbesteden een eigen ICT-afdeling hebben en het uitbesteden zien als een aanvulling op hun eigen ICT-afdeling. Bedrijven houden daarmee de kennis op peil en kunnen het ICT-bedrijf inschakelen wanneer zij er zelf niet meer uitkomen.

Verduidelijking met een voorbeeld

Eenzelfde constructie hebben wij als ICT-partij met Van Buuren Groep. Zij hebben een eigen ICT-afdeling waar zij alles oppakken op IT-gebied, denk aan werkplek, -applicatie- en serverbeheer.

ICT-medewerker Robertjan Gerritsen: ‘Toch kun en heb je niet altijd alle kennis in huis. Zodra wij vragen hebben of er zelf niet uitkomen schakelen we Connectium in. Bijvoorbeeld voor de cloudomgeving. Deze is destijds ingericht door Connectium en wordt momenteel ook nog beheerd door ze. Sander komt dan als consultant bij ons op kantoor waardoor we meteen stappen kunnen zetten.’ Lees meer over de samenwerking met Van Buuren Groep.

Wat zijn de kosten van ICT beheer uitbesteden?

Bij Connectium werken we met verschillende supportcontracten. Voor een vast maandbedrag ben je verzekerd van maandelijks onderhoud, telefonische bereikbaarheid en monitoring. Op deze manier kunnen wij jouw organisatie het beste ondersteunen op IT-gebied. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Conclusie

Er is geen duidelijk antwoord te geven op of je wel of niet ICT beheer moet uitbesteden. Het hangt van meerdere factoren af en aan welke factoren jij als ondernemer waarde hecht. Hieronder hebben wij de blog kort samengevat:

Waarom ICT beheer uitsteden:

• Geen personeel en de bijbehorende kosten;
• Altijd de nieuwste ICT-kennis en technologie beschikbaar;
• IT-omgeving optimaal beveiligd;
• IT-gerelateerde vragen stellen aan de helpdesk van het ICT-bedrijf;
• Volledige focus op jouw bedrijf.

Waarom ICT beheer niet uitbesteden:

• Afhankelijk van een ICT-partij;
• Controleverlies;
• Geen fysieke IT-afdeling op het kantoor.

ICT uitbesteden aan Connectium

Adviesgesprek aanvragen

Connectium heeft een aantal klanten die gevestigd zijn in het centrum van Rijssen. Tijd om eens bij een aantal langs te gaan en te vragen hoe zij de samenwerking met Connectium vinden.

Kapper Joop & Zn.

We zijn gestart bij Kapper Joop. Eigenlijk alles wat met IT te maken heeft verzorgen we voor Joop, denk aan narrowcasting en WiFi.

Joop: “De samenwerking met Connectium is erg fijn. Eén druk op de knop en het wordt geregeld. Wij hoeven er ons absoluut niet druk over te maken.”

Patissier en broodspecialist van Otten

De volgende klant is gevestigd aan de overkant van de straat: patissier en broodspecialist van Otten. Met al die lekkernij was het zeker niet vervelend om langs te gaan. Van Otten heeft meerdere locaties in Twente. Voor al deze locaties verzorgen wij de ICT. Denk hierbij aan het beheren van de server, kassasystemen en de werkplekken. We spreken eigenaar Eric van Otten over de samenwerking.

Wessels Wonen

Van patissier en broodspecialist van Otten door naar Wessels Wonen. We spreken interieurstyliste Kelly. Kelly vertelt in de video hoe de diensten van Connectium haar werk gemakkelijker maken. Wessels Wonen maakt onder andere gebruik van werkplekbeheer, serverbeheer en WiFi.

Kelly: “Doordat Connectium ons toch elke keer weer ontlast kan ik gewoon doen waar ik goed in ben.”

Brasserie UIT/Stadshotel Rijssen

Door naar Brasserie UIT/Stadshotel Rijssen. Je kunt er heerlijk lunchen en/of overnachten in het centrum van Rijssen. Om dit alles draaiende te houden is ook voor hen IT onmisbaar. Denk bijvoorbeeld aan gasten die gebruik willen maken van het WiFi-netwerk en het verwerken van hotelaanvragen.

Eigenaresse Marit Deemter: “Ik heb echt geen verstand van IT. Daarom is het voor mij het belangrijkste dat ik Connectium gewoon kan bellen en het wordt opgelost.”

Voortman Mode

Tot slot Voortman Mode. Een begrip in Rijssen! Je kunt er prachtige kleding kopen en dat heeft Kristine zelf mogen ervaren. Ook zij maken gebruik van meerdere diensten van Connectium, waaronder VoIP telefonie. Benieuwd wat Erik Voortman er van vindt bekijk dan de video.

Financieel directeur Dinja Mensink-Baan: “Mijn man Gert en ik namen het bedrijf in 2000 over van mijn schoonvader. Toen waren wij nog klant bij een ander ICT-bedrijf. Ronald kwam vaak bij ons over de vloer voor allerlei klussen. Het beviel van beide kanten goed. En daarom zijn wij met hem meegegaan toen hij voor zichzelf begon. En na elf jaar zijn we nog steeds erg tevreden. Werkt iets niet goed of hebben we iets nodig? Even een belletje en alles wordt geregeld. Ideaal! We hebben zelfs nog nooit naar andere ICT-bedrijven gekeken.”

Geen omkijken meer naar een back-up

“Excel is voor ons belangrijk, bijvoorbeeld voor onze urenregistratie en om de voorraad van schoonmaakmiddelen bij te houden.” Daarom vindt Dinja dat deze bestanden altijd teruggehaald moeten kunnen worden. “En dat kan gelukkig ook. Iedere dag wordt er automatisch een back-up gemaakt. Hier hoeven we ons dus nooit meer zorgen over te maken.”

Mensink Schoonmaak werkt sinds kort in de cloud. “Voor ons is dit de perfecte vooruitgang. We kunnen nu vanaf iedere locatie bij al onze bestanden en zijn dus werkplek onafhankelijk.”

Dinja Mensink: “Voor ons is dit de perfecte vooruitgang. We kunnen nu vanaf iedere locatie bij al onze bestanden en zijn dus werkplek onafhankelijk.”

Zij zien wat wij niet zien

Wat Dinja aan Connectium waardeert? Het feit dat er goed wordt meegedacht, maar ook de snelle service en korte lijnen. “Medewerkers van Connectium komen zelfs met oplossingen waar we niet om vragen. Maar waar we blijkbaar wel behoefte aan hebben. Daardoor ontwikkelen wij ons op IT-gebied ook door. Sinds kort zetten we bijvoorbeeld narrowcasting in. Als Connectium niet over narrowcasting was begonnen, waren we hier zelf nooit op gekomen - terwijl we er erg blij mee zijn! En natuurlijk zijn ze ook altijd goed bereikbaar als er problemen zijn. Ik raad Connectium dan ook zeker aan!”

Kennismaken?

Neem contact op

Een tijdje terug werden we benaderd door Metalin Steel Creators uit Holten. Tijdens het eerste gesprek werd al snel duidelijk dat Metalin een andere weg wil inslaan. Het bedrijf is toe aan vernieuwing en innovatie. De grootste uitdaging zat in het digitaliseren van de interne processen. Er werd nog te weinig digitaal vastgelegd waardoor er niet makkelijk gecommuniceerd kon worden tussen de verschillende afdelingen. General Manager Evelien Nieuwenhuis: “Dit kon veel efficiënter. Daarom hebben we in het begin van het jaar een software-systeem aangeschaft. Om dit te kunnen gebruiken moest de fabriek voorzien zijn van een goed netwerk en meerdere computers en laptops. Hier hebben we Connectium voor ingeschakeld.”

Met een oppervlak van 1 hectare was dit een grote en uitdagende klus. Hieronder leggen we je uit welke keuzes er zijn gemaakt en hoe we dit hebben aangepakt.

Het nieuwe netwerk

Na een goede voorbereiding was het 27 september 2021 zo ver. Henk Brinks en Frank Nijkamp zijn allereerst begonnen met het trekken van netwerkkabels. Vanuit de serverruimte zijn er een tweetal kabels gelegd naar de kantine, van de kantine naar de fabriek en van de fabriek weer terug naar de serverruimte. Dit betekent dat er zogenaamd ‘ringnetwerk’ is ontstaan. Deze ringstructuur zorgt automatisch voor redundantie: kan het dataverkeer niet linksom, dan gaat het rechtsom. Dit zorgt voor optimale beschikbaarheid van het netwerk.

Er is in totaal zo’n anderhalve kilometer aan netwerkbekabeling aangelegd. Ondertussen werden er alvast patchkasten gemonteerd zodat Frank Voortman kon starten met het plaatsen van de netwerkswitches. Vervolgens werden alle 15 access points opgehangen en was het nieuwe (WiFi)netwerk een feit!

Sales Manager John Lammertink: “Doordat Connectium alle expertise in eigen huis heeft, werden wij volledig ontzorgd in het traject. Als er bijvoorbeeld op een bepaalde plek geen elektra aanwezig was werd dat direct door de heren geregeld. Zo hoefden we dus geen installatiebedrijf in te schakelen.”

Narrowcasting

Naast het aanleggen van het nieuwe netwerk mochten wij Metalin ook voorzien van narrowcasting. In de kantine en showroom hebben we schermen geplaatst. Deze gaan gebruikt worden voor het informeren van collega’s en klanten.

Evelien: “Door de komst van narrowcasting kan ik medewerkers en klanten op een informele en leuke manier informeren. Het toevoegen van informatie kan ik centraal en op iedere gewenste locatie regelen. Als mij bijvoorbeeld thuis nog iets te binnen schiet dan kan ik het online snel nog even toevoegen.”

Computers in de fabriek

Door de aanleg van het nieuwe netwerk heeft Metalin nu de mogelijkheid om op iedere gewenste plek computers, laptops en tablets te gebruiken. Dit door de gehele fabriek! Zodoende kan de bedrijfssoftware door alle medewerkers worden gebruikt. Dit is precies de verbeterslag welke Metalin voor ogen had. Inmiddels zijn de eerste werkplekken reeds door ons geleverd en aangesloten in de fabriek.

John: “Door de aanleg van het netwerk en de geplaatste computers hebben we veel beter in beeld wat de status van een order is en hoeven we niet meer de fabriek in te lopen. Dit scheelt tijd en we kunnen onze klanten beter op de hoogte houden.”

Narrowcasting zie je tegenwoordig overal, al ken je het begrip misschien nog niet. Het staat voor digitale communicatie via beeldschermen. Een scherm boven de ontvangstbalie bijvoorbeeld, waar je bezoekers aan je pand alvast informatie over je organisatie geeft of waar partners en relaties reclame op maken. Een scherm in de gang waarop je bewegwijzering, wachttijden of beschikbare vergaderruimtes toont. Of een scherm binnen of buiten het pand waar je doorlopend je nieuwste acties laat zien.

Graag geven we je ook een narrowcasting voorbeeld uit onze eigen praktijk. Mensink Schoonmaak, sinds elf jaar een tevreden klant van Connectium, hebben we onlangs namelijk ook geholpen met een narrowcasting scherm. Op grote schermen in hun kantine laten zij nu de planning zien, maar ook informele informatie zoals verjaardagen en weetjes. Narrowcasting schermen zijn dus ook perfect in te zetten voor interne communicatie. 

Connectium helpt je graag aan de juiste hardware voor narrowcasting - van het beeldscherm tot de mediaplayer waar de content op draait. En uiteraard kun je ook voor narrowcasting software bij ons terecht, zodat je gemakkelijk en snel de juiste content voor op jouw narrowcasting schermen maakt. Voor een vast bedrag per maand werk je met onze favoriete tool ScreenCloud, waarmee je in de cloud ook al je narrowcasting schermen kunt beheren. En natuurlijk helpen wij je graag met de opstart in ScreenCloud.

Hardware

Benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Maak dan een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek.

De afgelopen maanden hebben we samen met Pultrum hard gewerkt aan het ontwikkelen en implementeren van een toekomstbestendige en veilige IT-infrastructuur. In deze klantcase vertellen we hoe we deze nieuwe IT-omgeving hebben gerealiseerd en het verhaal van onze langdurige samenwerking.

De samenwerking tussen Pultrum en Connectium begon ruim 20 jaar geleden. Ronald, mede-eigenaar van Connectium, vertelt: “Vanaf het begin van mijn ICT-carrière kom ik al bij Pultrum, toen waren ze nog met een man of tien op kantoor. Pultrum is dus een klant van het eerste uur. Nu zijn ze uitgegroeid tot een grote, professionele organisatie. Mooi om voor te werken!”

Ate, eigenaar van Pultrum, vult aan: “Onze groei zorgde ervoor dat Connectium als onze ICT-partner ook moest meebewegen. Voor hen de taak om op het gebied van professionaliteit en capaciteit met ons mee te groeien. Dit hebben ze met verve gedaan.”

Door de groei van Pultrum in de afgelopen jaren, waaronder het uitbreiden van locaties en de overname van Westdijk, was het duidelijk dat de huidige IT-omgeving vernieuwd moest worden om aan de steeds groeiende wensen en eisen te voldoen.

Nadèshe, procesmanager bij Pultrum, vertelt: "Samen met mijn collega's en Connectium hebben we grondig onderzocht welke punten cruciaal waren voor de nieuwe IT-omgeving. Schaalbaarheid stond daarbij bovenaan. De nieuwe IT-infrastructuur moest flexibel genoeg zijn om op korte termijn eenvoudig op te schalen in het aantal gebruikers. Maar ook aansluiten bij onze wensen en eisen, zoals het online werken via Microsoft Teams. Andere belangrijke punten waren het verbeteren van de prestaties van de nieuwe omgeving en werken in een eigen cloud omgeving vanwege de veiligheid.”

Kort daarna zijn we aan de slag gegaan met het inrichten van de nieuwe omgeving. Nadèshe: “We hebben de huidige IT-omgeving in kaart gebracht, van de data- en rechtenstructuur tot aan alle applicaties. Tegelijkertijd waren de medewerkers van Connectium op de achtergrond druk bezig met de migratie. Gedurende de migratie hadden we regelmatig contact met Willem Jan. Samen hebben we bepaald wat van belang was voor de medewerkers van Pultrum en hield hij ons op de hoogte van de voortgang.”

"Op de dag van de livegang functioneerden de belangrijkste systemen zoals gepland. Daarnaast waren medewerkers van Connectium meerdere dagen aanwezig op locatie voor eventuele vragen. De migratie is dus soepel verlopen.”

Nadèshe vervolgt: "De nieuwe werkomgeving is op verschillende vlakken verbeterd. De beschikbaarheid via Teams is beter geïntegreerd en we proberen meer gebruik te maken van de chatfuncties. Ook is de IT-omgeving veiliger omdat we nu werken op een private cloud omgeving. Dankzij een overzicht van het applicatielandschap konden de meesten direct aan de slag tijdens de livegang. Uiteraard waren er nog enkele punten die verbeterd konden worden, maar deze werden snel opgepakt door Connectium.”

“De service en het snelle contact vind ik erg prettig aan de samenwerking met Connectium. Vaak krijgen we nog dezelfde dag een antwoord of wordt het probleem direct opgepakt. Bij grote partijen moet je vaak via tickets werken, wat ook prima is, maar bij Pultrum geven we de voorkeur aan samenwerkingen met partners die net zo gericht zijn op snel handelen als wij. Hier sluit Connectium perfect bij aan." aldus Nadèshe.

Kennismaken?

Neem contact op

Niek Meijer, IT-Manager bij Toelevering Online, vertelt in deze klantcase meer over de samenwerking met Connectium. “We zochten een partij die onze volledige ICT-omgeving in beheer kon nemen zodat wij ons bezig kunnen houden met de bedrijfsvoering en groei van Toelevering Online. Connectium was de IT-partij die we zochten. Ze zijn flexibel, informeel en denken graag met ons mee. Deze werkwijze sluit perfect aan bij ons bedrijf.”

Een jaar geleden heeft Connectium de volledige ICT-omgeving van Toelevering Online overgenomen. Van Office 365, werkplekbeheer tot het leveren van dagelijkse IT-support. Dit alles om Toelevering Online zoveel mogelijk te ontlasten.

“Wat ik erg fijn vind is dat Connectium met ons meedenkt en de dienstverlening hierop aanpast. Zo hebben we onlangs licentiemanagement aan Connectium overgedragen. Een dienst waar Connectium niet direct bekend om staat, maar wat toch snel en moeiteloos wordt opgepakt.”

Niek vervolgt: “Voor mij is het belangrijk dat collega’s bij Toelevering Online een goede en fijne werkplek hebben en dat het allemaal functioneert. Nu alles bij Connectium in beheer is, kan ik mij focussen op andere werkzaamheden. En als er toch iets is, kunnen we altijd terugvallen op de supportafdeling van Connectium, waar onze vragen snel worden behandeld en opgelost.”

“De informele samenwerking die we met Connectium hebben is erg prettig. De service is altijd optimaal en tijdens onze evaluatiegesprekken ligt de nadruk daarom nooit op KPI’s en SLA’s.” aldus Niek.

Niek vertelt verder over de ambities van Toelevering Online: “Onze doelstelling is met Toelevering Online verder te internationaliseren. Afgelopen jaar hebben we al een vestiging in België geopend en onze ambitie is om ieder jaar een land daaraan toe te voegen. Connectium is bereid ons bij de eerste stappen naar internationalisering te ondersteunen. Met name in het begin is dit voor ons een zorg minder."

Kennismaken?

Neem contact op

Ben je niet tevreden over jouw huidige IT-partner en overweeg je om over te stappen? Dit klinkt al snel als iets complex en een ‘gedoe’. In deze blog vertellen wij je dat het lang niet zo ingewikkeld hoeft te zijn als je denkt.

Wij nemen je mee in de mogelijke redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner, tips voor het wisselen van IT-partner en we vertellen je kort iets over onze ervaring en aanpak bij overstaptrajecten.

• Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner
• 6 tips voor het wisselen van IT-partner
• Onze aanpak en ervaringen
• Overstappen naar de cloud

Redenen voor het verlaten van de huidige IT-partner

Er zijn verschillende redenen waarom je zou kunnen overwegen om afscheid te nemen van je IT-partner. Hier zijn enkele mogelijke redenen:

1. De service
2. Expertiseniveau
3. Communicatie
4. Prijs-kwaliteithouding
5. Veel last van storingen
6. Proactieve houding
7. Te weinig cloud ervaring

Hieronder lichten wij alle redenen voor het verlaten van een IT-partner verder toe: 

1. De service

Als je niet tevreden bent met de service die je van jouw huidige IT-partner ontvangt, zoals lange wachttijden voor problemen die moeten worden opgelost, onvoldoende ondersteuning of slechte bereikbaarheid, kan het overwegen van een andere IT-partner een goed idee zijn.

2. Expertiseniveau

Een andere redenen voor het verlaten van een IT-partner kan zijn dat je bedrijf erg hard gegroeid is en je meer op IT-gebied nodig hebt, maar de IT-partner niet kan voldoen aan de behoeften.  

3. Communicatie

Sterke communicatie tussen de klant en IT-partner draagt bij aan een optimale samenwerking. Is deze er niet dan kan dit problemen veroorzaken bij het oplossen van storingen of bij het instellen van nieuwe systemen.  

4. Prijs-kwaliteitverhouding

Heb je het idee dat je te veel betaalt voor de diensten die je ontvangt? Dan kan het overwegen van een andere IT-partner je helpen om geld te besparen.

5. Veel last van storingen

Het kan zijn dat jouw bedrijf veel last heeft van storingen en dat de huidige IT-partner deze niet voorkomt of tijdig oplost. Hierdoor komen bedrijfsprocessen stil te liggen en loopt jouw bedrijf omzet mis.

6. Proactieve houding

Jouw verwachting van een IT-partner is dat deze zich proactief opstelt: de IT-omgeving in de gaten houdt, met innovatieve ideeën komt en strategisch meedenkt. Als de huidige IT-partner hier niet over beschikt, is het kijken naar een andere IT-partner die deze vaardigheden wel heeft een goed idee.

7. Te weinig cloud ervaring

Als organisatie wil je meer gebruik maken van clouddiensten, echter heeft de huidige IT-partner te weinig kennis en ervaring met de cloud, waardoor jouw bedrijf niet kan profiteren van de gemakken van verschillende cloudoplossingen.

6 tips voor het wisselen van IT-partner

Overstappen naar een andere IT-partner doe je niet zomaar. Het is vaak een proces dat tijdrovend en ingewikkeld is. Wij hebben hieronder 6 tips om je te helpen bij het proces:

1. De punten die ontbreken bij de huidige IT-partner

Als je wil wisselen van IT-partner zijn hier vaak meerdere redenen voor. Het is goed om deze redenen inzichtelijk te maken. Wat waren punten die je tijdens de samenwerking met de huidige IT-partner mistte of niet goed verliepen? Schrijf deze op en jouw eerste behoeften worden meteen duidelijk.

2. Behoeften inzichtelijk

Voordat je start met het zoeken naar een nieuwe IT-partner, is het belangrijk om duidelijk te hebben waar je naar op zoek bent. Maak een lijst met jouw huidige behoeften en wat je van een nieuwe IT-partner verwacht. Voeg hieraan de punten toe die ontbraken bij de huidige IT-partner. Deze lijst helpt je gerichter te zoeken naar de juiste IT-partner.

3. Referenties nakijken/opvragen

Het opvragen van referenties van ICT-bedrijven kan je helpen bij het maken van de juiste keuze. Door middel van ervaringen van klanten krijg je een beeld van de kwaliteit van de diensten, de service en hoe het contact met de IT-partner is.

4. Offertes aanvragen

Zodra de behoeften inzichtelijk zijn gemaakt en referenties van verschillende ICT-bedrijven zijn bekeken, is het tijd om offertes aan te vragen voor de diensten waar je naar op zoek bent. Dit kan helpen bij het vergelijken en om te bepalen welke IT-partner het beste bij jouw budget past.

5. Neem de tijd om te beslissen

Maak geen overhaaste beslissing. Neem de tijd om de verschillende opties te overwegen en ga na welke IT-partner kan voldoen aan jouw behoeften.

6. Maak duidelijke afspraken

De laatste tip voor het overstappen naar een andere IT-partner: maak duidelijke afspraken, zodat er geen verwarring of problemen ontstaan tijdens de samenwerking.  

Onze aanpak en ervaringen

Het in kaart brengen van de behoeften en de huidige IT-omgeving is altijd één van onze eerste stappen. Alleen met deze kennis kunnen wij een klant voorzien van een waardevol advies. Wij doen altijd ons uiterste best om zo veel mogelijk werk uit handen te nemen en het migratietraject zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Ervaring met migratietrajecten hebben we zeker. Zo hebben we onlangs De Sterkerij gemigreerd van hun vorige IT-partner naar onze systemen.

Vestigingsmanager Marco vertelt hoe hij de migratie heeft ervaren: “Wij vielen altijd onder een grote zorgaanbieder waar wij werden ondersteund door een grote ICT-afdeling. Doordat wij zelfstandig verder zijn gegaan, moesten wij op zoek naar een nieuwe ICT-partner. In overleg met Connectium hebben we de migratie naar onze nieuwe omgeving ’s avonds gepland zodat we overdag konden doorwerken. Dat was erg prettig. Die avond hebben de medewerkers van Connectium hard doorgewerkt want de volgende ochtend was alles omgezet en niemand die het door heeft gehad. Eigenlijk wel bizar.”

Meer klantverhalen lezen? Bekijk onze klantcase-pagina.

Overstappen naar de cloud

Op zoek naar een moderne werkplek met de nieuwste technologieën? Dan is een werkplek in de cloud ideaal. Een werkplek in de cloud is een eigen computer ‘in de cloud’, welke vanaf elke locatie bereikbaar is. Het overstappen met jouw bedrijf naar een werkplek in de cloud hebben wij uitgebreid beschreven in de blog ‘In 6 stappen migreren naar de cloud’.

Lees ook

• ICT uitbesteden? Ontdek alle voordelen
• Wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen

OVERSTAPPEN NAAR IT-PARTNER CONNECTIUM

Ik wil overstappen